提升機關檔案資源開發與利用的措施

朱艷

【摘要】本文通過總結目前機關檔案信息開發存在的主要問題，進而提出了促進機關檔案信息資源開發與利用的方法措施，旨在讓檔案資源發揮應有的作用，進一步服務于機關與社會。

【關鍵詞】機關檔案資源；問題；方法

檔案資源是一種不明顯的生產資源，是寶貴的物質財富。檔案管理質量的高低，能表現出整個機構工作水平的優劣。檔案信息是承載著機關發展歷史的重要來源，同時又對社會智力的發展起著重要作用，其檔案信息的合理開發與利用有著十分重大的意義。機關檔案工作主要基于以檢查工作需要為基礎，以推動社會主義現代化建設為目標，以不斷進行開發創新為途徑，從而推動機關管理水平的提升。本文首先介紹目前機關檔案信息開發所存在的主要問題。

一、目前機關檔案信息開發所存在的主要問題

（一）工作人員服務意識低下。首先表現為消極被動的服務態度。由于長期的行為習慣、歷史因素以及客觀環境等多方面原因，檔案工作者養成了消極的服務態度，即“看重保管、忽略利用”。在檔案資源管理過程中，單方面認為只要把資源歸類放好，不遺失、不磨損，能夠為檔案需要者提供信息查閱就是工作的圓滿完成。這種消極被動的思維方式，非常嚴重地影響了檔案資源的使用價值。其次是服務觀念落后。由于機關檔案的管理工作有著非常強烈的政治需要與機密性，基于政治保密性與安全性的考慮，檔案管理員進行信息壟斷的現象時有存在，機關檔案工作是一種不開放、半封閉的管理現狀，因此對檔案信息的有效開發與使用帶來了非常不良的影響。

（二）檔案資源的有限性。大部分機關單位的檔案信息資源室藏量小，因此檔案信息管理存在先天不足。沒有豐富的室藏資源，也就無法為需要者提供有效優質的信息。最近幾年，我國部分機關單位加強了檔案室基礎資源的建設，慢慢地健全了檔案管理工作守則，但由于在實際的工作環境中，必備的配套設施不足與守則制定不全面等現象，一些檔案室中還存在著檔案資源缺乏、檔案結構不完整、成分不夠合理的諸多問題，十分嚴重地影響了機關單位檔案資源建設的有效性。

（三）對已有資源的加工深度不夠。對檔案信息資源的再加工是測量檔案管理員工作質量優劣的重要標準。已有檔案資源的加工水平不高也影響到了檔案管理工作的開展，隨著社會主義現代化建設的發展腳步，我國科學文化事業也蒸蒸日上，檔案利用者對檔案管理員提出了更高的要求，他們不只是需要檔案管理員提供最初的原始信息，更需要檔案管理員對信息進行加工整理提供更有深度的檔案信息，而現在我國許多機關部門的檔案室對于資料的內容、結構以及搜索的途徑、使用方法都較少宣傳；檔案系統檢索方法陳舊單一，檢索速度精度不高、時間耗費長；檔案室調研資源匱乏、質量參差不齊，難以滿足檔案需要者的使用要求。

（四）檔案室工作人手不夠。大部分檔案室工作人員稀少。許多機關聘請的檔案管理員只有一名，已有的檔案管理員只能把大部分精力集中于檔案整理、歸檔、登記與借閱上，對于如何進行檔案資源的調查研究，主動進行檔案資源開發毫無觀念。其次是檔案管理員的職業素質缺乏，經常性的人員調動，甚至是半路出家，部分檔案管理員欠缺專業知識，不僅是在思想、行為，而且在經驗、技能以及層次上，都與實際需要不甚一致，特別是在知識技能、信息層次以及調研歸納能力等方面都需要進一步提高。

