淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

魏韓利

【摘要】本文分析了文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)以及應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；創(chuàng)新；對(duì)策

做好文書檔案管理工作，不僅能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定出該企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，而且還有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并予以改進(jìn)。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須對(duì)文書管理工作引起高度重視。就現(xiàn)如今的實(shí)際情況而言，文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展既是一種機(jī)遇，比如有助于企業(yè)提升活力、有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升，同時(shí)又是一種挑戰(zhàn)，比如文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度、對(duì)文書檔案管理工作的重視不夠以及文書檔案管理技術(shù)較為落后等。本文對(duì)文書檔案管理的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并給出了具體對(duì)策。

一、文書檔案管理工作面對(duì)的機(jī)遇

（一）有助于企業(yè)活力的提升。在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時(shí)間內(nèi)分析企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，來為企業(yè)的良好發(fā)展提出科學(xué)合理的建議。同時(shí)，檔案管理也更趨于結(jié)構(gòu)化，檔案管理者可以根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題，有針對(duì)性地找出相關(guān)檔案，并對(duì)其進(jìn)行分析，來幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好地做出決策。此外，當(dāng)企業(yè)進(jìn)行改革時(shí)，難免會(huì)有一些歷史遺留問題，通過對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分析，會(huì)對(duì)這些歷史遺留問題的解決有所幫助。這些好處都會(huì)有助于企業(yè)活力的提升，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展。

（二）有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升。由于傳統(tǒng)手工檔案管理的耗時(shí)長、難度大等特點(diǎn)，檔案管理通常只停留在檔案的存儲(chǔ)、管理以及運(yùn)用等方面。對(duì)于計(jì)算機(jī)電子檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲(chǔ)、管理以及運(yùn)用等方面，同時(shí)還要更加關(guān)注文書檔案是如何生成的，確保其完整性，此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的。同時(shí)，檔案管理者還要提高對(duì)資源共享的重視，比如搭建一個(gè)檔案管理平臺(tái)，讓使用者可以獲取自己所需求的資源。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，來不斷提升檔案管理工作的水平。此外，企業(yè)在進(jìn)行改革時(shí)，只有堅(jiān)持企業(yè)檔案完整統(tǒng)一這一理念，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行合理地移交，才能使企業(yè)一些問題真正得到解決。

二、文書檔案管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)

（一）文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。在調(diào)查了一部分企業(yè)后，發(fā)現(xiàn)其在制度創(chuàng)新方面存在一個(gè)共性問題：文書檔案管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。一旦文書檔案工作沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，其工作者就會(huì)很容易降低要求，思想上產(chǎn)生懈怠，那么就會(huì)導(dǎo)致其檔案管理工作出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，因而在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)，從錯(cuò)誤的文書檔案中分析出來的參考意見，自然不會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有利。同時(shí)，檔案管理沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)“一把手說了算”的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實(shí)性，從而會(huì)出現(xiàn)腐敗的現(xiàn)象。

（二）對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高。就目前的實(shí)際情況而言，能夠發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)揮得效用不高。有些企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少進(jìn)行更新。同時(shí)，還有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的真正效用，對(duì)于文書檔案保持一種“重視管理，輕視使用”的態(tài)度，檔案管理者比較關(guān)注檔案管理的收集以及存儲(chǔ)工作，而輕視文書檔案的使用工作。

（三）文書檔案管理技術(shù)較為落后。文書檔案管理技術(shù)較為落后，也大大降低了檔案管理工作的效用。大多數(shù)企業(yè)在開展文書檔案管理工作時(shí)，首先是由微機(jī)來接收和保存電子信息，然后在單機(jī)情況下來對(duì)需求信息進(jìn)行檢索。這種情況下，文書檔案其實(shí)已經(jīng)從檔案管理中脫離出來了，充其量只能算一個(gè)文本信息。文書檔案的獲取不能脫離其實(shí)際工作，而是要扎根于實(shí)際工作，只有這樣，文書檔案才能被多次利用，從而發(fā)揮其真正的效用。

三、文書檔案管理工作的具體對(duì)策

（一）要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度。檔案管理工作只有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，才能不斷提升企業(yè)檔案管理的工作水平。因此，在企業(yè)文書檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者必須要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，首先要對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)分析，優(yōu)秀的東西要繼承，落后的東西要舍棄。其次要加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)，將檔案管理的責(zé)任進(jìn)行合理分工，確保責(zé)任落實(shí)到檔案管理的每一個(gè)責(zé)任者。最后要建立檔案管理修訂制度，要在實(shí)際工作中對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)，來保障規(guī)章制度的科學(xué)性。

（二）要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)。在文書檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，首先要做好檔案管理人員的招聘工作，人員招聘必須要嚴(yán)格把關(guān)。其次要定期開展檔案管理交流大會(huì)，通過與其他檔案人員的交流，來幫助檔案工作者更好地完善自己。最后要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理作出貢獻(xiàn)的要予以獎(jiǎng)勵(lì)，來不斷提高檔案管理者的工作積極性。

（三）對(duì)企業(yè)的檔案管理工作改革。隨著企業(yè)需求的變化，自然也要對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行改革，只有這樣，才能發(fā)揮其真正的效用。在企業(yè)開展檔案管理工作中，首先要關(guān)注企業(yè)組織隊(duì)伍的變化，確保其領(lǐng)導(dǎo)作用能夠得以發(fā)揮。其次要有創(chuàng)新意識(shí)，比如檔案的收集可以從單單關(guān)注事后這一方面變?yōu)殛P(guān)注事情發(fā)生前、事情發(fā)生的過程以及事情發(fā)生后等方面，會(huì)讓文書檔案更加科學(xué)。最后要在符合規(guī)定的情況下讓檔案管理更加開放，讓需求者真真實(shí)實(shí)地感受到檔案管理的好處。

四、小結(jié)

綜上所述，文書檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說，既是一種機(jī)遇，又是一種挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，其次要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，最后要對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行改革，從而讓企業(yè)在激勵(lì)的競爭中取得優(yōu)勢。