企業(yè)檔案的信息化管理

毛秀娟

【摘 要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化管理成了檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，也是提高企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要保證。近幾年來(lái)，青島卷煙廠結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，分階段、分步驟對(duì)檔案實(shí)施了全文信息化管理，取得了理想的效果。本文結(jié)合實(shí)踐，客觀地分析了企業(yè)檔案信息化管理的必然性、意義及存在的問(wèn)題等，給企業(yè)檔案工作者以借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案 信息化 管理

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和企業(yè)各項(xiàng)工作的不斷完善，企業(yè)形成的檔案已有傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式發(fā)展為以紙質(zhì)為主的多種載體，這給檔案工作帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的要求，信息化成了檔案管理的必由之路。近幾年來(lái)，青島卷煙廠結(jié)合企業(yè)管理和形成檔案的實(shí)際情況，分階段、分步驟對(duì)企業(yè)榮譽(yù)檔案、會(huì)議紀(jì)要檔案、商標(biāo)檔案等實(shí)施了全文信息化管理，取得了理想的實(shí)用效果。

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數(shù)字化。所謂檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

1企業(yè)檔案信息化管理的必然性

企業(yè)檔案的信息化管理是信息時(shí)代企業(yè)發(fā)展的必然要求。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應(yīng)用及各種電子設(shè)備的投入使用，諸如文件的起草、核對(duì)、簽發(fā)等工作全在網(wǎng)上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以說(shuō)檔案的信息化是檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展的必然趨勢(shì)，其終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案室。

企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用面越來(lái)越寬廣，企業(yè)管理面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的變革，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關(guān)系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

2檔案信息化管理的意義

提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關(guān)鍵字等方式檢索到檔案的檔號(hào)，然后按照檔號(hào)去庫(kù)房相應(yīng)位置調(diào)閱相關(guān)檔案，占用大量時(shí)間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)查閱關(guān)鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息化后檔案管理人員的查檔時(shí)間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護(hù)原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復(fù)印、翻閱對(duì)原始檔案紙張?jiān)斐傻母g和損壞，有效保護(hù)了企業(yè)的檔案資產(chǎn)。

提高檔案信息利用的時(shí)效性和服務(wù)效率。信息化后檔案資源在一定權(quán)限內(nèi)可實(shí)現(xiàn)共享，并能遠(yuǎn)程服務(wù)，時(shí)效性強(qiáng)，從而能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，企業(yè)整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業(yè)中的地位，脫離了過(guò)去單純的檔案保管模式，轉(zhuǎn)而成為企業(yè)的信息中心。

3檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

由于檔案的全文數(shù)字化工作在近幾年剛剛起步，企業(yè)針對(duì)這種數(shù)字化檔案的管理制度還不夠完善，落實(shí)不到位。首先，檔案管理部門應(yīng)從企業(yè)形成檔案的實(shí)際出發(fā)，依據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善企業(yè)電子檔案的管理，制訂《企業(yè)電子檔案管理規(guī)定》，確保企業(yè)檔案的規(guī)范化管理。其次，要不斷加強(qiáng)相關(guān)工作人員的保密意識(shí)，嚴(yán)格控制信息化檔案的使用范圍，另外還可以采用數(shù)據(jù)加密、安全認(rèn)證和信息隱藏等技術(shù)，確保企業(yè)相關(guān)檔案信息的安全。

總之，檔案信息化管理是當(dāng)前對(duì)檔案管理工作的跟本要求，信息化管理不但是一種新型的檔案管理模式，也是檔案管理工作中一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。這就要求我們檔案工作者要逐漸改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力做好企業(yè)檔案的信息化管理，讓檔案信息化的便利惠及企業(yè)的每一項(xiàng)工作，充分發(fā)揮檔案工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 主編 李現(xiàn)紅，張巍.《檔案管理》.山東文化音像出版社.

[2] 林曉芬.《關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)》.《辦公室業(yè)務(wù)》，2012.