辦公自動化中的計算機技術應用

王宗運　于敏

摘要：辦公自動化指的是一種綜合、全面的辦公方式，利用計算機信息技術對圖文演示、文字處理、表格數據進行處理。隨著辦公自動化的深入推廣，企業的辦公效率得到了明顯的提升。筆者闡述了辦公自動化的概念和應用現狀，并且提出了辦公自動化的應用策略，以期為提升辦公自動化應用成效提供一些有益參考。

關鍵詞：辦公自動化 計算機技術 應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）08-0237-01

辦公自動化是結合了現代化辦公理念和計算機技術的高效辦公模式。辦公室自動化憑借通信技術、自動化技術和計算機技術等大大優化了目前的企業組織管理結構，不僅顯著提升了員工的工作效率，同時也促進了管理體制的改進調整。通過自動化辦公，各部門工作人員可以更好的協同辦公，進而提升了決策一致性，提升了決策效能。

1 辦公自動化的概念和重要性

辦公自動化是信息時代下計算機技術快速發展的衍生物，指的是處理辦公室內部事務、信息的自動化辦公系統。辦公自動化應用了計算機的網絡通信、硬件、軟件、和相關辦公設備，對辦公信息進行收集、加工、儲存、傳輸、維護及更新，將員工個人辦公系統、部門辦公系統、企業信息發布系統、企業事務管理系統、辦公文檔管理系統等整合成一個整體的系統網絡[1]。

2 辦公自動化中的計算機技術的作用分析

2.1 辦公自動化技術研究

辦公自動化的產生得益于自動化辦公技術的研究，可以有效的處理和集成辦公信息，并且實現企業內數據交換、資源共享、高效處理企業數據的功能。計算機不僅讓企業內部可以高效的運作，同時也大大提升了企業的績效。在日常辦公中，企業也需要借助多媒體展示技術和信息處理編輯技術來進行企業形象和企業文化內容的展示。辦公自動化不僅能讓企業內部的各類事務透明化、公開化，而且可以有效的管理戰略人力資源，進而提升企業的收益。

2.2 方面查找、處理辦公資料信息

企業工作人員在日常自動化辦公中，可以應用多種的計算機軟件來處理大數據。例如在辦公最多使用的軟件Excel，這個軟件擁有強大的數據處理分析能力，可以實現對辦公數據的自動運算，使用者只需要把各項原始數據輸入到表格中，經過簡單的設置，點擊功能按鈕就能得到篩選、統計、計算的結果。同時，可以應用折線圖、條形圖、餅圖等統計圖形式來展示數據的統計結果，這大大簡化的財務計算工作[2]。

不管是企業單位還是政府部門，其工作內容都包括對辦公檔案的查找、傳輸和儲存。以往的檔案主要是紙質文檔，雖然可靠性強，但是不方便后期的檢索、查找，同時也占用了較多的儲存空間，紙質檔案在存檔之后，很少會再次取出使用，這是對檔案信息資源的極大浪費。所以在構建了辦公自動化之后，就可以用電子檔案逐漸替代紙質文檔，工作人員需要做的就是把工作數據輸入到系統中。當前情況下，辦公計算機軟件已經有了一定的進步，可以用專業的軟件來編撰電子檔案，并且通過設置能夠按檔案部門、內容、時間的不同進行自動歸檔操作。企業檔案系統還具備信息共享功能，企業員工可以方便的查看檔案信息資源，只要輸入相關帳號密碼就可以從網絡檔案資料庫中搜索到需要的數據和文本。這不僅大大降低了檔案查找難度，同時也發揮了檔案的作用[3]。

2.3 建立信息技術發布平臺

企業單位主要是利用網絡平臺來進行信息的發布以及交流在，現今很多企業都利用網絡來進行操作，企業的會議、論壇以及招聘等活動信息等。員工能夠在網絡信息平臺上進行交流合作，同時能夠發布一些信息，促進信息的傳播，員工能有效了解單位的時事動態，并且會提供單位職工電話號碼查詢，促進員工與外界的溝通。各級領導與員工一統一的平臺中進行交流，方便領導對員工有一個全面的了解，同時也能利用手機等媒體設備進行辦公，有效提升了企業工作與管理的效率，促進企業長遠的發展。

3 提升辦公自動化中計算機技術的應用成效的策略

3.1 增加對辦公系統的資金投入

生產和銷售是決定企業收益的兩個重要部分，大部分企業由此忽視對辦公系統的資金投入。企業管理這需要認識到，辦公系統是連接企業各部門員工的關鍵銜接點，決定著企業員工的辦事效率。所以，對辦公硬件、軟件的及時更新以及對企業員工的定期技術培訓都是十分必要的，是有效的資金投入。

3.2 選擇合適的計算機辦公軟件

計算機技術的發展速度非常快，而辦公自動化的基礎又是計算機技術。所以想要讓辦公系統能夠跟得上時代的步伐，就必須選擇合適的辦公軟件。辦公軟件行業競爭較為激烈，所以可以選擇的計算機辦公軟件十分豐富。相關人員在選擇辦公軟件時，需要首先明確自身需求，而后考察軟件的功能和企業的辦公需求是否相對應，尤其是在選擇國外的計算機辦公軟件時，需要著重考慮軟件在本公司的適用性，因為國內外的環境差異，軟件在細節方面會有差別，容易出現無法正常使用的問題。與此同時，還要考慮軟件的系統兼容性，如果軟件和公司硬件設備不兼容，那么大價錢買來的軟件就成了擺設。

3.3 做好對設備的維護工作

計算機屬于消耗型高科技設備，所以需要加強對辦公硬件、軟件的保養工作。企業員工在使用中，應注意不要讓計算機長時間超負荷的運轉，并且需要自主學習一些計算機維護技巧和殺毒軟件使用技巧，對工作電腦定期進行優化和殺毒處理。企業要需要定期的聯系專業維護人員對辦公設備進行檢查和專業維護，只用這樣才能將低辦公設備的故障率，延長辦公設備的使用壽命，從而保障員工工作的正常開展。

4 結語

綜上，在辦公自動化中應用先進的計算機技術可以為公司員工減輕負擔，顯著提升其工作效率，為企業創造更高的價值。為了充分優化辦公質量，企業工作人員需要加強對計算機信息技術的學習，以此來適應社會和企業對人才的要求。

參考文獻

[1]韓小強.網絡辦公自動化系統構架設計綜述[J].中小企業管理與科技，2015（21）：58.

[2]張宏宇.計算機網絡優化探討[J].嘉興學院學報，2014（64）：67-68.

[3]雍訓.基于WEB的辦公自動化系統的設計與實現[J].山西廣播電視大學學報，2015（32）：16-17.