數(shù)字信息化時代下高校檔案收集工作困境及策略的思考

摘 要：在數(shù)字信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校檔案收集工作在適應(yīng)高校發(fā)展和時代需求方面陷入了困境。文章闡述了高校檔案收集工作的重要性，分析了高校檔案收集工作中面臨的困難，包括收集效率低、收集手段單一和工作人員專業(yè)能力不強等。針對上述問題，提出了一些克服困難的對策。希望對高校檔案收集工作的開展起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化；高校檔案收集；困境；策略

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它承載和見證著高校發(fā)展歷史，是一種不可再造的珍貴文化資源，對學(xué)校黨政管理、教學(xué)研究、人員變動、編纂史志等起著重要的憑證作用，而當(dāng)學(xué)校開展大型的活動時，更是提供依據(jù)和基礎(chǔ)的保證。

檔案收集則是檔案工作的初始，是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的重中之重。如果檔案的收集工作做不好，那么檔案的整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等后續(xù)工作就如空中樓閣，沒有根基。

因此，努力做好檔案的收集工作，通過各種手段和方式，將檔案對象收集集中到檔案館（室），并按照檔案管理的規(guī)則實行統(tǒng)一的科學(xué)管理。

一、當(dāng)前高校檔案收集工作的困境分析

（一）收集效率低，歸檔材料不規(guī)范

在高校檔案收集工作中，檔案收集的范圍是極為寬泛的，包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會十一類，可以說所有關(guān)于高校的活動以及活動形式都是高校內(nèi)部檔案收集的范疇。再加上高校中的一些部門認(rèn)為檔案管理部門是一個以服務(wù)性為主的部門，所以高校檔案管理部門主導(dǎo)的檔案管理工作得不到高校某些部門的積極配合。

在高校的這些職能部門工作中沒有意識到檔案收集工作的重要性，對一些無文號非文件性質(zhì)的材料形成和積累不夠重視，等到要利用這些材料時，發(fā)現(xiàn)當(dāng)時沒有歸檔，從而使高校的檔案管理缺乏有效的內(nèi)容支撐，檔案的收集效率低。[ 1 ]

與此同時，材料收集過程中還存在一些紕漏和瑕疵。主要表現(xiàn)為：

1）收集來的材料不完備。比如，請示沒有批復(fù)或批示沒有結(jié)果；歸檔的文件材料缺頁少附件。

2）業(yè)務(wù)部門沒有符合檔案保管規(guī)定的設(shè)備和庫房，本應(yīng)該數(shù)字化保存的沒有妥善處理，再加上一些高校沒有專職人員來從事檔案材料保管工作，基于種種情況，文件材料得不到科學(xué)管理和特殊保護，導(dǎo)致檔案文件紙張泛黃、發(fā)霉、發(fā)潮，易破損，不利于檔案的長期永久保存。

3）用來存檔的文件不符合要求，歸檔的檔案材料亂涂亂畫，應(yīng)該以原件保存的，卻只有復(fù)印件，其憑證作用無法較好發(fā)揮。

4）是一些個人和部門以各種原因拖延移交日期，嚴(yán)重影響了檔案后續(xù)的整理及管理工作進(jìn)度。

以上這幾種形式，都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，同時也令參考價值打了折扣。

（二）檔案收集的對象片面，信息共享機制界定不嚴(yán)格。

目前高校收集材料主要依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及制度并結(jié)合高校自身特點所制定的檔案管理辦法來完成。在這樣的情況下，高校收集的材料內(nèi)容就局限在了條條框框之內(nèi)，也就是只收集眼前看得到的、摸得著的，而那些需要走出去，面向更多的人收集的材料就被屏蔽了。這樣收集起來的材料沒有普遍性，或者說不能代表全國的高校模式。在平時工作中，檔案收集人員還可以完成更廣泛的工作。比如有的人員局限于通過筆記錄下某次會議的大概內(nèi)容，如果在允許的情況下，我們采用多媒體記錄會議的過程，將會得到更全面的信息，為以后的工作保存更多的資料。除此之外，有些教職工缺乏系統(tǒng)歸檔意識，認(rèn)識不到某些材料之間存在有機聯(lián)系，要一起歸檔才完整，時常揀了芝麻丟了西瓜。還有的歸檔不及時，當(dāng)下不歸檔，延期就會出現(xiàn)很多問題。此外，檔案歸檔部門在移交檔案時自主性很大，對有參考利用價值的照片、視頻自己保存，目的是自己使用方便，不主動交給本部門檔案員統(tǒng)一保管，從而造成信息不能及時共享。

（三）兼職檔案員調(diào)換頻繁，檔案專業(yè)能力有待提高。

按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，學(xué)校在各學(xué)院、部、處室設(shè)有專兼職檔案人員，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)式管理。而實際在很多高校中，基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要由學(xué)院秘書和處室文書人員兼任，沒有固定的工作人員來完成專職的工作。往往出現(xiàn)人員調(diào)換時，工作銜接不上，前任留下一堆尾巴，后來的人員一頭霧水不知從哪里做起。

久而久之，工作越來越難做，工作人員的信心越來越低，導(dǎo)致情緒渙散，工作拖沓。再由于工作人員屬于兼職，時間有限，精力分散，又沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，做起工作來一團亂麻。如果上級領(lǐng)導(dǎo)再不及時督促和監(jiān)督，那么工作人員的熱情和動力都調(diào)動不起來，做出來的工作效果就可想而知了。長此以往，就會導(dǎo)致應(yīng)收集的一些重要文件、重要事件依據(jù)無法找到，頗有一番“人去樓空難尋覓”之感。[ 2 ]因此，兼職人員調(diào)換頻繁，直接影響收集任務(wù)的落實。

