餐飲企業采購業務內部控制思考

烏仁

[提要] 隨著市場競爭的日趨激烈，餐飲企業的利潤空間越來越小，在這種苛刻的環境條件下，想要繼續穩定發展，其關鍵在于成本控制。為了達到成本控制目標，做好內部控制是必要手段。本文通過分析餐飲企業采購業務的基本內容及特點，對其做好有效的內部控制提出建議。

關鍵詞：餐飲企業；采購；內部控制

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年12月21日

一、餐飲企業采購業務內部控制目標

（一）保證采購業務和生產銷售要求一致。采購環節的內部控制應使采購的一切活動，包括訂貨要求的提出和審批、供應商的報價、采購批量、貨物驗收等，須嚴格按照生產和銷售的要求進行，因為采購原材料的品種、數量、質量和價格高低等決定了企業未來生產和銷售的成敗盈虧，所以防止不恰當的采購和某些人為了個人利益，以犧牲企業的利益購入與生產和銷售要求不符的原材料的行為發生。

（二）保證采購業務會計資料真實完整。要求每一項貨物采購業務都必須得到反映，換言之，在有關會計核算資料中，都可以追溯到每一項采購業務的蹤跡，而且所記錄的都是實際已經發生的采購業務。這些核算資料都能真實地反映采購業務的情況、來源、單價、金額以及費用等都是實際發生的，內部控制應防止漏記或虛記采購業務資料。

（三）合理反映企業應享有的折扣折讓。商業折扣是供應商為了促銷而給予企業的價格上的讓渡，現金折扣是供應商為了使賒銷款項提早收回而給予企業的價格讓渡。兩種折扣都會給企業帶來相應的經濟利益。如果發現采購貨物存在質量問題，可向供應商要求退回或給予一定折讓。內部控制應合理揭示企業已享有的各種折扣和折讓，合理地沖銷相應的應付賬款并正確確認購進貨物的成本，防止有人將企業享有的折扣和折讓隱匿起來，避免企業獲得的利益為私人占有。

（四）盡量降低采購風險。采購風險是在采購過程中由于存在不確定因素而造成的可能損失。當商品供不應求時，由于不確定因素增多，應增大保險儲備量。保險儲備是企業為了防備物資運送誤期或來料品種不符需要等而建立的物資儲備。再如，當購買新產品時，如果事先不了解市場反應，應減少購買量。

二、餐飲企業采購業務基本內容

采購原材料是餐飲企業組織生產和提供服務的前提。比較完整的采購過程一般由采購計劃、組織訂購、簽訂購貨合同、到貨驗收入庫、貨款結算和付款入賬等環節組成。

（一）制定采購計劃。購買原材料的申請通常源于倉庫存貨的儲備要求。倉庫管理員應填制請購單，送交采購人員。請購單一般包括所需要的材料名稱、規格、庫存數量、請購數量等。大多數企業對正常營業所需材料的購買均作一般授權，比如倉庫在現有庫存達到再訂購點時就可以直接提出采購申請。但對超過正常金額和非日常所需材料的購買，企業通常會要求作特別授權，只允許特定人員提出請購。為加強控制，每張請購單應經過對這類支出預算負責的主管人員簽字批準。

（二）組織訂購。采購人員對經過授權批準的請購單實施采購，選擇合適的供應商發出購貨單。若企業與某些供應商有合約，則直接發出購貨單，否則，應針對每次訂貨情況確定最佳的供應渠道。采購人員可通過與供應商談判和競價的方式來保證訂貨質量上乘、成本低廉、時間迅速。

（三）簽訂購貨合同。企業確定貨源后，應與供貨單位簽訂購貨合同。合同是供需雙方共同簽訂的具有法律效力的經濟合同。采購人員與供應商簽訂的購貨合同內容必須詳細明確，文字表述準確完整。采購合同應主要規定所需商品的品名、規格、數量、質量、價格、供貨日期結算方式、違約責任以及糾紛解決方式等。會計人員應當參與采購合同的簽訂工作，并監督執行。