二、促進機關檔案信息資源開發與利用的方法措施

（一）提升檢索系統，力爭達到高質量開發利用水平。1.建立檢索工具體系，實現多角度檢索。使用優質的檢索工具是提升檢索效率的關鍵所在，是實現高質量信息檢索利用的前提基礎。首先，要求我們提升檔案索引工具的覆蓋面與準確度，力爭讓索引工具能夠覆蓋檔案室的全部資源，同時增加資源索引的準確度。然后，依據檢索人員的需要，依據不同的內容與資源庫，分門別類地制作出多種專題檢索工具。最后，為了提升索引信息的準確度與深度覆蓋率，要編出全宗介紹、案卷目錄、雙套制文件目錄、全引目錄等多層次目錄，從多角度建立索引系統，讓機關檔案的索引工作能夠實現多角度全方位開展成為可能。2.采用現代化手段管理檔案，實現高效率檢索。檔案管理人員應該使用高科技管理檔案資料，建設高質量的信息索引系統，讓檔案管理從原始的手工錄入方式向高科技方式改變。使用高質量的信息索引系統是檔案室現代化程度的重要標尺。計算機索引系統有存儲空間容量大、密度高，對周邊環境要求低，并且提取輸入的速度非常快等特點。其存儲的信息還可以進行遠距離傳播，讓用戶在不同的空間時間內能夠迅速獲得想要的資源信息，可以實現不同計算機之間的資源分享。因此使用高科技索引工具管理檔案，已經成為檔案室工作人員的共同需求。

（二）強化檔案室基礎設施建設，為檔案資源的開發提供物質基礎。首先要強化對檔案資源的收集工作，豐富檔案資源。檔案收集工作是檔案信息匯總的主要渠道，豐富的信息資源是檔案利用開發的物質條件。檔案室工作人員要采取積極主動的工作態度，不斷擴展收集方式，改變機關檔案資源管理松散無序，不斷發掘室藏資源，建立起分門別類、結構層次清晰、知識覆蓋面有深度與廣度的資源信息庫，把檔案室發展成為多層次全方位的現代化綜合性檔案室。其次，我們要健全檔案管理制度，對檔案進行分類整理。檔案室的資料是否方便提取，對檔案資源的有效可行整理是其前提條件。如若檔案資料隨意亂放，毫無頭緒，或者無規律可循（下轉第121頁）（上接第119頁）都會造成檔案索引工作的困難，甚至連基本的查檔接待工作都難于登天，更無法對資源進行開發使用。所以，我們必須建立檔案資源管理的工作細則與制度措施，要保持積極、認真的工作態度，使用科學的管理方法，遵守檔案管理工作細則與制度，為檔案信息資源的開發利用奠定良好的基礎。

（三）增加檔案管理員的職業素養，提升其信息開發利用技能。檔案信息資源的有效使用程度與檔案管理員的職業素養高度相關。為跟上社會主義現代化建設的發展步伐，機關檔案室的管理人員必須不斷提升自己的職業素養與信息開發使用技能，主要包含調研能力，把握檔案信息需求的分析能力；對檔案資源的熟悉程度，了解檔案信息的“來源”；對檔案信息進行標注，編制科學的索引工具，提高檔案室資源查找的準確度；深入研究檔案資源，對檔案資源進行深度加工與編輯；能熟練使用現代化索引工具，對檔案信息進行查證、分類與整理的能力。

（四）提高檔案管理與利用效率，增進檔案管理實際效益。首先檔案管理員要做好借閱登記工作。借閱登記是檔案室查閱信息時非常重要的環節。在借閱的同時，要積極主動地把借閱信息錄入系統，需要填寫的項目信息必須一一填寫；其次，要對借閱者的借閱目的進行調查，不可登記得過于簡單，如“查閱信息”等，要具體指出需要查閱檔案的何種信息，這種信息對于工作所發揮的作用與效果，這樣便于后期對檔案資源的開發使用效益進行調查與取證，以確定是否需要進一步進行跟蹤調查。

其次，要定時分發檔案信息反饋調查表。即在檔案資源借出后，需要發放信息反饋表，用于調查檔案信息資源借閱所收獲的社會效益、經濟效益，特別是針對效益的信息要寫得更為詳細具體，要包含人、事物、地點與事例。

最后，及時對檔案信息所帶來的效益進行歸納總結。要把檔案信息所取得的具體效益反饋給社會，這樣有利于大眾了解檔案管理的作用、如何查閱檔案以及使用檔案資源，特別要讓有關國家部門了解檔案管理工作的重要性，讓國家進一步對檔案工作進行支持。

三、結論

檔案資源的索引、歸納與存檔工作是檔案管理的基本工作，檔案資源的有效開發利用是檔案管理的目標，只有通過有效的開發利用，檔案資源才能發揮應有的作用，才能服務于機關與社會。在全新的社會環境背景下，如何提高檔案管理工作的效率，是檔案管理員與管理室所需要應對的首要任務。

【參考文獻】

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