“村檔鄉代管”是提高農村檔案管理水平的有益探索

王娟

農村檔案是農村政治、經濟及其他各項事業發展進程的真實記錄和反映，是農村文化積淀、實現可持續發展的重要基礎和載體，抓住、抓實、抓好農村檔案，對美麗鄉村建設和全面小康建設具有十分重要的作用。近年來，我區著眼農村新的發展，從實現區（縣）、鄉（鎮）、村三級檔案管理全覆蓋出發，積極探索，努力實踐，走出了一條農村檔案有序管理的新路子——村檔鄉代管。結合本地實際，談一下自己對“村檔鄉代管”工作的粗淺看法與體會。

一、農村檔案工作基本現狀

我區的農村建檔是從1979年開始的，延續了近30年“村檔村管”歷程。農村檔案的建立，為農村農業發展、維護農民權益、維護農村社會穩定發揮了重要的作用。但農村檔案在自身的發展過程中，由于受到村干部任職變化、農村經濟狀況和保管條件的制約，給農村檔案資源的安全保管和有效利用造成了不少困難。

1、“村檔村管”難以達到農村檔案有序管理的要求。自農村建檔以來，一直沿用著“村檔村管”的辦法，這種辦法有利于調動農村建檔積極性、有利于農民和村集體查用。但這種辦法也產生了三個方面的不利效果：一是管理標準不統一，管理責任不明確，監督制約不到位，工作中一旦出現問題，難以實施有效的補救手段。二是農村每三年一換屆，個別村干部或因責任心不強、或因拖欠工資、或因存有不滿情緒，造成農村檔案的丟失涂改。三是農村經濟發展不平衡，檔案存放場所和條件因村而異，造成部分檔案損毀。

2、農村基礎設施薄弱，檔案管理員水平參差不齊。檔案的存放場所應符合適宜的條件，做到“八防”和溫濕度要求。然而由于農村重視程度、資金投入不均衡，檔案存放場所基礎設施薄弱，管理手段落后，人員變動頻繁，使得農村檔案普遍存在蟲蛀鼠咬、發霉發潮等現象，造成部分檔案而損毀、丟失，得不到長期的妥善保存。

3、農民群眾的利益得不到很好的維護。農村檔案全面真實地記錄了農村發展的歷程，是廣大農民群眾在土地承包、婚姻、醫保、招工等等方面維權的重要憑證。收集、保存、管理、利用好農村檔案就是實現好、維護好、發展好人民群眾利益的具體實踐。在當前農村改革進一步深化，社會主義新農村日益發展的形勢下，廣大農民群眾維護自身權益的意識也越來越強烈，而農村檔案工作的滯后無法使得這些檔案資料成為農民群眾維權的有力依據。

二、“村檔鄉代管”的探索

（一）運用方法，形成“村檔鄉代管”工作合力

實行“村檔鄉代管”是一項開拓性、創新性較強的工作，工作的難度、量度也都比較強，單靠檔案部門一家難以抓到位、抓出成效，必須采取有效的工作方法，融合各方之力，才能推動這項工作的順利開展，達到預期目的。工作中，我區采取依靠典型引路、加強協調合作、強化指導督導等方法，形成了“村檔鄉代管”的工作合力。

1、抓點帶面，積累工作經驗。為了推動“村檔鄉代管”工作的開展，2002年，我區從13個鄉鎮（區）中選擇了黨委領導重視、經濟條件較好、檔案基礎工作扎實、管轄村較多的大河鎮做為“村檔鄉代管”工作試點。該鎮成為工作試點后，一是加大資金投入，設置了30平方米符合“八防”要求的檔案室，配備了微機、檔案柜等硬件；二是注重隊伍建設，每村配備了具有高中文化水平的專（兼）職檔案員，負責本村的檔案收集和整理；三是加強制度建設，先后建立了檔案收集、檔案管理、檔案利用、檔案保密等制度；四是發揮服務功能，圍繞黨委和政府決策、制定工作規劃、指導農村發展、解決矛盾糾紛、維護農民利益等方面，發揮檔案“資政惠民”作用。通過抓試點，為全區實行“村檔鄉代管”積累了寶貴經驗、提供了有力依據。

