談實驗室管理中有關檔案規范管理的要求

甘振淼

[摘 要]實驗室規范管理是實驗教學順利開展的基礎，而檔案管理是實驗室管理中的重要環節，但同時也是薄弱環節。要做好檔案管理，應對其作出統一的要求。

[關鍵詞]實驗室管理 檔案 規范管理

[中圖分類號] G633.91 [文獻標識碼] A [文章編號] 16746058（2016）170115

實驗室是開展實驗教學的主陣地，是學校教育教學工作的重要組成部分。實驗室規范管理是實驗教學順利開展的基礎，而檔案管理是實驗室管理中的重要環節，但又是薄弱環節。為此，對我縣中小學實驗室的檔案管理（包括賬目管理、儀器使用管理、實驗教學管理等）作出了統一的要求，現提出供同行商榷。

一、儀器的賬目管理

我們強調所有的儀器都要及時登記入冊，使賬目明了。登記儀器的賬冊有：儀器檔案總冊和明細卡。化學藥品不用記入檔案總冊和明細卡中，其屬低值易耗品，應另造冊登記。是上級配發的儀器要有調撥單（裝訂成冊保存）。要做到賬賬相符，賬物相符，單據完整，記賬正確。針對部分實驗員記賬過于簡單和不會記的問題，我們做了詳細的記賬填寫規定。

1.儀器檔案明細卡的使用

（1）檔案明細卡：反映每種儀器的數量、金額及變動原因，要求記錄每種儀器的類別、編號、名稱、規格型號以及購進或損耗、丟失的日期、單價、變動數量、儀器的結存情況等。

（2）應按配備標準中儀器的分類和編號順序分頁記賬，并按順序裝訂成冊，然后裝上封面和封底。

（3）明細卡每頁只填寫一種同名稱同規格的儀器，不同規格的同種儀器也要分頁登記。記錄完正面接著用背面。

（4）除“產品代碼”和“憑證字號”不詳可不填寫外，其余各項均應按要求填寫清楚。

（5）注意成套儀器其“配件”要記錄清楚。

（6）“日期”指該種儀器購進或損壞、丟失或清點時的日期。

（7）“摘要”欄主要說明儀器的來源或變更的原因，填寫時應簡明扼要，如“縣站調撥”“學校自購”“自制”“損壞報廢”“丟失”“清點”“移交”等。填寫“清點”時，不要同時填寫“報廢”，可以先填寫“報廢”，另起一欄再填寫“清點”。每填寫一次“摘要”欄，相應的其他各欄目應接著及時填寫清楚。每行都要填寫有結存的數量和金額。

（8）屬于調撥、自購、自制的儀器填入“收入（增加）”欄，屬于報廢、丟失等的儀器填入“付出（減少）”欄。儀器的增加和減少不能填寫在同一行，應分開填寫。

（9）“結存”欄中的“數量”是指當時現有可用數量（歷年的累計數），不包含“另有可修結存數”的數量。

2.儀器檔案總冊的使用

（1）儀器檔案總冊：反映儀器的總件數和總價值及每年的變動情況。主要記錄每種儀器各學年度配備的情況。

（2）按照學校的配備類別，根據儀器配備標準“基本”欄目中相應的量，填寫好各種儀器的配備標準數。

（3）“現有數”系指首次填寫本冊時實有的儀器數，它包括“可用數”和“可修數”（未報廢、修好可用）兩部分。其中“可修數”系指《明細卡》中的“另有可修結存數”的數量。

（4）“增加數”欄填當年購置增加的儀器，增加一次填入“1欄”，增加2次填入“2欄”。“減少數”欄填當年報廢、丟失的儀器。

（5）每學年度終清點實物一次，把每種儀器的累計數填入“累計數”欄（第一年的累計數=現有數+增加數-減少數；以后各年的累計數=上年的累計數+本年增加數-本年減少數）。因此，每學年度終必須清點實物一次，核查出每種儀器的累計數和金額（金額數從明細卡中算出），最后統計出本學科儀器的總價值，寫在封面相應的年份內。即使當年沒有增加或減少，也要把上一學年度的數據移下來。

（6）檔案總冊以外的儀器另造冊登記。

（7）總冊的數目與明細卡的數目要相一致，與實物數相一致。做到賬賬相符，賬物相符。

即《總冊》←→《明細卡》

“增加數”=“收入（增加）”

“減少數”=“付出（減少）”

“累計數”=“結存”+“另有可修結存數”

“可修數”=“另有可修結存數”

