文書檔案管理信息化建設(shè)淺談

馬英

【摘要】本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構(gòu)和作用，并仔細(xì)比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點(diǎn)。提出了存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；建設(shè)；問(wèn)題應(yīng)對(duì)

近幾年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速地發(fā)展，高速緩存的大存儲(chǔ)空間的檔案管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業(yè)性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達(dá)到的是實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、管理高效和能夠快速查詢相關(guān)信息的狀態(tài)，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點(diǎn)恰好為這一設(shè)想的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)好機(jī)會(huì)。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷

（一）傳統(tǒng)文書檔案管理不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享。由于在傳統(tǒng)文書管理的系統(tǒng)下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費(fèi)時(shí)間又需要耗費(fèi)人力，人工工作難免對(duì)時(shí)效性有所影響。如出現(xiàn)身在外地的情況，該問(wèn)題便更加突出。另外，由于紙質(zhì)文檔的數(shù)量有限，無(wú)法滿足多人同時(shí)使用的需求，如果出現(xiàn)使用高峰期便需要排隊(duì)等候使用的情況，無(wú)疑這將使文檔的時(shí)效性大打折扣。

（二）傳統(tǒng)文書管理既復(fù)雜又繁瑣。由于檔案資料的來(lái)源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過(guò)程之繁瑣與復(fù)雜不言而喻。另外，眾所周知，無(wú)論借閱何種文檔都需要進(jìn)行登記，而登記過(guò)程的復(fù)雜與繁瑣也是令體會(huì)過(guò)的人深感無(wú)奈。

（三）傳統(tǒng)文檔極易受損，保存難度大。紙張是大多傳統(tǒng)文檔的載體。對(duì)其保存便成為一項(xiàng)艱難的任務(wù)。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在翻閱與移動(dòng)過(guò)程中不可避免地會(huì)造成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的好處

（一）辦公及使用效率高，文檔時(shí)效性強(qiáng)。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，無(wú)論是收集資料，還是用手寫的方式來(lái)規(guī)范相關(guān)內(nèi)容、檔案使用的持久性等要求，或是對(duì)分類統(tǒng)計(jì)需準(zhǔn)確無(wú)誤的要求，對(duì)于工作人員而言都是艱巨的任務(wù)。但是，有了計(jì)算機(jī)中的一些辦公軟件，一切就變得簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無(wú)比。

（二）電子文件能夠長(zhǎng)期且穩(wěn)定地保存下來(lái)。在檔案保存的過(guò)程中，一些人為的非人為的因素都會(huì)使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不同程度的損害，而電子檔案對(duì)這些客觀條件并沒有那么高的要求。我們已經(jīng)能夠隨時(shí)隨地地通過(guò)一些外圍設(shè)備來(lái)讀取和存儲(chǔ)電子文件，比如說(shuō)那些帶有USB插口的U盤等移動(dòng)設(shè)備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長(zhǎng)久性。

（三）文檔信息得到充分共享。檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來(lái)，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時(shí)間的影響，并有效地了解各方面的信息動(dòng)態(tài)。使文檔信息得到充分共享。

（四）提高了文件傳遞的安全性。如果我們采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文件實(shí)現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)傳送我們需要的文件，直接跳過(guò)第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）電子文件保密性受限制。電子檔案的內(nèi)容變化多端，所以說(shuō)它的穩(wěn)定性反倒不如紙質(zhì)檔案。并且黑客等網(wǎng)絡(luò)黑手的出現(xiàn)使電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動(dòng)不會(huì)在原稿上留下痕跡，所以將無(wú)法確認(rèn)檔案是否真實(shí)。

（二）需要專業(yè)的人員來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法同先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起，因此我們所需要的是一種復(fù)合型的人才，是那種能夠把理論知識(shí)和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起來(lái)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的人。而現(xiàn)在，我們恰恰缺得就是這種人才，盡管一些現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被引入到檔案管理的工作中來(lái)，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發(fā)揮他們應(yīng)有的價(jià)值，而對(duì)檔案的管理工作也稱不上信息化。

四 、應(yīng)對(duì)方法

（一）信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。隔離防護(hù)第一層的實(shí)現(xiàn)是由路由器來(lái)實(shí)現(xiàn)的。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。在所有訪問(wèn)內(nèi)網(wǎng)的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動(dòng)忽略那些篩選掉的IP的訪問(wèn)請(qǐng)求。防火墻則擔(dān)任第二層防護(hù)任務(wù)。所有類型的防火墻從功能上來(lái)看都是一致的，比如：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；將所有經(jīng)過(guò)防火墻的痕跡都保留下來(lái)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。首先要提高管理系統(tǒng)硬件設(shè)施方面的標(biāo)準(zhǔn)，只有將硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)提上來(lái)，管理人員才有機(jī)會(huì)接觸到這些先進(jìn)的思想和技術(shù)，繼而學(xué)習(xí)掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，積極充實(shí)自己的大腦，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，保證讓自己能夠始終走在社會(huì)的最前列。同時(shí)，相關(guān)單位也要多組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工之間的溝通和交流。

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