檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

羅曉燕

【摘 要】由于社會發展的不斷進步，檔案管理工作面臨著較大的復雜性。它已經從傳統管理方式上轉為現代化技術發展的有利趨勢。為了提高檔案管理的質量和實施效率，保障檔案管理事業的健康發展，大唐戶縣熱電廠針對檔案管理中存在的問題和建議，闡述檔案管理的基礎工作在現代檔案管理中實施的作用。

【關鍵詞】檔案管理 現代檔案 管理

信息化時代已經促進了社會中各個行業的發展和建設，由于傳統檔案管理在時代變化中受到的沖擊，現代化檔案管理工作成為主要的發展領域。現代化檔案管理的實施不僅能幫助人們在信息搜索上實現方便性，增加管理工作的創新意識，還能提升檔案管理的系統化、標準化，從而適應現代化的管理工作。

1檔案管理基礎工作存在的問題

目前，基礎檔案管理工作中還存在一些問題，制約了現代檔案管理的實施。如人們對檔案信息的管理工作沒有一定的重視，現代社會中各個行業都沒有對檔案信息進行嚴加管理，在基礎建設期間降低了實際工作的有效性。在這種傳統思想方式中，不僅增加了大量檔案信息的丟失現象，也影響了該領域在生存和發展中的建設。而且，管理部門對大量的檔案信息也沒有進行嚴格的分類和保存工作，使人們在搜索期間增加了大量的時間，降低實際的工作效率，從而給檔案工作的管理增加了困難。

2檔案管理基礎工作問題的實施

由于檔案管理工作中相關問題的存在，要建設現代化的檔案管理工作，首先要對這種存在的問題進行解決，這樣才能保障現代化管理工作的有效實施。首先管理部門以及相關的管理人員要加強對檔案管理的重視，因為檔案信息能為相關單位的日常工作提供有效的發展信息，所以相關單位要保證利益的實施和健康的發展地位，就要對檔案信息管理工作加大重視，充分認識到檔案基礎工作對以后工作實施的重要性和積極性[1]。還要加強基礎檔案工作的主要內容，這樣才能保障整個管理的標準化、規范化、有效化的實施和建設。在管理檔案內容期間，管理人員要整理各個檔案在類別、目錄、相關內容、相關批號等方面，提高檢索功能的實施和建設，從而保證檔案管理工作效率的提升。還要對檔案管理人員的綜合素質進行培養，要改善基礎檔案的管理工作，管理人員要具有良好的自身素質，不僅要在思想道德上進行培養，在計算機操作技術應用上也要保證一定的熟練程度，所以相關單位針對管理人員的培養，就要根據現代化信息的更新和發展，定期開展知識型學習課堂，使管理人員能隨時更新自己的觀念和操作行為，使他們在以后的檔案管理工作中，能將素質建設和專業的技術水平保持在統一方向上，從而實現現代化檔案管理工作的實施和建立。

3檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

3.1實行檔案管理的標準化

現代化檔案管理工作實施標準化的體系建設是主要的工作之一，由于現代社會的不斷發展進步，很多現代化的管理人員在專業水平上還不能跟上現代化管理的實施。所以為了增加這種標準化工作的健康發展，就要培養檔案管理人員對檔案基礎工作的意識，使他們能在自身條件下認識到檔案基礎工作的重要性。加大管理人員對檔案管理工作的保管力度，利用現代科學技術發展實施全方位的管理措施，從而保障檔案基礎工作的安全性[2]。還要在管理工作中建立責任機制，提高管理人員的積極性，利用賞罰分明的相關機制來保證積極性的穩定發展。還要對管理人員的實際工作中進行監督檢查工作，保障管理實施中的有效性和嚴謹性。

3.2能夠去除雜劣

在檔案管理工作中，由于一些頁面和資料信息的復雜性，常常會出現較大的雜質。所以為了減少這些雜質的出現，就要對檔案中的相關信息進行整理，特別是一些文件在目錄、相關案件號、頁碼上存在的不完整，就要在基礎工作實施建設中，及時對這些文件進行重新整理。這樣不僅使檔案保障了原有的完整性，提高了檔案的容量，也實現了規范化的管理方式。

3.3促進檔案規范化

要實現檔案規范化工作的實施，檔案管理人員就要保障相關案件的完整性，要根據檔案中相關的管理標準，對各個檔案進行管理和分類。如果在管理工作中沒有保障信息實施的不規范行為，相關的管理工作也不正確，盡管利用現代信息化技術管理檔案工作的實施，也不能提高現代化檔案管理工作的效率。所以在檔案基礎工作實施過程中，就要建立相關的規章制度，根據相關的建設標準進行實際工作，保證檔案管理工作在監督執行方式上的標準性，合理實施檔案的整理和保存，從而實現現代化檔案管理工作的有效進行[3]。

3.4檢索檔案的準確性

要進行檔案管理的輸出和輸入方式，也是基礎工作中的有效途徑。因為檢索工作的實施能方便人們對檔案信息的查找，從而保障人們查找的效率性和準確性。隨著信息技術的不斷應用，只有保障基礎工作的實施才能確保人們在檢索工作中的有效使用。在檔案信息管理基礎工作中，建立專門的信息小組，使小組能根據信息的收集和整理進行加工、分析，然后根據相關的目錄和種類進行保存。這樣在用戶查找相關資料信息期間，就能利用檔案檢索，以減少花費的時間。

4結語

隨著現代化檔案管理工作的實施和發展，管理工作要不斷發展創新方式才能實現改革的現代化。不僅要提高管理工作人員的專業素質，還要更新檔案管理中的相關內容，使人們在搜索信息期間，減少了人力、物力，也保障了檔案管理工作的效率提升。

參考文獻：

[1]張敏.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義探討[J].辦公室業務，2015，17：33.

[2]鄭輝.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析[J].科技與企業，2015，12：62.

[3]周宇飛.在現代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究[J]. 辦公室業務，2013，11：83.