二、高校檔案收集工作依托多媒體、信息技術(shù)走出困境的辦法

（一）建立健全部門立卷歸檔制度，以制度和情感相結(jié)合方式提高檔案收集率

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條指出：建校歷史在50年以上；全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的學(xué)校必須建立檔案館。如此龐大的信息量，可見建立檔案館是多么的必要。在學(xué)校不斷發(fā)展中，各種信息都在增加，但是越發(fā)展就越是要謹(jǐn)慎。要一邊發(fā)展，一遍思索，思索的依據(jù)就是學(xué)校以往的歷史，假如沒有可以參考的資料，試問高校又要如何反思，閉門造車勢必不行。所以，高校檔案收集工作作為基石，必須保證收集對象的全面性和完整性。高校應(yīng)全面推行部門立卷，制定適合本校的各類檔案歸檔范圍、歸檔工作流程以及具體工作職責(zé)，完善各部門及各類檔案收集網(wǎng)絡(luò)。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中制定的每一條都是檔案收集工作人員工作的指南，我們要依照條文制定我們的工作方向和目標(biāo)，在依法的前提下，將自己的工作熱忱發(fā)揮到極致。所以，制度和情感相結(jié)合是提高檔案收集率的較好方法之一。檔案收集工作主要是和人打交道，要樹立以人為本的觀念，用真誠、認(rèn)真的工作態(tài)度去感化兼職檔案員，和他們保持和諧友好關(guān)系。同時，采用多種途徑提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和情感，以此融化大家的隔膜，促進(jìn)心與心的交流，在融洽的氛圍中尋求解決辦法。除此之外，我們還要幫助工作人員熟練使用多媒體，依托音頻、視頻等全方位技術(shù)建立歸檔范圍的動態(tài)化管理，更好地為高校服務(wù)。

（二）建立電子文檔統(tǒng)一規(guī)范，依托信息化技術(shù)完善收集手段

由于20世紀(jì)經(jīng)濟和文化的不發(fā)達(dá)，直接導(dǎo)致高校收集來的信息單一、片面，影響了我們看問題的角度。因此，在21世紀(jì)我們一定要拓寬收集材料的視野，高校建立電子文檔統(tǒng)一規(guī)范，借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，使收集角度形成系統(tǒng)化。檔案部門應(yīng)主動與歸檔部門協(xié)調(diào)，做到有檔必歸，并且要分門別類，建立統(tǒng)一的校園網(wǎng)信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)中各部門相應(yīng)管理軟件有統(tǒng)一檔案接口，再利用科技手段，即當(dāng)各個部門處理完屬于檔案收集范圍資料時，就可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等收集電子文檔，保證電子文件能最后歸口到檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)文檔一體化管理。經(jīng)過信息化處理的數(shù)據(jù)，在后續(xù)的編排上面有很大的優(yōu)勢，如果要出版，可以直接調(diào)出word文件，排成飛騰格式，方便穿插圖片，圖文并茂，這樣不需要排版編輯重新輸入文字，可以減少文字錯誤。如果需要補充文件，則可以復(fù)制之后，在復(fù)制后的文件上面進(jìn)行修改，這樣既不會破壞原文件，又可以進(jìn)行編輯。原件可查，修改之后的文件也很清楚。高校在統(tǒng)一組織實施電子文件收集歸檔后，要全方位多角度提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)，為電子文件的收集歸檔做好充分準(zhǔn)備。[ 4 ]

（三）健全和遵守培訓(xùn)制度，多途徑提升工作人員的素質(zhì)

針對目前高校檔案工作對檔案工作人員要求不斷提高，應(yīng)定期對檔案人員和兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。

培訓(xùn)的途徑主要有：

1）要完善培訓(xùn)制度，內(nèi)外兼修。首先要求工作人員要自我主動學(xué)習(xí)、向有經(jīng)驗的老師學(xué)習(xí)、養(yǎng)成利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺收集材料的好習(xí)慣。再者高校要創(chuàng)造培訓(xùn)進(jìn)修機會給這些檔案人員，開闊他們的眼界和工作思路，不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能。

2）要建立考核機制，通過定期或不定期的考核，鞭笞工作人員學(xué)習(xí)的動力。所謂技多不壓身，我們學(xué)的越多懂得越多，對工作的熱情就會越濃厚。邊學(xué)習(xí)，邊增加自己的工作興趣。此外，高校要重視檔案收集工作，加大精力和財力的投入，吸引優(yōu)秀的檔案收集專業(yè)人才來創(chuàng)新和帶動高校的檔案收集工作。

三、收編語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及管理技術(shù)的創(chuàng)新，高校檔案工作的發(fā)展要求加強高校檔案收集信息化的開發(fā)與利用。從而優(yōu)化檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案資源，真正做到應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存。因此，我們要認(rèn)真分析檔案收集過程中面臨的困難，積極尋求解決困難的方法和途徑。這樣才能最大程度做好檔案收集工作，促進(jìn)高校檔案管理工作健康發(fā)展，使檔案工作更好地服務(wù)于高校的改革和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[5] 劉曉.檔案信息化管理視域下企業(yè)檔案收集工作的開展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（3）：25，27.

作者簡介：謝茜（1982-），女，漢族，湖北人，碩士，研究方向：檔案信息化。