2、加強協調，形成工作合力。在試點工作成熟基礎上，2008年上半年，結合落實科學發展觀、促進社會主義新農村建設，聯合紀委、組織部下發了“關于實行農村檔案鄉鎮代管的通知”，召開了由各鄉鎮黨委副書記、紀委書記、檔案員參加的工作動員會，同時各鄉鎮召集各村進行安排部署，形成了多部門參與、鄉鎮為實施主體、各村具體落實的協調聯動格局，推動了工作有序順利開展。到2008年10月底，農村檔案鄉鎮代管工作全面完成，共代管農村檔案13339卷。

3、強化指導，確保工作規范運行。在推進農村檔案鄉鎮代管工作中，我區充分發揮自身優勢和職能作用，選派業務水平高、工作認真負責的骨干人員，深入到各鄉鎮和農村，按照縣級收集、整理、移交檔案的工作標準，指導農村檔案鄉鎮代管工作，使這項工作從一開始就高標準要求、規范化操作，從而提高了農村檔案鄉鎮代管整體工作的質量和水平。

（二）強化管理，形成“村檔鄉代管”長效機制

制度建設是實現農村檔案可持續發展的基礎和保障，也是確保“村檔鄉代管”工作高起點邁步、高質量運行的關鍵。在“村檔鄉代管”工作中，我區建立了四項基本制度。

1、檔案接收制度。農村檔案鄉鎮代管接收的范圍是：農村開展建檔工作以來形成的各種檔案（包括文書、科技、聲像、實物等各門類檔案）；如遇換屆選舉，在換屆前接收當年形成的各種文件材料。接收的程序是：鄉鎮及農村檔案員按照農村檔案的案卷目錄逐卷進行清點，并詳細填寫檔案交接憑據；如遇換屆選舉，接收的文件材料必須有詳細清單，按清單交接；交接憑據和交接清單上要有鄉鎮黨委副書記、紀檢書記，鄉鎮檔案員及農村支部書記（或村主任）、農村檔案員的親筆簽名，并加蓋雙方公章方可生效；移交的時間：自2009年開始，每年的5月底前完成。

2、檔案存放制度。實行農村檔案鄉鎮代管后，增加了鄉鎮保管的檔案數量，每個鄉鎮根據自己轄區的實際情況，配備能夠滿足本地檔案工作所需的專門檔案庫房（20平方米以上）和鐵質檔案柜。檔案庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，同時還要加設防盜門、窗，配掛窗簾，配備滅火器、空調等器材。在檔案排列時遇到問題，由我區檔案館負責具體指導。

3、檔案管理制度。實行農村檔案鄉鎮代管就是由鄉鎮集中統一管理農村形成的全部檔案。由于檔案工作的保密性和業務性較高，每個鄉鎮配備一名政治素質好、保密意識強、有責任感的檔案員具體管理鄉鎮機關及各村形成的檔案。同時，鄉鎮機關內各部門明確一名業務熟悉的兼職檔案員，農村確定一名負責檔案工作的人員，由鄉鎮檔案員牽頭進行年度文件材料的整理歸檔工作。鄉鎮檔案庫房的鑰匙由鄉鎮檔案員一人掌握，其它人員原則上不允許進入檔案庫房。

4、檔案利用制度。查閱農村檔案需要持有村級介紹信及本人身份證方可進行查閱；查閱鄉鎮機關檔案要經過主管檔案工作領導批準方可進行。在查閱檔案時，鄉鎮檔案員必須現場監督，防止檔案損壞、涂改和丟失等現象的發生。一般情況下，不允許查閱人借走檔案，如確實需要，鄉鎮檔案員要對原件進行復制、簽名并加蓋鄉鎮政府公章為利用者提供復制件。每次查閱檔案，鄉鎮檔案員要對查閱檔案人的身份和查閱檔案情況進行詳細登記。

