加強檔案管理基礎工作的重要性研究

劉利娟

摘 要： 當前已經進入了互聯網時代，信息化高速發展，檔案管理工作也更加重要，檔案管理信息化已經成為一種發展趨勢，因此加強檔案管理的基礎工作，實現檔案的高效、便捷管理至關重要，為此本文主要研究了加強檔案管理基礎工作的重要性以及相關策略，以達到加強檔案管理，提高檔案管理質量的目的。

關鍵詞：檔案 管理 基礎工作 重要性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）07-0068-01

前言

檔案記錄了每一個群眾的相關信息數據，具有重要的作用，關系到學生的學業成績，職工的職位評定，以及居民的養老、醫療，由此可見，加強檔案管理工作至關重要，但目前，檔案管理工作存在一些不足，檔案編號未統一，檔案標題不科學，缺乏規范性等問題大大增加了檔案查閱難度，降低了檔案的重要作用，因此研究檔案管理基礎工作的策略，具有重要意義，有助于使檔案管理能夠發揮出更大的作用，更好的為民眾服務。

一、加強檔案管理基礎工作的重要性

檔案管理基礎工作的有效實施能夠提高檔案管理質量，實現檔案的規范化，因此加強檔案管理基礎工作十分重要，其重要性主要表現為三點，一有利于保證檢索的查準率，加強檔案管理基礎工作能夠有效實現檔案信息的規范化，降低檔案查閱的難度，使檔案檢索的查準率更高。二有利于提高檔案的利用率，發揮出檔案的價值，檔案管理的目的就是儲存檔案信息，充分利用檔案資源，更好的為民眾服務，加強檔案管理基礎工作能夠較好的實現此目的，通過題名的科學化，采用統一分類等方式增強檔案管理的規范化，提高檔案的利用率[1]。三有利于規范檔案管理的著錄工作，實現檔案管理的規范化，保證檔案管理的高效，便捷的實施，從而提高檔案管理的質量。由此可見，加強檔案管理基礎工作至關重要，具有重要的研究價值。

二、檔案管理基礎工作的現狀

檔案管理基礎工作的現狀不容樂觀，存在的一些問題嚴重影響了檔案管理的質量，降低了檔案管理人員的工作效率，其問題主要表現在三點，一部分檔案沒有統一的編碼，檔案缺乏統一的編碼會存在較多的問題，例如檔案管理過程中易出現疏漏，致使檔案管理的科學性降低；易導致檔案查閱困難，降低工作人員的工作效率；因此，檔案缺乏統一編號是檔案管理基礎工作中存在的主要問題之一。二檔案的編號不科學，在部分存在編號的檔案中往往會出現一個檔案多個編號的情況，致使檢索困難，檢索準率較低[2]。三檔案的標題不科學，部分檔案存在標題與卷宗不相符的情況，易導致工作人員在檢索過程中檢索困難，增加了查閱的難度，并降低了檔案資源的利用率。由此可見，檔案管理基礎工作的現狀不容樂觀，需要研究加強檔案管理基礎工作的策略，實現高效的檔案管理。

三、加強檔案管理基礎工作的策略分析

加強檔案管理基礎工作能夠充分利用檔案資源，實現檔案價值，避免疏漏，提高檔案數據的科學性，因此研究加強檔案管理基礎工作的策略具有重要意義，本文主要從以下三點實施研究，一統一分類號，二全面普查檔案案宗，三規范檔案題名，通過此三條策略的研究增強檔案管理水平，提高檔案管理質量，下面進行詳細的闡述。

1.統一分類號

統一分類號的目的是提高檔案管理的科學性與規范性，從而提高檔案管理的質量，研究表明，統一分類號的注意事項主要有三個，一根據《中國檔案分類法》的相關章則進行分類，做到有章可循，有法可依，增強檔案分類的科學性，二需要增強校審力度，減少分類人員的失誤，由于檔案資源較多，統一分類編號較困難，出現失誤在所難免，因此增強校審力度至關重要，能夠有效提高檔案資源的準確性，實現檔案資源的準確化，科學化，與規范化，從而提高檔案資源的檢準率，實現檔案資源的高效管理。三組織工作人員認識統一標準，做到前后一致，達到標準化管理，避免出現歧義等問題，以免影響檔案資源的有效管理，增加查閱難度。由此可見，統一分類號具有重要的作用，能夠有效提高檔案管理的水平。

2.全面普查檔案案卷

全面普查檔案案卷的重要作用是保證檔案資源的有效性，減少工作人員不必要的工作，降低工作人員的工作難度，全面普查檔案案卷具體步驟如下，首先對數據進行全面的分析與整理，其次剔除無效的，失去價值的以及重復的檔案資源，取其精華，去其糟粕，最后進行全面的檢查校審，減少疏漏，保證全面普查檔案案卷的有效性。通過以上的步驟，能夠較好的實施檔案案卷的全面普查，減少無效檔案數據以及重復檔案數據的數量，從而減少工作人員的工作量，降低工作人員的工作難度。

3.規范檔案題名

規范檔案題名也是提高檔案資源科學性，保證檔案資源標準化的有效手段之一，對檔案資源管理具有重要的影響，規范檔案題名的重點在于細節的處理[3]。因此在規范檔案題名過程中具有較多的注意事項，一按照國家的相關條例，進行系統的規范的題名，提高檢索的準確率，二對檔案中涉及的機構簡稱進行規范，避免產生含糊不清，存在歧義等情況，三對檔案中不完整的責任者、事由進行補充規范，保證檔案資源的完整性，提高檔案資源的科學性。三對檔案資源中沒有完整名稱的題名，需要進行補充規范，補充的原則是按照當前的實際情況進行規范，四對于復雜的冗長的題名進行精簡，根據實際內容概括恰當的題名，使題名規范化。五對文件的實質作用進行區分，對含義不清的文種進行規范化，以請示報告為例，報告與請示是兩種不同的文種，請示需要批復，而報告作為陳述性的告知性的文種不需要批復，在檔案管理中同時出現請示報告時就出現了歧義，使文種的含義不清，檢索時易出現困難，因此需要對文種進行規范化，保證檢索的準確率。由此可知規范題名具有重要的作用，能夠提高檔案管理的質量。

結語

綜上所述，加強檔案管理基礎工作十分重要，有助于提高檔案管理工作人員的工作效率，降低檔案檢索的難度，保證檔案檢索的準確率，從而提高檔案管理的質量，實現檔案資源的有效利用，因此研究加強檔案資源管理基礎工作的重要性以及策略至關重要，研究表明，通過全面普查檔案案卷，統一分類編號，規范檔案題名等手段能夠有效增強檔案管理基礎工作水平，實現檔案管理的有效利用，具有重要的研究價值。

參考文獻

[1]楊冬葳.現代檔案管理基礎工作的對策探析[J]. 黑龍江檔案. 2015（04）

[2]張紅文.新時期檔案管理工作淺談[J]. 長江師范學院學報. 2016（02）

[3]段士鴻.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].黑龍江史志. 2014（11）