In c lu d ep ic tu re域與郵件合并的結(jié)合妙用

周寶才

摘要：在Microsoft Word的郵件合并應(yīng)用技術(shù)中，將照片作為數(shù)據(jù)源的內(nèi)容合并到文檔中，涉及到域的嵌套概念。本文重點研究了在郵件合并中批量制作打印帶照片的證書，結(jié)合INCLUDEPICTURE域的格式及其功能要求，完成對圖形數(shù)據(jù)的合并。提高了辦公自動化在數(shù)據(jù)信息處理方面的效率。

關(guān)鍵詞：域代碼；合并域；域嵌

office辦公高級應(yīng)用技術(shù)在日常辦公中的廣泛應(yīng)用，為我們提供高效率辦公的同時，還為我們減輕了因大量的重復(fù)勞動所帶來的勞動強度，并保證了我們在工作中所處理信息的準確性。

Microsoft的word 2003中推出的一些域功能，可以很好地應(yīng)用在一些辦公領(lǐng)域。本文通過對Includepicture域和郵件合并域的組合嵌套應(yīng)用來研究在處理信息文檔時，對圖片信息完成自動處理及對其所涉及的一些實際問題進行論述。

Includepicture域說明：域代碼格式：{Includepicture“filename”[switches]}，其功能是插入指定的圖片。插入圖片后，切換域代碼狀態(tài)，可以看到其域代碼格式：{Includepicture“D：＼＼l＼＼pictures＼＼001jpg”}，特別說明，路徑中的分隔以“＼＼”而不是常用的“＼”，這一點需要特別注意。

學校教務(wù)科每年都要打印帶照片的學生準考證，學生科要打印帶照片的學生畢業(yè)證，保衛(wèi)科每學期都要打印上千份的校牌（胸卡）、學生證和榮譽證……若每一份都用手工填寫打印，須花很多時間且又麻煩，還易出錯。關(guān)于帶照片的證書的打印，類似的文章較多，大多用VFP報表功能來實現(xiàn)。如果用VFP，還需將工作表轉(zhuǎn)換成DBF格式，并將照片復(fù)制成一個個單獨的圖片文件，由于人數(shù)較多，用這種方法來實現(xiàn)是比較困難的。

若利用Word郵件合并功能，并結(jié)合Includepicture域，這些問題就迎刃而解了，下面以制作準考證為例進行說明。

一、準備工作

準備一份Excel的學生信息數(shù)據(jù)。需要注意的是：在使用ExcelT作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。比如第一行里面包含了編號、準考證號、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個相片列。

所有其他的數(shù)據(jù)一般不會出錯，這里特別要作說明的是相片列信息要準備了。為了方便，如下圖所示，我們將所有考生的相片依次命名為1、2、3……，存放的路徑為D：＼a目錄中。這里要特別說明的是，計算機正常存儲路徑為單反斜杠“＼”，但是在這里因為后里要用Includepicture域，在域代碼中都必須用雙反斜杠“＼＼”，所以這里在操作時很容易出錯，導(dǎo)致后面由于相片路徑表達不對，相片無法顯示。

數(shù)據(jù)準備工作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細校對檢查。

二、接下來的工作就是要用word設(shè)計好主文檔

黃岡技師學院畢業(yè)考試準考證

三、照片的準備

照片格式：jpg；大?。?0～15KB為宜。然后將剛才編輯的Excel數(shù)據(jù)、word主文檔放在同一個文件夾中。在第一幅圖中可以看到我們將圖片存放在D：＼a下，因此切記要將圖片文件夾Ta放在D盤的根目錄。當然，這里不將統(tǒng)一要求，只要用戶記得圖片文件夾的正確存放路徑并在Excel數(shù)據(jù)中正確輸入即可。

利用Word郵件合并功能將Excel數(shù)據(jù)、照片合并到word言主文檔《黃岡技師學院畢業(yè)考試準考證》中。步驟如下：

1.啟動WOrd程序，打開《黃岡技師學院畢業(yè)考試準考證》WOrd模板，從菜單欄中選擇“工具一郵件合并向?qū)А泵?，將出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框；

2.在“郵件合并幫助器”對話框中的第一步：選擇“信函”并單擊“下一步”：“正在啟動文檔”一一單擊“使用當前文檔”按鈕一一點擊“下一步”：選取收件人——單擊“瀏覽”——選取數(shù)據(jù)源——郵件合并收件人——單擊“確定”按鈕。

3.單擊“下一步”：撰寫信函——“選擇”：其他項目——插入“合并域”——點擊“下一步：預(yù)覽信函”，如圖所示。

4.下面是實現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步，就是照片域的實現(xiàn)：

在上圖中可以看出，所有相關(guān)的域都插入完成了，只剩下“相片”沒有完成。這里是最關(guān)鍵也是相對難一點的地方。

先把光標定位在要插入照片的地方，選中“相片”二字，單擊“插入”菜單—一“域”——在“域名”處選擇“IncludepictIlre” -在“域?qū)傩浴蔽募?，為了方便起見填入任意字符，比如“l(fā)”—單擊確定。如圖：

單擊剛才插入的“域”——“shift”鍵+“F9”鍵——選擇“1”（注意不能選外面的雙引號）。打開郵件合并工具欄，單擊“插入域”按鈕，選擇“相片”哉，替換掉剛才所選擇的“l(fā)”，域代碼中會出現(xiàn)相片的完整路徑表達式了。

黃岡技師學院畢業(yè)考試準考證。

出現(xiàn)如上圖所示的代碼后，按F9鍵，即可出現(xiàn)圖片了。

完成最后的郵件合并工序，我們會發(fā)現(xiàn)所有同學的準考證都顯示出來了。不過，不要急，仔細看看還有沒有什么地方不對啊。原來所有同學的相片是一樣的，都是1號同學的相片，這可怎么辦呢。很簡單。只需按ctel+A鍵全選所有準考證文檔，最后按一次F9鍵對全文作一次刷新就大功告成了。

哈哈，是不是很興奮，就這樣將全校所有同學的準考證連同相片都制作出來了。