三、實行“村檔鄉代管”的優勢

“村檔鄉代管”工作開展以來，它的優勢越來越明顯：一是檔案的完整、安全有了保障。鄉鎮的檔案員都經過專業培訓，熟悉檔案管理業務，能指導農村檔案員規范整理真正反映農村情況、實際工作、村務決策的檔案。二是保管條件有利于檔案的長久存放。鄉鎮配備有專門檔案室和檔案柜，檔案室防止外人擅自進入，室內溫濕度適宜，這樣能有效防止檔案的丟失與霉變。而且鄉鎮每年都安排會有一定的檔案建設經費，這是農村所不能達到的。三是管理模式正規。鄉鎮檔案工作各項制度較為健全，機制較為完善，而且鄉鎮機關工作時間規律，更能方便農民群眾查閱利用。四是檔案可信度高。實行“村檔鄉代管”，徹底解決了“村檔村管”工作中存在的涂改、變更檔案內容等問題，極大地提高了檔案的可信度，贏得了農民群眾的認同。

四、實行“村檔鄉代管”應注意的幾個問題

（一）加強部門協調，形成工作合力

實行“村檔鄉代管”是一項系統性工作，工作難度較大，單靠檔案部門很難抓到位，必須與有關部門配合，齊抓共管，形成合力，才能推動這項工作的順利開展。工作中要注意與組織部、紀檢委、財政局、民政局、農業局、計生局等有關部門加強協調合作，推動工作有序順利開展。

（二）加強系統培訓，強化業務指導

在推進“村檔鄉代管”工作中，檔案館要充分發揮自身優勢和職能作用，切實選派素質高、能力強的干部，全程抓好業務培訓，搞好跟蹤指導，提高“村檔鄉代管”整體工作的質量和水平。

（三）健全各項制度，確保工作落實

制度建設是實現“村檔鄉代管”可持續發展的基礎和保障。工作中，應健全檔案歸檔、立卷、移交、接收、保管、利用等各項制度，并嚴格按制度辦事。同時還要注意研究本地“村檔鄉代管”工作的特點，根據實際工作情況，制定具體的實施辦法，以增強其針對性和實效性。

（四）完善檢索工具，方便群眾利用

“村檔鄉代管”最根本的目的是更好地為廣大農民群眾、為農村經濟和社會發展提供更高水平的、更全面的服務。各地應針對“村檔鄉代管”后出現的新情況，指導鄉鎮檔案室建立完善、適用的檢索工具，除正常接待利用服務工作外，還可采取電話預約、代查，集中進村服務，集中接待服務等多種形式，積極主動地為農村工作和農民群眾查閱利用檔案提供便利，使鄉鎮檔案室真正成為保管檔案的基地，成為農村經濟社會發展、農民群眾信賴的服務中心。

（五）管與建兩手抓，兩手都要硬

在管理上求突破，在建檔上下功夫，是“村檔鄉代管”工作的重中之重，沒有檔案就沒有檔案工作，更談不上檔案管理和服務，所以涉及農村財務、合同、基本建設、社保等內容材料應一件不少的立成卷，按時交鄉鎮保管。在管檔案和建檔案中，要注意做到兩手抓，兩手都要硬，防止重管理輕建檔，真正做到檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”。

總之，切實加強關系群眾切身利益的農業農村檔案管理，實行“村檔鄉代管”既是農村經濟社會發展的需要，也是新形勢下基層檔案管理有益的探索，應大膽嘗試、創新，取得實效，使檔案管理工作更加接地氣、邁新步。

（作者單位：石家莊市鹿泉區檔案局館）