（8）學校自制的教具、學具應集中上柜，核算成本后單獨登記造冊。

（9）明細卡的填寫式樣（以托盤天平為例）：

（10）總冊的填寫式樣（以托盤天平為例）：

二、儀器的使用管理

儀器使用管理的主要工作是做好儀器設備的使用發放和回收及有關的記錄。儀器的使用記錄檔案是開展實驗教學的重要依據，必須及時地、完整地做好有關的記錄。根據中小學校的不同，記錄也有所區別。

1.所有儀器設備的領用、外借、回收都必須通過管理人員辦理借還手續。做到發放有登記，回收有簽收；按時發放，限期收回。

2.儀器的使用管理中應做好以下有關記錄：

（1）《領、借、用教學儀器記錄本》

①凡屬校外開展實驗、本校課外實驗活動和非本學科課堂實驗教學領、借用儀器的，必須在此記錄本上做好登記手續。

②為簡化手續，方便教學，本學科任課教師課堂實驗教學領用和回收儀器，可直接在《實驗通知單》上辦理簽字手續，不必再在此記錄本上登記。

③小學兼職的實驗教師自己上實驗課使用儀器時，也可不在此記錄本上登記，但要登記在《實驗教學記錄本》的“實驗儀器”欄上。

（2）《實驗教學記錄本》

凡進行實驗時必須及時記錄開出的實驗情況，詳細填寫《實驗教學記錄本》中的有關各項。實驗類型有：演示、分組、觀察、制作、探究、調查實驗等。

（3）《損壞、丟失、賠償教學儀器記錄本》

對在實驗教學中損耗的儀器應及時處理。在使用中正常損壞的儀器（消耗品除外）由使用者填寫并簽名，作報廢處理；非正常損壞丟失（由教師和學生擅自動用或失職或違反操作規程而造成損壞、丟失）的儀器設備，要查明原因，如實登記，按規定賠償。

（4）《教學儀器維修登記冊》

每修理一件儀器設備，都必須做好修理記錄。

（5）《實驗通知單》

①每開展一個實驗教學活動，任課教師都要提前把所需要的儀器設備開列在“實驗通知單”上，交給實驗教師做好儀器及藥品的準備工作。

②小學只有一個兼職實驗教師的，自己上實驗課時可不用填寫實驗通知單，只填寫實驗教學記錄本。

③把實驗通知單按學期裝訂成冊存檔保管。

三、實驗教學的管理

開展實驗教學，是實驗室建設和管理的最終目標，又是學校教育教學工作的重要環節，也是評價實驗教學人員教學工作的重要指標。實驗教學檔案是實驗教學管理的重要內容，在實驗教學中我們要著重抓好實驗教學計劃、實驗教學分析總結和實驗教學記錄等的建立和健全。

1.把實驗教學內容列入學校的教學工作計劃中，每個學期都要制訂有實驗教學計劃，每個學期都要有實驗室工作總結。要求分學期裝訂成冊。

2.按照教材內容和教學大綱的要求，以表格形式開列課程所有的實驗個數和實驗形式（實驗類型）：演示實驗、分組實驗、觀察實驗、小制作實驗、探究實驗、調查、課外實驗等。根據不同的實驗形式組織開展不同的實驗教學活動。

3.每做一個實驗，都要有詳細的記錄，記錄在《實驗教學記錄本》中。是學生實驗的則要求學生填寫好實驗報告單。以往填寫實驗教學記錄本時，很多教師填寫的過于簡單。為此，我們作出了如下的填寫要求：

（1）要求每做一個實驗填寫一頁，同一個實驗不同班級進行的，要分班級填寫，不能合計一頁，每項填寫清楚。

（2）“實驗情況記錄”的填寫，以往實驗教師一般都是寫“效果好”或“完成”等沒有什么參考價值的記錄，為此我們要求所有的實驗情況記錄都要參照以下幾個方面作簡要的有選擇的填寫：①儀器、材料是否準備充分；②裝置連接是否正確；③操作是否規范，常見的操作錯誤是什么；④是否獨立完成實驗，有無忙亂和觀望現象；⑤是否有良好的實驗習慣，實驗后是否按要求整理好儀器；⑥現象是否明顯，讀數是否正確；⑦課堂紀律是否良好；⑧實驗效果如何，是否達到了實驗的目的等。

（3）“器材使用情況”：記錄器材有無損壞。

（4）“聽課領導”：每學期有2～3次。

（5）“備注”：填寫其他情況，如實驗事故等。

（責任編輯 黃春香）