淺談醫院檔案管理工作中存在的普遍問題及對策

王艷紅

摘 要：醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基拙，也是醫院綜合管理不可缺少的組成部分。了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。

關鍵詞：醫院檔案；存在問題；對策

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，那么新形勢下的醫院檔案工作該如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。

一、醫院檔案管理中存在的問題

1、檔案管理人員業務素質嚴重影響檔案科學管理水平

醫院專業技術人員所占比例高，檔案從業人員普遍匱乏，各級醫院幾乎沒有檔案專業的高校畢業生。其表現為：一是從事醫院檔案管理的人員無論在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊；二是人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技

等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著人員老化，知識結構不合理，學歷偏低，難以適應新形勢下檔案事業的需要。一般醫院只重視臨床科室人員的培訓和教育，但對檔案人員沒有進行系統的學習培訓，檔案室的工作人員認為日常工作簡單，比較安逸，不愛學習，不求進步，使檔案管理工作停留在比較落后的階段，缺乏對新知識的學習和了解，跟不上醫院的發展要求。

2、檔案管理投入不足制約檔案標準化、正規化

隨著信息化的快速發展，對檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作信息化、網絡化是醫院檔案工作的必要手段和標志。縣級醫院目前雖然建立起網絡化信息系統，但網絡化檔案管理機制尚不健全，缺乏統一標準，數字存放的資料與紙質檔案資料沒有形成對應關系或關聯度低，加上醫院對檔案管理的軟件、硬件的投入不足，檔案管理專兼職人員缺乏專業培訓，這些因素都制約了醫院檔案工作的標準化和正規化建設。

3、檔案管理制度不健全，領導重視程度普遍偏低

醫療衛生系統對本單位的檔案科室不夠重視，認為非醫療的檔案可有可無，無關緊要，有沒有都無所謂，更不知道查閱檔案的意義，不少同志甚至是領導干部對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，所以信息內容搜集不足，檔案利用率不高。

二、改進檔案管理的思路

1、統一檔案管理，加強檔案收集，提高檔案的完整性

醫院檔案按部門分為黨務、行政、人事、醫療、設備、總務、科研教學和病歷等各種類型。醫院檔案應當改變過去分散、分塊管理的狀況，實行綜合統一收集，電子化分類，以保持檔案的完整性。檔案統一管理專人負責，首先是改變過去分散管理時收集、整理、分類、立卷標準不統一的現狀，改變過去檔案資料雜亂無章查找困難檔案工作實際無人管的局面。其次，可便于領導及時了解和掌握各科室、各部門重點工作完成的數量和質量，為領導決策提供依據。

2、強化培訓，提高綜合素質培訓是提高檔案管理水平重要途徑

檔案領域需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才。在人員結構上應當盡快增補檔案專業的高校畢業生，提升檔案服務層次，同時也要把現職人員的業務培訓和提高放在突擊位置。一是定期舉辦學習班，對檔案人員進行愛崗敬業教育。二是學習檔案管理制度，強化崗位責任制教育。三是進行專業知識培訓，定期舉辦檔案管理院內講座，結合實際舉辦管理經驗交流會。四是開展崗位練兵和業務達標活動，把檔案管理人員考核與晉升、聘任掛鉤。

3、重視綜合開發，充分發揮檔案的效益

檔案管理的根本目的就是開發利用。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次加工和開發，編寫各種專題匯編，如：《醫院大事記》、《醫院院志》、《專家介紹》等。可為防范醫療糾紛和醫療事故提供警示資料，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其綜合效益。

4、充分運用機算計網絡技術，提高檔案工作現代化、信息化水平

運用計算機技術實現檔案電子化管理，可以加強對檔案的保護，電子檔案具有保存時間長，耐腐蝕、防霉變、防蟲咬、防止機械磨損，同時電子檔案占用空間少，信息容量大，查詢方便快捷，成本低、資源共享操作方便等特點。因此，醫院應充分利用計算機管理，完善應用軟件和網絡等現代化辦公設備，用智能化、標準化的信息采集錄入方式，實現檔案管理的自動化、信息化、現代化。

5、加強檔案管理制度

為了增加各項規章制度在實際工作中的可操作性，針對醫院檔案室的規章制度比較凌亂的情況進行匯總，部分內容根據本院的具體情況作了相應的調整和補充，檔案室應該結合本單位檔案工作的要求，建立完整的工作制度，以便完善工作中檔案的借閱、參考、保密的工作，使工作人員遵守工作制度，防止工作疏漏出現差錯。建立由工會、職工代表和有關人員組成的院內公開檢查小組，對檔案室進行不定時的檢查，檢查內容是否真實、全面、及時，程序是否符合有關的法律法規，職工所反應的問題是否得到認真解決和答復。

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