規(guī)范化管理學校檔案工作探析

付建立

【摘要】本文介紹了該單位 規(guī)范化管理學校檔案工作的做法和經驗。

【關鍵詞】學校；檔案管理；規(guī)范化

每學期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門，對我校文書檔案和人事檔案的督導評估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領導好評。根據在上級檢查的過程中提到的問題，筆者認真地總結、體會和認識后，就如何做好學校文書檔案和人事檔案工作 體會如下。

一、了解兩個概念

（一）文書檔案和人事檔案。由于受學校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學校集體或個人在人事管理、教育、教學和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實、完整、系統(tǒng)地反映學校各項工作活動的歷史記錄，是學校一切工作的真實體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結晶。它既是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，又是促進學校教師成和不斷繼續(xù)進度的重要依據。

（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材料，進一步梳理的檔案資料，進行基本的分類、組卷和編目，使其系統(tǒng)化、科學化，有利于學校工作的保管和使用。

二、對學校檔案工作檢查的目的意義

每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學校的方方面面。督導檢查組到校后，一般就是聽匯報，查看材料，開座談。每一項內容查得都非常認真，特別是看材料，更是成為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現(xiàn)的，檢查、驗收、考評指標也都在檔案中得到充分體現(xiàn)。

教育主管部門對學校工作的檢查主要目的就是督促、指導學校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉變教育觀念，優(yōu)化學校的管理，改善教學內容和方法，全面提升辦學水平和質量，為國家培養(yǎng)人才，使學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標；引導社會、家長正確評價學校，關心和支持學校建設；促進教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進和諧校園。

三、掌握工作標準 扎扎實實工作

根據多年來的工作經驗，我認為，無論干什么工作，只有扎扎實實做好平常工作，平時注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。

（一）加強領導，把檔案工作納學校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負責本部門日常檔案整理。

（二）認真組織學習，提高檔案業(yè)務水平。學校檔案室檔案員應定期對各處室的兼職檔案員召開業(yè)務學習指導會，學習有關檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強工作人員的檔案管理素質；根據工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學、學中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學、更規(guī)范做好學校的檔案工作打牢基礎 。

（三）抓住重點，細致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個非常重要的重點就是真實、完整反映學校在教育、教學過程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進行收集和積累。對開展的重要活動給予關注，及時收集紙質、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細做實工作匯報，爭取得到領導的支持。

（四）克服難點，認真系統(tǒng)進行整理。每個部門每學期新形成的檔案都很多，我們應對教育、教學、人事管理工作中形成的各種文件資料進行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關聯(lián)的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對于需要經過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結束，就立即整理裝訂成冊。

（五）注重細節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細節(jié)，認真編號，用統(tǒng)一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷的好習慣。

四、常規(guī)檔案整理

（一）計劃總結類。開學初，學校各處室和各部門均按照學校的整體工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束時與期末的各項工作、活動總結收集、分類進行裝訂。

（二）教育教學活動類。學校教育教學工作中，常常開展多項活動，實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：

1.教學活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標準及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標準、結果統(tǒng)計表、評選等次等。（3）學校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎照片、總結、新聞報道的雜志和有關報道的報紙等。 （下轉第68頁）（上接第78頁）

2.黨、團委活動類：（1）學生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內容、打分表、獲獎情況、小結、照片、新聞報道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關照片及新聞報道等資料。（3）黨、團日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動內容、活動小結、照片、新聞稿件等。

3.工會活動類：（1）我們收集的材料有評選通知、各部門上報的工會材料、評選結果通報、獎勵情況及新聞報道。（2）排球比賽：我們收集的有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、獎勵情況、新聞報道，入選上級國家隊情況，高考后大學錄取情況。

“常規(guī)檔案資料是對學校歷史腳印真實記錄”，學校的檔案資料管理人員積極、主動、科學地做好檔案資料的收集、整理與管理工作，是對學校的歷史負責。在平時的資料收集方面我們應做到：制度化、部門化和細致化；在檔案的裝訂方面應科學化、規(guī)范化。我們只有在日常工作中及時收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什么檢查，也無論由那個部門負責牽頭迎接上級的檢查，我們只是按照檢查文件要求，把各部門日常工作中與檢查內容相關的檔案收集上來，按照各項檢查的評估標準、評分細化分類即可。同時還把每次各級領導檢查后的反饋建議記下來，作為以后重點整改的地方，這樣不斷完善，逐步提高。