預(yù)防性查體檔案管理重要性

于君君

【摘要】預(yù)防性查體檔案管理是醫(yī)院管理工作和醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，預(yù)防性健康查體工作也日益重要，成為醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。現(xiàn)就預(yù)防性查體的檔案管理工作做出了相應(yīng)的分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】預(yù)防性查體；檔案管理；科學(xué)化；現(xiàn)代化

威海市胸科醫(yī)院為威海市衛(wèi)生監(jiān)督所和食品、藥品監(jiān)督所及疾病控制中心指定查體單位，預(yù)防性查體證件有效期為一年，查體檔案保留三年。在查體工作中以文字、圖表等各種不同種類的載體和不同形式做統(tǒng)計(jì)記錄，具有保存和研究?jī)r(jià)值。預(yù)防性查體檔案不僅涉及到醫(yī)院的發(fā)展，更關(guān)系到廣大人民群眾衣食住行等各種社會(huì)活動(dòng)及家庭生活。檔案不僅是指導(dǎo)和協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，更是衛(wèi)生部門在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。因此，加強(qiáng)預(yù)防性查體對(duì)醫(yī)院對(duì)社會(huì)在管理中都有著非常重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理科學(xué)化的概念與作用

（一）檔案科學(xué)化管理是當(dāng)下的一個(gè)管理概念，首先是一種意識(shí)、一種理念、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎樣把這種意識(shí)、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實(shí)踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實(shí)成為檔案管理人員的自然習(xí)慣。

（二）預(yù)防性查體檔案管理科學(xué)化有利于醫(yī)院查體工作的發(fā)展，在醫(yī)院管理中起著一定的作用 ，預(yù)防性查體檔案管理科學(xué)化能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)、科學(xué)決策的有效數(shù)據(jù)，有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，有利于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)和食品、藥品監(jiān)督機(jī)構(gòu)做出長(zhǎng)遠(yuǎn)準(zhǔn)確的決策，有利于醫(yī)院的各種設(shè)備設(shè)施的管理。對(duì)調(diào)整各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的依據(jù)；通過(guò)對(duì)其使用性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

二、預(yù)防性查體檔案管理要科學(xué)化、現(xiàn)代化

（一）檔案管理人員要科學(xué)分配

在這個(gè)時(shí)代，醫(yī)院檔案正在由手工的、封閉的傳統(tǒng)模式向自動(dòng)的、科學(xué)的、開放的電子模式轉(zhuǎn)變，這就要求管理人員必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，防止檔案的丟失、破壞和篡改。為了能保證檔案管理工作的順利、高效開展，確保檔案工作萬(wàn)無(wú)一失，分配的管理人員應(yīng)科學(xué)合理。

檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)、技能及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)知識(shí)，明白各種物理化學(xué)因素以及周圍環(huán)境對(duì)它的影響，只有明白了這些知識(shí)才能很好的保護(hù)檔案，以及在檔案收到損壞時(shí)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。

（二）檔案管理設(shè)備要科學(xué)配備

隨著現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，科學(xué)化檔案管理是與現(xiàn)代化科學(xué)與技術(shù)接軌的管理方式，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行預(yù)防性醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步，為更多的醫(yī)學(xué)研究者提供可靠有用的資料來(lái)源。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)微機(jī)管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)使得檔案由紙質(zhì)信息向電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，使工作人員日常工作更加的方便，快捷，規(guī)范，提高工作效率。能為體檢者提供更好的服務(wù)，方便工作人員快速、方便、準(zhǔn)確的找到要的數(shù)據(jù)。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作的全程自動(dòng)化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、利用和數(shù)字管理全過(guò)程。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化利用成功實(shí)現(xiàn)。

把體檢報(bào)告收集好，完整的體檢檔案可以放映健康的微小變化。建立一個(gè)完整的健康檔案，體檢報(bào)告無(wú)疑是最好的參考依據(jù)。工作流程中應(yīng)確保受體檢者信息完整無(wú)缺，體檢者的整個(gè)流程包括各種檢查單的發(fā)放，填寫后再進(jìn)行檢查，如血液檢查，從血液的采集、到血液化驗(yàn)的分類、分項(xiàng)和收集及結(jié)果的發(fā)放。B超檢查如：各臟器病灶的大小，形態(tài)、描述要清晰，檢查報(bào)告要準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案管理人員要做到認(rèn)真核查，嚴(yán)格核對(duì)，對(duì)于記錄不完整的體檢資料應(yīng)跟蹤反饋信息，對(duì)于沒有按工作的流程歸檔的資料。要做好記錄，直到完整歸檔。

三、建立資料檔案的管理制度

（一）建立從業(yè)人員健康檢查發(fā)證檔案，并按照公共場(chǎng)所、食品、藥品分類保存，并且一人一檔，至少保存3年。

（二）檔案內(nèi)容包括：《從業(yè)人員健康登記表》、《藥品從業(yè)人員健康檢查表》、檢驗(yàn)報(bào)告單、預(yù)防性健康查體合格證明發(fā)放原始資料。

（三）對(duì)從業(yè)人員健康檢查發(fā)證檔案內(nèi)容實(shí)行保密制度，未經(jīng)本人允許不得泄露，一經(jīng)泄露追究泄露者法律責(zé)任。

（四）從業(yè)人員健康查體檢查發(fā)證檔案保存3年后由疾控中心辦公室負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)程序和辦法，并做好銷毀記錄，禁止擅自銷毀。

（五）從業(yè)人員健康證發(fā)證檔案實(shí)行專人、專室、專柜管理。確保從業(yè)人員健康證檔案安全。

（六）從業(yè)人員健康檢查發(fā)證檔案存放處要做到“十防”（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄漏）工作。

預(yù)防性查體越來(lái)越受到社會(huì)的重視，科學(xué)化檔案管理能解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。要求我們適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，把檔案管理科學(xué)化，必須從思想上意識(shí)到其重要性，只有真正做到科學(xué)化檔案管理，確實(shí)發(fā)揮檔案自身的作用，才能促進(jìn)醫(yī)院及社會(huì)的健康發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。

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