機關檔案管理信息化建設探析

夏偉

【摘要】開展機關檔案管理信息化工作要求檔案管理人員能夠主動參與其中。對于檔案管理信息化而言，檔案信息化和機關信息化的同步、遵守法律法規以及做好館藏的數字化加工，才是檔案管理邁入電子信息管理賦予我們的重要使命，同時也是現階段機關檔案管理工作的新目標、新要求。

【關鍵詞】機關檔案；管理；信息化

作為國家的重要事業之一，檔案管理對于造福人民、服務社會有著重要意義。隨著科學技術的不斷發展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時代。但是縱觀機關檔案整體性的管理策略，還存在資金不足、思想認識不足、缺少專業人才等諸多方面的問題，使得機關檔案的管理工作無法做到與時俱進，這樣就可能給機關檔案管理信息化建設帶來阻礙。所以，當今時代下的機關檔案管理工作就應該加強信息化建設與管理，這樣才能推動機關檔案管理工作的持續進行。

一、機關信息化與機關檔案信息化要實現同步推進

作為各級機關部門，應該認識到檔案信息化工作對于機關的重要性，能夠統一規劃，專注于加大投入檔案信息化資金的力度，確保機關檔案的信息化建設能具備所需的人力、物力、財力等，從而切實擔負責任，做好各級部門之間的相互協調與協作。協調處理能解決檔案信息化建設遭遇的困難或問題，有效推動建設檔案信息化與建設機關辦公自動化、電子政務之間的相互協調，從而圍繞信息化工作開展檔案的信息化管理工作，使機關檔案信息化能與機關信息化實現同步發展。但機關信息化要求機關做到與時俱進，從而為機關的檔案管理信息化建設提供更好的環境與條件，幫助解決檔案管理信息化建設問題。在當下機關加強信息化建設的環節，檔案人員應迎難而上，積極參與信息化建設，將檔案信息化建設變成機關信息化建設不可或缺的部分，從而將兩者相互地結合起來，實現機關的可持續發展與進步。要求檔案管理人員迎難而上，就應該提升檔案管理相關工作人員的綜合素質，做好檔案信息化管理方面的培訓工作，讓他們意識到檔案信息化管理對于機關發展的重要性，從而推動機關檔案信息化與機關信息化的和諧發展。

二、專注法規、標準，實現科學化、規范化的機關檔案信息化管理

開展機關檔案信息化建設就需要保持規范化的管理，能夠實現統一的規范，滿足統一的標準，讓電子文件歸檔，傳統載體檔案逐漸實現數字化，并通過數字化的傳遞、保管和利用等工作，實現規范化、標準化、有序化的要求。在檔案的信息化建設之中，各個機關都需要執行電子文件管理、檔案數字化相應的技術標準和法律法規，這樣才能保證數字檔案資源的規范性、長期可讀性、格式統一性的要求，方便后續的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發利用融入規范化、科學化的軌道。對于具有保存價值的電子文件，在機關檔案管理中應該實施集中化管理，完善技術標準的統一，監理文件管理指標體系，實現規范化的電子文件管理。在機關檔案數字化加工之前，應該得到檔案行政管理部門的認可，并且能夠在業務的指導與監督下進行操作。此外，機關還應不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關檔案信息服務功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發揮，從而提高機關檔案管理的信息化水平。

三、完善機關室藏檔案的數字化加工

機關在傳統載體檔案信息資源的研究中，應該積極開展數字化的檔案管理工作，將檔案信息資源的總量增加，發揮機關檔案管理部門的綜合優勢，整合機關檔案的信息資源，才能逐漸實現各個部門之間的數字化檔案管理的互通。各個層次的機關應該對室藏檔案的數字化工作進行統籌的安排，這樣才可以嚴格遵循科學管理機關檔案的工作規律，針對各類基礎性的機關檔案工作進行分類與鑒定，夯實檔案管理的數字化基礎。如果條件允許，機關應盡可能針對紙質檔案建立全文數據庫，并加強多媒體數據庫建設。按照《紙質檔案數字化技術規范》中的一系列標準與要求，再配合照片、錄音、錄像等提出數字化檔案管理的具體規范，就能真正實現檔案數字化，建立健全紙質檔案的多媒體數據庫、全文數據庫。在移交機關檔案館的紙質檔案或其他載體的檔案時，應該充分考慮到數字化的檔案管理。

四、結論

總而言之，開展機關檔案管理的信息化工作是一項長久的、系統的過程，想要將現階段的機關檔案管理工作完善，不局限于傳統的檔案管理現狀，就應該對機關檔案管理面臨的問題進行妥善地分析和處理，再配合上級機關領導的高度重視，確保技術、資金等方面到位，就可以做好機關檔案的信息化管理建設工作。時代的發展，讓我們認清當前檔案管理工作的現實，所以，想要推動機關的穩步發展，檔案信息化管理工作必不可少。

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