小灣水電工程檔案管理工作體會

楊健萍

【摘要】本文介紹了小灣水電工程檔案管理工作情況，論述了加強工程檔案管理工作的具體措施，以及管理效果和經驗體會。

【關鍵詞】小灣水電工程；檔案管理工作；經驗體會

檔案是人類社會活動的原始記錄，是一種潛在的生產力，是人類各種記錄物中最原始、最可靠、最具有權威性與憑證性的一種，它真實記錄并展現了人類文明的全貌與過程，是人類聯接過去、現在與未來的堅固紐帶。小灣工程檔案，將巨細無遺地真實記錄了小灣水電工程幾十年來的構想和勘測、設計、科研、論證、建設全過程，是全體建設者智慧和勞動成果的結晶。

一、工程概況

小灣水電站位于云南省大理白族自治州南澗縣與臨滄地區鳳慶縣交界的瀾滄江中游河段，系瀾滄江中下游河段規劃八個梯級的第二級，是國家實施西部大開發、“西電東送”戰略的標志性工程。電站總裝機容量420萬千瓦，多年平均發電量188.92億kW.h，保證出力1854MW。2014年10月通過國家檔案局組織的檔案專項驗收。由于工程規模大、工期長，環節多，檔案管理的特點是：（具有成套性、專業性和動態性-基本建設項目檔案的特點），建設規模龐大、合同多、施工周期長、檔案數量大，監理和施工單位多，并且施工中產生一個合同多家施工、多家監理的情況，項目檔案的匯總、管理難度較大。

二、工程檔案管理措施

（一）領導重視，為項目檔案管理提供保障。項目檔案涉及面廣，參建單位多，專業復雜，為此，領導非常重視，充分認識到項目檔案管理工作不僅僅是一項專業性管理工作，而且是工程建設中不可缺少的重要環節，對檔案工作認識到位，組織到位，措施到位。把檔案工作作為企業內部職能管理的一個重要部份，并在組織上予以保證，配備滿足工程需要的專職檔案人員， 設置了專門的檔案庫房，硬件設施設備齊全，適應了現代化管理的需要，為檔案工作的順利開展奠定了基礎。

（二）建立健全項目檔案工作的規章制度是做好檔案工作的基礎。小灣水電工程建設管理局發揮了業主的主導作用。首先，結合工程實際制定工程檔案管理辦法和規定是搞好小灣工程檔案的基礎。小灣主體工程的的單位是設計、施工、監理單位，來自全國的四面八方，他們都按各自長期形成的習慣進行項目檔案的整理編制，這樣形成的項目檔案就會標準不一，分類混亂，排列不清。為使項目檔案有章可循，有計劃、高標準有序地進行，在項目開始時就以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》為準繩，以《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》《國家重大建設項目檔案驗收辦法》等標準、規范為依據，結合工程建設實際，不斷完善小灣工程檔案管理制度體系，制定了適用性和操作性較強的《小灣水電工程項目文件材料編制、歸檔及檔案整理辦法》《小灣水電工程檔案分類表》《小灣水電工程檔案分類細則及說明》《小灣水電工程竣工檔案驗收歸檔工作規定（試行）》《關于加強小灣水電工程設備儀器檔案管理工作的通知》等辦法和規定，對項目檔案收集整理、編制質量、歸檔范圍、分類原則上都作了明確規定，使項目檔案做到“對號入座、一步到位”，檔案工作得以規范、系統地進行，規章制度在整個項目檔案中起到”保障的作用。其次，建立檔案管理體系是保證檔案完整、準確、系統的重要措施。小灣水電工程規模大、周期長，且施工隊伍流動性強，這給檔案的收集歸檔工作帶來一定的困難。針對這種特殊情況，建立檔案管理網絡是非常必要和適用的。小灣水電工程在工程開工時，就要求各參建單位成立竣工辦公室，配置專（兼）職檔案人員，建立覆蓋全項目的檔案管理體系。建管局在辦公室設置了檔案室，負責小灣工程建設全過程項目文件的編制、歸檔等工作的業務指導、監督、檢查、驗收和接收；質量安全部成立了竣工驗收辦公室，負責對小灣工程的設計、施工、監理、質量監督、調試運行等單位的項目文件編制、歸檔工作的組織、協調，從而在體系上保證了工程檔案的完整性。再次，加強隊伍建設，提高專兼職檔案人員的素質。加強檔案知識培訓，不斷總結學習檔案知識，開拓進取，適應信息時代快節奏的發展。不斷汲取新知識，學習信息網絡環境下的檔案管理、光盤技術、電子文件的保存等，具備合理的知識結構，提高檔案兼職人員自身的素質。同時，檔案兼職人員要增強事業心和責任感，對歷史負責，對后人負責，保證檔案材料的準確、完整，重視文件材料的形成和積累，切實做好檔案的收集、管理工作，使工程檔案能夠完整地反映工程建設的全過程，不漏點滴。

