淺談事業(yè)單位人事檔案管理的問題及其電子化建設(shè)

王培培

摘要：人事檔案管理工作是企業(yè)及事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分，人事檔案關(guān)系著一個單位人才的流動情況，人事檔案內(nèi)容記錄著人員的工作履歷，學(xué)業(yè)情況以及個人相關(guān)的重要內(nèi)容，對于事業(yè)單位的人事調(diào)動，以及員工的職位升遷等等都具有重要意義。本文重點從電子檔案管理的角度，分析未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢，研究當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，探索未來事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；電子化

事業(yè)單位人事檔案管理工作關(guān)系著單位員工的個人發(fā)展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進(jìn)行調(diào)動的依據(jù)。檔案管理工作發(fā)展已久，如今，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能夠滿足社會發(fā)展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發(fā)展的一個趨勢。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)趨勢

電子化建設(shè)是當(dāng)前我國社會發(fā)展中檔案管理工作的發(fā)展趨勢，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機(jī)就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設(shè)也是顛覆了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅內(nèi)容復(fù)雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設(shè)的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質(zhì)檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準(zhǔn)確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細(xì)致，提高了檔案保管的整體水平，是順應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

事業(yè)單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復(fù)雜，事業(yè)單位的人員數(shù)量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經(jīng)成為檔案管理工作的一個發(fā)展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少一些人為因素導(dǎo)致的出現(xiàn)錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優(yōu)勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展情況來看，很多事業(yè)單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理中的軟件和硬件設(shè)施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業(yè)單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關(guān)部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設(shè)施的支持，這是電子化檔案管理工作實現(xiàn)的最重要的依托。當(dāng)前，很多事業(yè)單位中對于人事檔案的電子化管理的關(guān)注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業(yè)單位忽視了對單位內(nèi)部的人事檔案電子化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)的支持。此外，事業(yè)單位對檔案電子化建設(shè)支持力度不夠還表現(xiàn)在，事業(yè)單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設(shè)工作，這一點也導(dǎo)致了電子檔案建設(shè)和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，制約了事業(yè)單位檔案管理電子化的建設(shè)和發(fā)展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發(fā)展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業(yè)單位檔案管理電子化的軟件支持，當(dāng)前，在一些事業(yè)單位中，單位內(nèi)部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業(yè)人才。

當(dāng)前在一些事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業(yè)單位中檔案管理工作沒有專業(yè)的部門來開展，而是交給人力資源部門負(fù)責(zé)打理檔案相關(guān)事宜，這一點就導(dǎo)致了事業(yè)單位中沒有專業(yè)的人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)識有限，在一定程度上也缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人才，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發(fā)與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權(quán)限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導(dǎo)向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強(qiáng)了。

對于檔案資源的開發(fā)和利用也需要在電子化檔案管理的基礎(chǔ)上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現(xiàn)的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發(fā)利用都不夠成熟。

三、事業(yè)單位人事檔案管理電子化建設(shè)

事業(yè)單位在未來的發(fā)展中，要充分了解和認(rèn)識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當(dāng)前在我國的事業(yè)單位發(fā)展中，檔案的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現(xiàn)檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統(tǒng)的電子化建設(shè)

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，未來，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的需求，單位內(nèi)部要針對性的對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，建立更加先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，同時，有針對性的適應(yīng)本單位對檔案管理工作的需求，提升系統(tǒng)對檔案管理工作的適應(yīng)性。

電子化檔案管理建設(shè)工作的開展中，系統(tǒng)的建設(shè)要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應(yīng)系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)的建設(shè)還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設(shè)

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)要提升對電子化檔案建設(shè)工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設(shè)施的配備能力，從資金方面加大對硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度。此外，還需要設(shè)定專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理，切實實現(xiàn)對檔案管理的層次化和細(xì)化，將檔案管理工作規(guī)范起來。合理運用硬件設(shè)施，提升檔案管理工作的軟實力。

（3）加快建設(shè)檔案管理電子化人才

檔案管理人才的吸納和培養(yǎng)也是未來事業(yè)單位檔案電子化管理工作中需要關(guān)注的重點問題。針對當(dāng)前人才投入力度和人才人員短缺的情況，未來，單位內(nèi)部要加強(qiáng)對現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的檔案管理工作能力，強(qiáng)化技能培訓(xùn)，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業(yè)的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。

四、結(jié)束語

未來的電子化檔案管理成為發(fā)展趨勢，事業(yè)單位要從多方面強(qiáng)化檔案管理工作的電子化水平，更好地提升檔案管理工作的能力，服務(wù)于單位的整體建設(shè)。