簡論基層檢察機關訴訟檔案的利用

邱黎晶

當前基層檢察機關在訴訟檔案的利用方面很積極，以大余縣人民檢察院為例，主要有四方面有利因素。一是領導重視，管理規范。大余縣人民檢察院高度重視訴訟檔案管理工作，經常了解指導檔案歸檔整理利用工作，建設了以辦公室為主，其他各部門齊抓共管的檔案管理網絡，把檔案管理工作和業務工作同部署、同考核，不斷完善訴訟檔案利用機制，為訴訟檔案利用奠定了堅實的基礎。二是制度健全，落實到位。大余縣人民檢察院堅持用制度管案管人管事，制定了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用為主要內容的檔案制度體系，嚴格按照制度開展訴訟檔案利用工作，并本著為檢察業務工作服務的工作原則，在制度程序范圍內簡化訴訟檔案利用流程，提高訴訟檔案利用效率。三是設施齊全，信息化水平高。大余縣人民檢察院技偵大樓建設之初就專門為檔案室建設作出了科學規劃，嚴格按照“三室分開、集中管理”的原則設置了檔案庫房、整理、辦公閱覽室，并配備了密集架、避光窗簾、消毒柜、滅火器等訴訟檔案保管、保護設備，同時配備了防磁柜、復印機、掃描儀、數碼相機、檔案專用服務器等設備，提升了信息化建設的硬件水平，并在3Hmis綜合檔案管理系統上建立了檔案管理數據庫，實現檢察檔案紙質與電子兩套化管理，檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。四是干警檔案利用與工作結合意識增強。隨著對辦案能力與辦案責任的要求不斷提高，檢察干警通過查借閱訴訟檔案獲得辦案指導的意識正逐步增強，為推動訴訟檔案利用工作提供了動力。

但同時，訴訟檔案的利用也存在一些制約因素。一是少量訴訟檔案長期滯留業務科室。按照《訴訟檔案歸檔制度》規定，訴訟案卷應于結案后翌年6月底前向檔案室移交歸檔。從近三年歸檔情況看，大部分案卷能夠按期歸檔，但有少量案卷不僅超期，還須經檔案員多次催要才予以歸檔，另一方面，諸如因案卷質量檢查工作而借出的案卷不能及時歸還，部分科室內勤不固定，整理歸檔案卷工作職責不明確等因素的影響，從源頭上阻礙了訴訟檔案的利用。二是訴訟案卷歸檔編號錄入系統不到位。訴訟檔案歸檔編號須同一案件的偵查、批捕、起訴案卷歸同一檔案號，歸同一檔案盒，在訴訟檔案未全面收集到位的情況下，造成仍有部分案卷處于待歸檔狀態，影響歸檔編號錄入檢索系統工作，相應的也不同程度降低利用過程中的調卷效率。三是案卷檢索方式單一，檢索效率有待提高。大余縣人民檢察院現存檔案近5000卷，其中僅對2000年后的訴訟檔案進行了3Hmis系統錄入，其余訴訟檔案只能通過手工查閱的方式進行利用。四是訴訟檔案利用方式單一。大余縣人民檢察院檔案室主要向利用者提供訴訟檔案的查閱、借閱等服務，利用的方式相對消極被動，雖然根據工作需要每年編制編研材料，但對檔案資源進行系統開發利用少，對訴訟檔案的利用價值缺乏深入挖掘。

針對這些問題，可從五方面入手改進訴訟檔案利用。一是完善配套制度，加強制度建設。健全訴訟檔案利用工作機制，具體包括檔案收集、整理、歸檔各環節制度以及明確崗位責任、獎懲措施等，并在工作中嚴格落實，用制度保障檔案利用來源。結合檢察實際，總結經驗，進一步完善訴訟檔案利用制度，統一訴訟檔案提供利用權責，提升訴訟檔案管理水平。二是加強組織培訓，提升業務水平。要切實加強訴訟檔案管理工作人員專業技術培訓，更新檔案工作人員知識，提升檔案工作人員（包括各部門內勤）工作專業技能，為訴訟檔案利用工作水平的提高奠定堅實的人才基礎。三是規范流程管理，提高利用效率。要進一步規范訴訟檔案利用流程，簡化利用手續，為檔案利用工作提供便利。同時，嚴格按照保密有關規定，提醒監督利用者在查借閱訴訟檔案時，注意遵守保密規定，對借閱到期的訴訟案卷，及時催還。四是注重日常維護，保障基礎設施。在配齊配全檔案基礎設施的基礎上，應規范操作各項設備，定期維護，按要求更換防霉防潮藥包，做好庫存檔案的保管、保護工作。五是更新利用理念，挖掘深層價值。針對越來越強烈的訴訟檔案利用需求，檔案管理要及時創造條件，開展歷史舊存訴訟檔案的數字化加工工作，推動訴訟檔案利用方式多元化，特別是充分利用檔案局域網系統，并在條件成熟的情況下，對3Hmis系統進行升級，和統一業務軟件系統的運用結合起來，以更強大的支撐平臺推進檢察機關檔案信息化建設，提高訴訟檔案資源利用效率。同時，要注重訴訟檔案利用價值深入挖掘，適當組織開展訴訟檔案編研工作，實現利用價值最大化。