（三）歸檔審核是決定案卷質量的關鍵。在項目文件歸檔前，工程技術人員和檔案人員應嚴格把關，認真審核，把不符合規范要求的文件拒之門外，使歸檔文件的真實性和準確性得到有效控制。首先， 對項目歸檔范圍進行審核，采用預立卷的方法，按照小灣水電工程歸檔范圍的內容，先由施工單位對該項目所形成的文件材料逐一進行收集和預立卷，再由監理單位對文件材料的齊全、準確進行審核，最后由小灣建管局竣工辦和檔案室進行審核，在審核過程中，再次對文件材料是否齊全進行逐條核對，提出該項目的缺項、漏項，該修改補充和完善的地方，要求有遺漏的提出整改意見，盡量讓施工單位竣工文件一次性通過整改，避免了因返工造成的極大的工作量和案卷質量的降低。這樣就為合理組卷和高質量的案卷奠定了堅實的基礎。其次，對編制的案卷質量進行審核。案卷質量的審核包括文件材料內容、案卷編目、文件材料的系統性和成套性、分類的科學性等各方面。文件材料內容的審核主要有文件是否為原件、文件的簽署蓋章手續是否完備、文件內容應真實準確、文件的書寫材料是否符合要求、各種記錄表格用紙是否規范、裝訂是否符合歸檔要求。案卷編目的審核主要有卷內文件頁號是否按規定要求填寫，卷內目錄的填寫應規范清楚，備考表的填寫是否完備，案卷題名是否能簡明、準確地揭示卷內文件內容、案卷封面和卷脊填寫是否正確。文件材料的系統性和成套性審核，建設項目檔案反映了建設項目項目活動的全過程，它們之間既以不同的工作階段相區別，又以總體的程序和專業技術內容相銜接，因此在組卷時要遵循項目文件的形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系，組卷合理，卷內文件排列有序。分類的科學性主要是指按照《小灣水電工程的項目劃分表和檔案分類表》，將各種項目文件對號入座，杜絕同一檔號內有不相聯系的文件出現。再次，審核竣工圖的編制是否符合規范要求。竣工圖是工程施工結果在圖紙上的反映，是對工程實體的真實寫照，是項目檔案最重要的部份，是真實的原始記錄，是竣工驗收以及今后運行維護的依據，項目竣工圖編制必須真實、準確反映項目竣工時的實際情況。在竣工圖的審核中，重點審核是否做到圖物相符、技術數據可靠，即必須準確反映施工真實狀況，隱蔽工程的真實結構狀況、工程特征、設計變更、結構變更、材料變更等基本情況，是否采用新藍圖、圖面是否清晰、標識是否按規范進行、是否逐張加蓋、簽署竣工章、整理符合檔案管理要求。另外，對項目檔案中不同紙質載體文件的如：照片、磁盤、光盤等，針對這些特殊載體的材料應檢查其存儲格式是否符合國家有關規范要求，以確保今后的有效使用。

（四）加大指導力度和定期檢查培訓是做好工程檔案的前提。竣工檔案的整理工作，一般都是由工程技術人員編制，他們基本都是第一次接觸檔案，因此會使一些非常珍貴檔案損壞、散失，有的沒有按規范收集整理，等到項目驗收時才進行突擊整理，浪費了人力、物力，影響了案卷質量。因此，在建設初期，小灣水電工程建設管理局檔案人員就深入現場，幫助指導，使檔案工作一開始就步入正軌，少走彎路。在工程建設過程中，把檔案工作融入到工程建設全過程，與工程實體質量同等重視。結合質量管理的要求，按時會同監理對各單位、分部工程的項目文件形成、管理進行檢查和督促，及時掌握文件材料收集、整理的進度，特別是檢查施工單位的隱蔽記錄整理情況，在檢查指導中，對發現的新情況和問題，都及時進行認真分析，研究解決問題的措施。同時，要求施工單位工程對已建成的項目文件，及時立卷，按要求歸檔。參與工程建設的工程管理人員對工程檔案的重要性及其業務水平參差不齊，為了加強對工程建設各階段檔案工作的有序管理，保證項目檔案的完整、準確、系統，規范文件的收集、整理、歸檔，不僅對項目文件中的各種原始表格都作了統一的要求，而且還有計劃、有措施、定期邀請云南省檔案局和瀾滄江公司的專家進行檔案業務知識的培訓，詳細介紹項目檔案工作的法規、標準和小灣工程檔案的編制的基本要求，學習檔案基礎知識和施工過程原始簽證文件填寫方法，增強了他們做好檔案工作的責任感，提高了業務水平，為保證竣工檔案的案卷質量打下了良好的專業基礎。使工程項目一開始就用規范化、標準化來嚴格要求，杜絕施工過程中產生的不規范現象出現。

