大數據時代背景下的檔案管理探討

蔡美羲

【摘要】在當前大數據時代背景下，如何進一步加強檔案管理工作，是當下眾多檔案管理人員所要面對并思考的問題，本文作者結合自己的工作實踐，對大數據時代背景下的檔案管理進行了細致的探討和分析。

【關鍵詞】大數據；檔案管理

當前信息時代發展速度越來越快，因此各行各業都需要對目前復雜的數據進行有效地整理。從實際情況出發，不斷地重視對大數據的有效管理，才可以更好地順應時代發展的需求。在檔案管理領域中，因為涉及到眾多的信息，就需要提供數據，保存社會中的相關記錄，同時可以隨時進行檢閱、搜尋、查找、利用。而這些也構成了大數據時代下檔案管理工作的主要內容。由于所涉及的任務繁雜，因此就需要采取有效的措施，來不斷完善目前的檔案管理工作。

一、大數據時代下檔案應用管理中出現的問題分析

（一）專業數據處理人才不足。在當前的檔案管理中，缺少擁有扎實的數據處理能力的專業人才，主要是統計員和分析員。根據當前社會發展的趨勢來分析，在未來很可能會根據檔案管理數據分析目前國家人力資源分配的具體現狀，因此分析人員責任重大，他們關系到國家、企業的競爭力。而解決這一問題，單單地增強對當代大學生的技能要求，或者引進國外優秀人才是不能解決問題的，因此就需要加大力度，不斷增強對專門人才的培養力度，來更好地適應大時代數據的檔案管理需求。

（二）檔案數據存儲系統安全性能不高。對過去的企業引進人才模式分析，可以發現企業中建構的信息都比較分散，信息無法流通，因此也就造成了企業無法直接對檔案數據進行有效地整理分類，這就無法發揮出信息本身最大的利用價值。隨著當前科學技術發展速度的加快，數據信息也更加容易泄露、遺失。這種數據破壞力極其強大，并且難以恢復。因此當前數據整合所帶來的儲存信息安全性需要引起高度的重視。

（三）檔案信息存儲、獲取效率低。根據目前的大數據處理方式分析，一般情況下，都是輸入容易，輸出難。在處理數據時首先需要將相關的信息數據送往一個專門的數據庫，一般數據庫運行的數據較多，則本身已經構成一個大數據。根據當前社會發展現狀分析，企業活動規模、數量越來越大，數據訪問、查詢頻率也就越高。因此當下如何采取有效措施，解決與此相關的問題，就成為了當務之急。

二、當前檔案管理引入大數據處理方法的必要性

（一）大數據處理方法可以滿足檔案管理需求。目前國家對檔案管理提出了以下幾個方面的要求：多用信息、少用能源。對于檔案管理機構而言，其主要任務就是作為長久保存資料的場所，及時為大家提供必備的信息資料，因此是一種為社會服務的機構。它本身擁有廣泛的信息，但是由于當前存在種種問題，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人們對檔案管理意識不高，使得目前的信息資源并沒有得到充分的利用跟發展。只有一個城市中的檔案管理體系不斷完善，才可以為市民提供更多的便利機會，同時才可以促進城市檔案管理的進一步提升。目前應該從多方面出發，定期整理已經保存過的信息，跟社會需求相結合，從而達到為社會公眾服務的目的。

（二）大數據處理可以加強相關電子文件管理。隨著當前社會發展水平的迅速提升，電子文件的數量也在與日俱增。對電子文件的搜尋也變得比紙質材料更難。因此就需要采取適當的方法對其進行有效處理。當前主要應用的方式是對電子文件進行宏觀鑒定，首先判斷其是否具有自身的文件價值。這就需要做好兩個工作，首先采取大數據處理方式將其歸類整理，最后再根據其價值進行歸檔處理。

三、促進大數據時代背景下檔案管理的有效措施

（一）不斷地促進技術發展。技術水平越高，處理大數據的檔案管理效率才會越高。當前應用的檔案管理技術，應該滿足高效、快捷的特點。目前常用的模式主要指采用新型的技術，來更有效地獲取、存儲、挖掘、查詢信息，從而提供有效的決策分析。隨著未來的進一步發展，可以不斷發展形成產業化的創新模式。

（二）提升檔案管理技能。對數據進行有效管理可以獲取有效的數據信息資源。對于企業而言，由于內部的數據有時需要保密，因此橫向之間無法做到共享，這就導致了目前無法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不斷完善目前的檔案管理，使信息的安全性能得以保障。

（三）加強數字化文件管理模式的發展。在當前的大數據發展時代背景下，人類檔案管理的方式不斷更新，主要涉及以下方面：電子文件、電子檔案、數字化文件。相比較傳統的紙質材料，電子文件本身具有眾多的優勢，例如：具有儲存便捷、占據空間小、傳播方便等特點。因此它可以快速儲存多種信息，更加適應大數據時代對于檔案管理的相關需求。

四、結語

在當前的21世紀，數據競爭會發揮出越來越大的優勢。因此只有對數據進行充分有效地利用，不斷挖掘背后潛在的數據價值，才能不斷促進各行各業的發展。同時需要充分利用大數據的管理模式，來不斷產生新型的管理方法，來促進檔案管理工作的開展。另一方面隨著大數據的迅速發展，也帶來一些相對應的問題，這需要辯證看待。適當采取有效的措施，來不斷促進在大數據時代背景下，當前檔案管理工作的進一步發展，也就成為了當務之急。

【參考文獻】

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（06）：48-50.

[2]錢小英.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].信息技術與信息化，2014（10）：117-119.