淺析基建檔案建設

唐璐璐

【摘要】基建檔案管理是整個工程建設過程中的一項重要基礎工作。是建設項目在勘察設計、立項審批、招投標、施工監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體存在的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。基建工程檔案直接反映建設工程質(zhì)量的好壞， 是建設工程的有機組合部分。

【關鍵詞】基建檔案；建設；研究

一、 基建檔案的概念

基本建設項目檔案是指從建設項目（工程）的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等多種形式與載體的文件材料。在工程建設過程中，從最初的計劃到最后的工程驗收所形成的各種載體的具有實際保存?zhèn)洳閮r值的資料都將在工程竣工驗收后作為基建檔案保存。

二、基建檔案的整理工作

基建檔案整理工作主要包括四個方面：分類、立卷、卷內(nèi)文件整理以及卷內(nèi)目錄及備考表的填寫。而這四個步驟中著重分析研究立卷這一步驟。基建檔案的立卷主要有兩個方案，分別是按項目立卷以及按專業(yè)性質(zhì)立卷。按項目組成案卷（即保管單位）如一項建筑工程，一般由大小不等的若干單項工程組成；按專業(yè)性質(zhì)組成案卷（即保管單位），是指按照基建檔案的內(nèi)容反映的專業(yè)性質(zhì)來組成保管單位。這兩種立卷方案都是根據(jù)基建檔案的性質(zhì)和特點而進行實施的，具有一定的專業(yè)性特征。

三、基建檔案移交階段

（一）接收目錄。包括工程準備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件材料、工程竣工驗收文件、竣工圖、聲像材料（包括：照片、錄音、錄像、光盤）。

其中工程準備階段文件包括：決策立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪成果、設計方案審定及施工圖文件審查意見和有關主管部門批準文件；投招標文件；開工審批文件；工程項目管理機構、工程項目監(jiān)理機構、工程項目施工管理機構及相應負責人名單。施工文件包括：土建（建筑與結構）工程文件；水電、暖通、空調(diào)、消防、燃氣、建筑智能化、電梯工程文件；室外工程文件。

（二）查詢利用。目前，城建檔案館的查詢利用與公共檔案館相關流程一致，都需要攜帶個人相關證件以及相關單位的介紹信才能查詢到所需的檔案。例如，個人查詢自己名下的相關房產(chǎn)的基建檔案時，需要攜帶個人身份證以及所在社區(qū)居委會的介紹信才能獲得查閱資格。而與公共檔案館不同的是，基建檔案的查詢需要收取一定的費用，根據(jù)所查詢基建檔案的種類確定不同收費標準。

四、調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及相關解決方案

筆者走訪了幾家同級單位進行考察，發(fā)現(xiàn)這些單位存在相似的3點問題，以下筆者就這幾點問題進行研究并提出解決方案。

（一）檔案專業(yè)人員不足，大量的檔案未能及時整理。檔案人員對基建檔案管理重要性缺乏足夠的思想認識，大量的基建檔案還處于零散階段，大量未整理的檔案隨處擺在地上，沒有對基建檔案的保護意識。同時檔案管理制度形同虛設，對于檔案工作人員的監(jiān)督力度明顯不足。

解決措施：轉變觀念，增強對檔案重要性的認識。加強檔案人員對于檔案管理的科學知識的學習與培訓，完善基建檔案管理制度，實行有效的監(jiān)督措施，從而促進基建檔案的科學合理的管理。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領導和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

（二）檔案檢索系統(tǒng)較為落后，信息更新不及時，查準率、查全率較低。在基建檔案實體管理過程中，檔案計算機檢索為檔案管理帶來了很大的便利，尤其是對于基建檔案的查閱更為快捷有效。

解決措施：加強對檔案人員計算機知識的培訓，完善檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)重要檔案的數(shù)字化。同時檔案行政機關應將檔案檢索系統(tǒng)的完善程度作為重要的考核標準之一，督促城建檔案館完善基建檔案的檢索系統(tǒng)。

（三）檔案庫房建設不合理。庫房條件較差，樓層布置不合理，檔案庫房處于高樓層，形成“頭重腳輕”的弊端。在庫房中，沒有全面做到“八防”措施，大量檔案隨處擺放，而且呈層壘疊放，對檔案的長久保管造成了很大的破壞。在檔案庫房內(nèi)，沒有對溫濕度實現(xiàn)有效控制；檔案庫房的防盜措施并不是很完善；對于部分檔案柜，沒有擺放防蟲防霉的物品。這些不恰當?shù)谋９芊椒ú粌H不利于檔案的長久保存，而且給檔案的科學管理帶來很大的不便之處。

解決措施：完善檔案人員對于檔案管理的專業(yè)性知識，加強在職培訓；增加投入，完善基建檔案基礎設施配備，加強硬件設施建設，不斷更新設備，使用現(xiàn)代化管理技術，為基建檔案的電子化現(xiàn)代化提供物質(zhì)基礎，基建檔案管理部門可以要求設計單位提供相應的電子版圖紙，使工程設計更為系統(tǒng)完整地在圖紙上進行反映完善檔案保管環(huán)境。