照片檔案的歸檔與管理

張慶偉

【摘要】本文論述了照片檔案的特點和歸檔原則，為照片檔案管理提供借鑒。

【關鍵詞】照片；檔案收集；管理

照片檔案是檔案的一個重要組成部分，其以特殊載體的形式，直接且逼真的影像將資訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力。其獨特的記錄形式，在檔案利用中發揮了重要的作用，如提供證據、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等等。照片檔案以不同內容分門別類展現了發展歷程，通過今昔發展變化，體會到改革開放的偉大成就。筆者結合照片檔案管理存在的問題，提出幾點思考。

一 、 照片檔案的形成及特點

照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片分為傳統照片與數碼照片。傳統照片檔案包括底片、紙質照片和說明三部分。數碼照片檔案指用數碼照相機、掃描儀等設備以數碼形式存儲在存儲器中的靜態圖像文件，數碼照片可沖洗為紙質照片，也需編寫文字說明及目錄。

照片檔案與文書檔案具有共性，它們都是在實踐活動中形成的，并且有保存價值，可起憑證和依據作用。照片檔案有兩大優點：一是直觀形象性好，由文字記錄形成的檔案不如照片檔案那樣直觀形象。二是實體信息性強，由于直觀、形象地反映了客觀事物的實體及其可能存在的周圍環境，使人們從實體影像上獲得可靠的信息。它既是文字檔案的補充，又區別于文字檔案，它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特點，別具文化魅力。因此做好照片檔案的收集和歸檔對規范檔案管理工作具有重要的現實意義。

二、照片歸檔原則

盡管照片檔案的應用十分廣泛，但它對于事件、內容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要進一步的文字說明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時注解說明。

（一）照片檔案的整理。照片檔案卷內目錄的項目包括：照片號，底片號、照片題名、頁號、備注。底片經過分類后應編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案的有機聯系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按年度——問題進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號—底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應有一個說明，一組聯系密切的照片應加總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）六要素。整理完后，編制照片檔案卷內目錄使位置固定下來。

（二）數碼照片歸檔的管理。數碼照片檔案一般由數字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據數碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導，保證這一新型載體檔案的完整與安全。歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數碼照片，收集時應將其在分辨率不變的前提下，轉換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。拍攝數碼照片的像素數應在500萬以上。對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質照片，按雙套制要求保存。歸檔時應標明互見號，格式為：全宗號—光盤號—照片號（標注于紙質照片的文字說明中）或全宗號—冊號—張號（標注于數碼照片的文字說明中）。

三、照片歸檔管理注意事項

（一）制定措施，落實制度。制定并下發包括照片檔案在內的檔案管理規章制度。各單位的日常工作活動照片如何拍攝并及時整理移交。保證照片檔案歸檔移交工作有章可循，真正實現制度化、規范化、經常化。采取多種形式，及時做好照片檔案的歸檔整理工作。

（二）長期重視，持之以恒。日復一日，年復一年，照片檔案歸檔移交工作貴在堅持。不堅持，不落實，不執行，即使有再完善的制度，也只能流于形式。