檔案管理信息化的現狀、困境及出路

李凌燕

【摘要】新時期，檔案管理工作迎來重大的變革，已不能固守原來的管理方式，現在只有適應新的科學技術并正確和有效地利用信息化的手段來提高檔案管理水平，應對新時期的挑戰和困難。本文主要論述了檔案管理信息化的目前狀況，檔案管理信息化現在面臨的各種問題，以及實現檔案信息化的有效策略。

【關鍵詞】檔案管理信息化；目前狀況；問題；對策

21世紀，人類步入信息化時代，信息技術進入人們生產、生活的諸多領域，并在“潛移默化”中發生了深刻的變革。 現在，我國雖然逐漸關注檔案管理工作，但是現在檔案管理上依然有著很多的問題，實現檔案管理的信息化還需人們的不斷努力。

一、檔案管理信息化的現狀

現在，隨著計算機等高科技產品的不斷發展和普及，檔案信息資源具備了先進的技術資源，并且現在社會的信息化，使得檔案的信息化具備了發展的社會環境，同時國家對檔案管理工作的政策支持，這些都加速了檔案信息化在各個行業中的發展。雖然檔案的信息化在不斷地發展，但是存在一些問題，例如，還是沒有足夠重視檔案管理、人才的缺失以及檔案不夠標準化。檔案部門應該適應時代的要求，培養更多的人才和積極發展，使得檔案事業更上一個臺階。

二、檔案管理信息化的困境

（一）人們對檔案管理不夠重視 。現在，人們對檔案沒有一個正確的認識，認為檔案管理的工作不是十分的重要，不能給予檔案管理足夠的重視。不管是外部人員，還是一些內部人員都沒有足夠認識到檔案管理的重要地位，對其也不會投入大量的精力和資金，這樣使得有關檔案的設備短缺，并且不能跟上時代的腳步，沒有一些先進的現代化設備，根本就不能達到檔案室的自動化、數字化。同時，對檔案部門的不重視，使得檔案工作人員相對其他部門的待遇比較差，從而造成檔案部門人員流動較大和工作不認真等。

（二）沒有嚴密的檔案管理標準。檔案的信息化管理需要有一個嚴格的檔案管理標準。雖然我國已經實行了檔案標準化并在國家的推動下，經過不斷地完善和發展形成了一個比較完善的體系，但是檔案本身的復雜和多樣以及檔案中的地區和行業等的不同，又使得分散管理特點突出，這些都影響著檔案管理的標準。現在，由于經濟、硬件設備、技術等多方面的影響，檔案信息化管理水平不能有很大的提升，收集不到完整的數據，影響檔案管理信息化的繼續向前發展。

（三）沒有專業人才。現在，檔案管理更應引進更多先進的現代技術，豐富檔案管理的內容，實行專業的分工，這就要求檔案的管理人員要有較高的綜合素質。不同的檔案管理人員都應掌握相應的知識，高級檔案管理專業人員應該具備較高的政治理論和政策水平，使得他們能科學有效地規劃檔案事業的發展，解決其他人員在工作中遇到的問題。但是往往是檔案管理人員群體缺乏具有較高綜合素質的高級檔案管理人員，多數都是檔案管理人員的素質偏低，嚴重影響和制約著檔案管理的進行。

三、檔案管理信息化的出路

（一）提高人們的檔案意識。人們應該改變現在人們對檔案的錯誤認識，提高人們對檔案管理工作的重視，讓人們意識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理工作中，領導要重視與其他部門的加強交流與合作，充分發揮優勢，提高檔案現代化管理的工作水平，同時讓其他人認識到檔案的重要作用。加大檔案知識的宣傳，讓更多的人了解檔案的意義，提高檔案部門的社會地位，引起更多領導的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現代化的進程要逐漸改善檔案室工作環境、辦公設施等，例如，計算機、掃描儀等基本辦公設備是不能缺少的，從而提高工作人員的工作效率和推進檔案信息現代化的進程。

（二）建立完整和嚴謹的檔案信息化標準。在檔案的管理工作中需要一個完整和嚴謹的檔案信息化標準。在新的時代，要實現檔案的現代化和信息化更加需要一個標準的檔案體系，不論是在檔案書寫的形式上，內容的規范上等，因為信息傳遞和共享等，都需有一個完整和嚴謹的檔案管理標準體系，從而避免一些地域差別等造成的錯誤，從而有效地實現檔案管理現代化工作。

（三）提高人員的整體素質。21世紀是科技生產力時代，人才是知識的載體，更是檔案管理信息化建設的主力軍。因此，應有意識地打造高素質檔案管理隊伍，以檔案人員的素質為檔案信息化建設夯實基礎。培養更多的高級檔案管理工作人員，平衡高級檔案管理人員與普通檔案管理人員的比例。高素質的檔案人才擁有更多緊跟時代步伐的知識和技術，并能夠運用檔案管理方面的知識，推進檔案信息現代化的發展。

四、結束語

現在，人們應該更加重視檔案管理工作和投入足夠的資金，建造一個完善的環境，同時引進知識和技術兼備的高級人才，通過標準化的檔案管理體系，讓檔案的信息化健康地向前發展。

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