（五）驗收、考核制度是做好工程檔案的強有力保證。項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的，要從工程項目的開頭開始積累、收集檔案。積累是基礎，要早抓、勤抓，回憶錄式的檔案是不能作為工程建設各項需要的依據。首先，從工程項目開工時就抓項目檔案工作，從工程開工就設立竣工機構和檔案人員，組織、協調指導參建單位，將項目檔案工作與項目建設同步進行，監督、指導項目文件的編制和項目檔案的整理，并對文件質量進行檢查確認，按照國家有關規定、組織竣工驗收管理工作。針對小灣工程規模龐大、工期長、監理及施工單位多的特點，實行項目文件的編制工作與工程建設“三同步”的管理，即工程開工與項目文件的收集同步進行，工程建設中，要與項目文件的積累、整編、審定工作同步進行，工程完工驗收時，要與提交一套合格的竣工檔案的驗收同時進行。竣工工作人員始終直接參與整個工程建設和驗收全過程。其次，將項目檔案的歸檔工作融入到工程的驗收中，小灣水電工程所有合同項目竣工驗收前，先進行竣工檔案驗收，項目文件驗收通過后，方可進行實體的竣工驗收。竣工檔案未達到歸檔要求的合同項目不得予以竣工結算。檢查驗收程序：施工單位竣工檔案收集編制—監理單位審核—小灣建管竣工辦審查—小灣建管局檔案室審定，并對“小灣水電工程檔案審核簽證單”進行簽署。施工單位必須對竣工檔案進行認真地校核，技術負責人針對竣工檔案的完整性、準確性和系統性進行嚴格地審查后，逐項簽署意見；監理單位對整編過程監督檢查，嚴格核對是否達到歸檔要求，簽署意見；最后建管按相關文件進行審查，確認是否達到歸檔要求進行移交。同時設立了工程檔案保證金制度進行歸檔控制，以建安工程費的2.5%作為檔案保證金，檔案驗收移交后返回參建單位，并設立“竣工檔案歸檔獎”，對按期優質完成的單位進行獎勵，對不按期完成的單位進行處罰，這樣不但保證了工程檔案的按期歸檔，同時也調動了檔案人員的積極性，為更好地完成工程檔案提供了條件。再次，將項目文件的收集整理工作納入質量管理工作中，建立了月檢查、季考核、年評比制度。要求各單位成立相應的竣工機構，設置專、兼職檔案工作人員，配備必要的檔案管理條件（配備必要的工作力量），相對固定竣工檔案的編制人員，至少有一人是參與項目文件全過程的編制；建立完整規范的臺帳，要求參建單位編制項目的完工驗收、文件的收集整理情況，同時按計劃進行，并按時報送竣工辦備查。把項目文件的收集整理列入監理月考核、小灣水電工程建設管理局季度質量考核中，對檢查中發現的不符合要求的單位，提出整改措施，并限期整改。項目文件的收集整理將直接影響考核結果，以這樣的方式來提高對項目文件的重視。對于一個合同多個單位施工、監理的情況，由最后負責施工和監理的單位進行項目文件的匯總編制工作。

（六）信息化建設。為適應現代化管理，提高檔案管理效率，瀾滄江公司購置了清華紫光企業檔案管理系統，統一安裝到施工單位，施工單位的歸檔工作必須在該系統中完成，移交歸檔時先在系統中進行，符合要求后再進行檔案實體移交。這樣不僅僅簡化了日常的各種目錄的錄入工作，而且對于施工單位內部形成的電子文件和CAD圖紙部分都可作全文瀏覽，提高工作效率，強化了管理。檔案人員在網上可以隨時檢查各單位編制進程，便于監督和指導。伴隨著數碼相機的使用，項目文件也就產生了大量的數碼照片，數碼照片的收集整理、歸檔及存儲也就需要急等解決的問題，為了確保這些照片的有效使用，要求施工單位提交一套沖印好的照片外，同時還用不可擦除光盤刻錄一套，采用電子和紙質同步的方法。

三、管理效果和經驗

小灣水電工程檔案管理通過采用事前控制、事中介入、驗收把關的全過程控制管理模式，將檔案工作滲透于項目建設的每一個階段、每道工序、每一個工作環節之中，將項目檔案工作貫穿于項目建設的全過程，使項目建設中形成的每一份文件都處于受控狀態。

通過對小灣工程檔案的管理的具體實踐，深刻體會到：要做到創優質工程的同時有一流的工程檔案，必須從工程項目立項時就開始抓起，實行“三同步”的管理；在我國的基本建設領域中，長期以來存在著重建設、輕檔案的現象。因此小灣工程做到了加強檔案意識宣傳教育，把工程項目竣工檔案工作列入施工進度計劃中，制定切實可行的檔案管理制度是關鍵，嚴格把握竣工驗收關，保證了小灣工程竣工項目檔案的完整、準確、系統、齊全，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，符合國家對重大建設項目歸檔的要求。