企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

潘楊靜

【摘 要】隨著社會經濟體制的逐步完善，企業的管理核心由產品管理變為知識管理。新世紀企業間的競爭歸根究底是人才的競爭，人力資源管理成為企業管理中重要的部分，企業內的人力資源管理水平決定著企業的發展進程。在企業人力資源管理的改革中，人事檔案管理和人力資源管理相輔相成，二者的關系也隨著社會的進步而不斷發生變化。在現今的企業發展狀況下，企業管理中人力資源管理對人事檔案管理具體工作做出了新的要求，為保障企業的長遠發展，人事檔案管理體制的改革工作迫在眉睫，筆者從企業人力資源管理的角度，對人事檔案管理工作做出的新要求進行了詳細的闡述。

【關鍵詞】人事檔案管理；企業人力資源管理；人才

前言：

隨著我國對企業的扶持力度，企業的建立在質和量上有了很大的飛躍，隨之而來的競爭愈演愈烈，企業間的競爭歸根結底是人才的競爭，所以，企業的人力資源管理成為企業管理中重要部分。而人力資源的管理是否有效主要取決于人事檔案管理工作。因此人事檔案工作又成為企業人力資源管理的重要部分，人事檔案管理和人力資源管理是統一的整體，二者的工作密不可分，尤其在當下的經濟體制的變化下，企業人力資源管理管理對人事檔案管理工作做出了新要求，人事檔案管理工作的改革勢在必行。

一、企業人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要性

（一）為企業人力資源管理提供有效數據

人事檔案管理工作作為企業人力資源管理的數據庫，能為企業人力資源管理提供在人力調整的資料依據。在人事檔案中記錄企業員工的工作狀況，對員工進行合理的工作安排，發揮其工作優勢，根據現在的工作做出分析，預測其未來的發展潛力，避免人才的流失，為企業輸送高素質人才。由此可見，人事檔案管理的有效工作簡化了人力資源管理的繁瑣步驟，提高了企業人力資源管理的工作效率。

（二）預測潛在的人力資源需求

以企業現狀為依據，通過對人事檔案資料的整理和分析，能夠得出在企業發展中對人才的需求。企業需要哪種類型人才，由此來提供員工的詳細資料，制定有效的人力資源計劃。在現今的經濟發展狀況下，一個企業的發展離不開人才。所以，企業只有首先通過對人事檔案的分析，才能獲取所需的數據和資料，然后進行更科學、更精準預測企業的人力資源需求。

（三）輔助人力資源管理的配置

人事檔案是人力資源管理中的信息載體，是企業識人用人的重要依據，所以，合理有效的人事檔案管理能使企業間的各個部門檔案資源共享，避免資料信息的狹隘性，保障了信息資料的實時性。使人事資料在各部門機構間流動，避免人才的浪費和過剩等不均衡的配置，使企業內各部門的人才分配平均，不僅使人才得到了用武之地，也使企業各部門的工作更高效的進行。

二、企業人事檔案管理的現狀

（一）人事檔案資料不完整

在企業人事檔案管理管理工作中，大多數的檔案資料太過于表面化，對員工的記錄和評判只有積極贊揚的資料，沒有按照員工在工作中真實的狀態來記錄，往往只記錄優秀的方面，對于出現的工作過失避而不記，嚴重缺乏了人事檔案資料的真實性，導致了人事檔案資料和數據的不完整。這樣不利于企業對人力資源狀況的深入分析，使人力資源管理工作出現偏差，導致對人才的錯誤評估和做出不合理的工作安排。此類情況在企業管理中普遍存在，勢必影響企業的發展和進步。

（二）人事檔案管理體制不靈活

隨著社會不斷的進步，企業用人的方式越來越多樣化，呆板的企業人事檔案管理體制已經不能滿足企業的靈活任用人才的需求。企業招聘員工和提拔人才時，更注重的是員工的個人能力而不是該員工的工作履歷、畢業院校等方面，企業對員工的管理主要是依據工作合同，而不是完全地依靠人事檔案，員工只要履行了工作合同上的規定，可選擇其擅長的工作類別。此外，企業人員流動性較大，當前的人事檔案管理及其連帶的人力資源管理系統不能發揮其應有的作用和功能，導致不能很好的配合現代企業識人用人的靈活制度。

（三）記錄人事檔案管理模式落后

隨著信息時代到來，互聯網的技術發展給整個社會的生活和工作帶來便捷，并被各個領域廣泛的應用。在一些企業或公司的人事檔案管理工作中，傳統的檔案管理和資料記錄工作模式仍然被使用，雖然有些企業在人事檔案管理工作中使用計算機來記錄，但只是做簡單的整理，沒有發揮出計算機檔案文字記錄的作用，這不僅沒有適應現今的科學技術發展環境，還給企業的管理工作帶來了繁瑣，降低了人力資源管理工作的工作效率。

三、企業人力資源管理對人事檔案管理工作的要求

（一）改善人事檔案管理制度

改善人事檔案管理制度，就要對管理人員和管理資金上進行改革，運用現代科學技術，對人事檔案管理進行系統的整合，使人事檔案管理工作更好的為人力資源管理效力。同時要與企業實時人才招聘的要求相符，靈活的進行員工的檔案記錄和評估，提高人事檔案工作效率，提升人事檔案管理工作價值和服務功能。

（二）加強人事檔案資料的真實性

前文闡述了人事檔案資料的作用，做好人事檔案管理的工作，首先要保障檔案資料的真實性。在進行人事檔案信息收集工作時，所有的資料必須實事求是，記錄真實信息，避免含糊不清和信息矛盾。其次，提高對檔案規定制度的宣傳力度，人事檔案管理工作者要做到公平、公正、公開，要調動和利用檔案都必須按照規定程序進行，此外，要對相關制度進行修正，認真貫徹實行和執行，不論職位高低都應遵守，避免出現虛假檔案。最后，還要做好檔案信息的鑒定和監督工作，對已完成的記錄資料進行審核，杜絕人為等不真實篡改，保障檔案數據的真實可靠性，才能更好地服務人力資源調動。

（三）提高人事檔案管理工作者的專業水平

人事檔案管理的主體是檔案工作人員，檔案資料的記錄有效性取決于其專業水平，所以，提高人事檔案管理工作人員的業務水平是必要的。作為人事檔案管理工作人員，要有較高的文化素養、業務素質和職業道德。在進行工作時，加強自身的專業知識的積累，同時要與時俱進，熟練掌握現代科技技術，來輔助人事檔案管理工作。樹立有現代化科技知識的快捷、優質、高效綜合的管理理念。同時還要增強檔案管理服務的意識，積極主動地與企業內部各個部門做好溝通，更好地為企業的人力資源管理和領導決策提供實時的人力資料。

結論：

綜上所述，人事檔案管理工作的水平對企業選撥高素質人才有至關重要的作用，是評估員工工作能力的數據來源，在企業人力資源管理中是不可或缺的。提高人事檔案管理工作能力和效率能促進企業人力資源管理的水平，從而提高企業在行業內的競爭力。目前，大多數企業中的人事檔案管理工作體系不夠完善，存在許多管理漏洞，作為企業的人力資源管理者，能察覺這一紕漏并積極的改革與完善，使人事檔案管理在企業人力資源管理中充分發揮其重要作用，在經濟飛速發展的環境下，利用科學的、有效的措施更好的服務于人事檔案管理工作，提高企業人才的任用率，促進企業的飛躍性的發展。

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