（四）驗收入庫。驗收人員應按照采購合同所約定的要求對供應商發運的商品進行驗收。驗收人員首先應比較所有商品的名稱、數量、到貨時間等與訂購單上的要求是否相符，然后再盤點商品并檢查商品有無損壞。驗收后，驗收人員應對已驗收的每張訂購單編制一式多聯，預先編號的驗收單，作為已驗收和檢驗商品的依據，并將其中的一聯送交會計人員記賬。驗收人員將貨品送交倉庫時，應取得經過倉庫保管人員的簽字的收據，已確定他們對所采購的資產應負的保管責任。

（五）貨款結算。貨物驗收后，應核對購貨單、驗收單與供貨發票的一致性，編制付款憑單，并交會計人員。付款憑單載明已收到商品的廠商、應付款金額和付款日期，是企業內部記錄和清償負債的授權證明文件。會計人員對付款憑單等原始憑證進行核審，確認無誤后，編制記賬憑證和登記有關賬簿，并根據與供應單位的合同，選擇適當的貨款結算方式。

三、餐飲企業采購業務基本內部控制制度

（一）職務分離制度。在采購環節中，企業應當建立采購業務的崗位責任制，明確相關崗位的職責、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督，不得由同一個人員辦理采購業務的全過程。需要職務分離的有：（1）采購申請必須由生產銷售部門人員提出，具體采購業務由采購人員完成；（2）采購與驗收崗位人員的職務相互分離；（3）采購、驗收與會計記錄崗位人員的職務相分離；（4）采購合同的訂立與審計崗位人員的職務相分離；（5）付款審批與付款執行崗位人員的職務相分離；（6）記錄付款與執行付款人員的崗位職務相分離。

（二）授權批準制度。授權批準控制指在處理各項經濟業務時，必須經過授權批準以進行控制。有效的內部控制要求每一項經濟業務活動都經過適當的授權批準，各級管理部門和人員按照各自的授權批準范圍各司其職、分工負責，防止濫用職權，確保內部控制目標的有效實現。企業應當對采購業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人員對采購業務的授權批準方式，權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人員辦理采購業務的職責范圍和工作要求。

（三）訂貨控制制度。當購貨部門收到請購單后，在最終發出購貨訂單之前，必須對以下三個方面做出決定：應訂購多少、向誰發出購貨訂單、什么時候發出購貨訂單。購貨部門內部控制應為合理地做出這些決定而加以制定。向誰發出購貨訂單，取決于供應方的信譽、價格、地理位置、供貨能力等因素，一般采取由采購、使用部門共同參與比質比價的方式，并按規定的授權批準程序確定供應廠商；應訂購多少、什么時候發出購貨單則可以量化計算，在實際工作中可以采用定量訂貨控制法和定期訂貨控制法。

（四）收貨控制制度。為了達到控制目的，收貨的職能必須由獨立于請購、采購和財務部門的人員來擔任。對收貨的控制具有雙重的作用，既要控制購買環節的經營活動，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制責任主要在收到貨物的數量和質量方面，應根據訂貨單上的數量和質量要求獨立地檢驗收到的貨物。檢驗質量是物品入庫前的重要控制環節，企業應制定嚴格的質量檢驗標準和程序，只有檢驗合格的物品才能辦理入庫手續，并進行相應的賬務處理。每一項收到的貨物必須在檢驗后填制一式多聯、預先編號的收貨報告單，并及時交購貨人員和會計人員以防止少計應付賬款、成本及存貨。

（五）付款控制制度。付款控制制度主要有：（1）正確的付款和記錄。對于現金支付的交易，付款人在付款前，首先必須檢查供應商的發票是否蓋有“款已收訖”的戳記，以防止已經支付的款項被第二次支付；其次復核數量、價格和合計數以及折扣條件等；最后付款人應檢查付款憑證和是否經授權人批準；（2）所有已確認的負債都應及時清償，以加強同供應商的良好關系和維持企業的信譽；（3）對于存在因退貨或讓利而造成的應付款項，在良好的控制制度下也可以于沒有收到供應商的貸項通知之前，從付款金額中予以扣除。

主要參考文獻：

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