科研機構檔案管理存在的問題及解決對策研究

胡秀麗

【摘要】科研檔案是科研機構的寶貴財富，能夠為科研事業的發展提供借鑒和憑證。目前，科研機構檔案管理存在重保管輕利用、管理方式落后、管理人員素質較低、開發程度低等問題。因此，應充分認識科研檔案的作用，采取措施提高檔案管理水平和檔案的利用率，實現檔案的價值。

【關鍵詞】科研機構；科技檔案；存在問題； 對策

科研院所是科技力量的聚集地，擁有強大的科學研究和科技開發能力。科研檔案資源是國家的寶貴財富，能夠為科技發展和生產進步提供重要資源，是實現科研工作可持續發展的物質基礎。科研機構的檔案工作是科研機構建設與管理的不可缺少的重要環節，也是衡量科研機構管理水平高低的重要標志之一。做好科研機構的檔案管理，明確其管理特點，抓住管理工作重點，對于確保科研檔案資源的科學積累和有效管理，促進科研機構檔案事業科學發展，具有重要意義。

一、科研機構檔案特點

（一）檔案價值特點。科研機構檔案構成較多，包括文書檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案等，其中，文書檔案在數量上大多占據優勢地位，具有數量大、利用率相對較高等特點。但從對科研發展的促進作用來講，科技檔案應該是主體檔案。因為科技檔案是科研工作人員在長期的工作過程中對實驗記錄及研究成果的一系列記載、整理和管理，并以一定形式呈現在大家面前，涵蓋和反映了科研機構主體業務的發展足跡，蘊含著大量科研信息。它的規模和質量反映著科研院所的科技發展水平，是一個科研單位綜合科技實力的重要憑證。提高科技檔案的管理水平和科技檔案利用率，實現科技檔案的真正價值，是科研機構檔案管理的重要任務。

（二）檔案利用特點。科研機構檔案利用目的有兩種：一種是作為憑證作用和查考參照作用的文書檔案的利用，這是各類企業和單位都存在的檔案利用的普遍目的。第二種是為科學研究服務。科技檔案是促進科學研究事業發展的重要組成部分，它以知識為載體，集中體現了科研人員在實踐中發明創造的具有自主知識產權的新成果、新經驗、新思路，能夠為課題申報和科研選題提供借鑒和依據，為新時期科學研究領域的學科發展及建設提供借鑒和依據。有別于第一種利用方式，第二種利用方式能夠提升檔案價值，直接服務于科研機構主業，最終使科技檔案的科學價值在實際運用中得以實現。

二、科研機構檔案管理工作存在問題

（一）重保管輕利用。從知識管理的角度來說，檔案屬于顯性知識，檔案資料里面蘊含著許多前人積累的成果和經驗。充分利用檔案資源，挖掘其中潛在的價值，能為現在的工作研究提供參考，并能增強知識的傳承性和延續性。但目前許多單位雖然有相關制度與規范保證歸檔后的檔案妥善保管，但是歸檔之后檔案利用較少，尤其是科技檔案利用更少。且利用的目的簡單，大多數是為課題或項目報獎提供憑證作用，作為申報課題或者作為成果利用的參考資料的利用目的很少，造成了一定程度上的科技檔案科學價值的浪費。

（二）檔案管理方式原始，信息化程度低。目前大多數科研機構的檔案管理模式還停留在收集、整理、借閱、保管等簡單的操作模式上，管理體制也僅限于原始的“坐、等、靠、要”模式。管理方式落后，缺少新的管理理念和管理方式的補充和更新。且大部分科研機構檔案管理部門信息化建設起步較晚，大多數機構處于電腦輔助管理向數字化管理轉變階段。雖然大都購置了計算機、打印機、復印機等現代化設備，但還遠遠沒有實現服務手段自動化和網絡化，檔案信息服務水平明顯滯后于科研發展水平。

（三）檔案管理人員素質較低。科研機構重視科研研究，但對于承載研究成果的科研檔案及其他檔案的保管利用重視程度不夠。對檔案管理的認識僅停留在收集、整理和保管上，把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無需多少知識都可以“守好攤子”。雖然科研人員文化知識層次較高，但是檔案管理人員大都存在年齡偏大、缺乏創新意識、缺乏新的專業知識、缺乏現代信息網絡化知識等問題。這種傳統的隊伍建設已遠遠不能適應信息時代對檔案人員的要求。

（四）檔案開發程度較低。由于人員素質、管理模式、服務理念等方面的原因，使得科研機構只注重資料積累、文化財富堆積，卻缺乏對檔案信息的分析和編纂，檔案編研成果少之又少，且多是較低層次的組織機構沿革、大事記等編研成果。對主體檔案的分析和開發明顯不夠，使得科研成果中隱藏的信息沒有被充分利用，不能滿足科研工作的利用需求，表現出了明顯的滯后和欠缺。

三、加強科研機構檔案工作的有效對策

科研機構要實現科技檔案為科研發展服務的目的，需加強科研檔案建設，建好高質量的檔案，并不斷提高管理水平，努力發揮其知識和技術作用，促進科研成果產業化。在明確了科研機構檔案特點和檔案管理存在問題的基礎上，筆者認為應從以下五個方面加強科研機構檔案建設：

（一）完善檔案歸檔范圍。檔案部門要加強檔案接收和征集工作，一方面要合理擴大接收范圍，加強與科研部門的溝通，把有保管價值的科研檔案納入歸檔范圍，加大對保存在各部門的專門檔案的接收力度。另一方面要對接收檔案的質量進行控制，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源服務體系，努力改變館藏結構中文書檔案數量占主體的單一局面。

（二）注重檔案編研。編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統、廣泛地提供利用服務的一項重要的基礎性工作。注重檔案編研，要加大檔案編研力度和深度，有計劃地開展一些信息材料的編研。首先，根據部門的檔案利用需求開展檔案編研。了解各部門對檔案信息的需求動向和發展趨勢，掌握他們需求的重點，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。其次，經常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。第三，充分發揮科技檔案信息資源在科研工作中的積極作用，加強對科技檔案的編研，挖掘科技檔案中潛在的規律和信息，為科研部門的科研規劃和課題申報提供思路和資料支撐。

（三）轉變服務理念，變被動服務為主動服務。檔案工作者要強化服務意識，把檔案工作的重點從保管轉移到主動提供服務利用上來。不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應隨時關注科學研究發展的動態，全方位了解一個項目（課題）研究的全過程，以及該課題在實施發展過程中需借鑒的文獻信息和相關資料。要主動出擊、服務上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強聯系，使檔案信息利用工作既有成效，又規范科學。

（四）加強檔案信息化建設。信息化建設是企業檔案促進自身管理現代化，最大限度地開發檔案信息資源，使企業檔案事業實現跨越式發展的嶄新目標。加強檔案信息化建設，要實現館藏檔案信息化和檔案管理和利用的網絡化。首先，要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用。其次，加速實用、通用軟件的研制開發和利用，加快檔案信息數字化處理步伐。尤其對科技檔案，在實現檔案內容電子化的基礎上，設計開發多角度、多方式的電子原文檢索工具，以根據檢索目標的相關度準確、迅速地檢索到相關檔案內容，并實現電子原文查看，提高檢索利用速度和準確度。

（五）加強檔案管理人才隊伍建設。檔案價值的實現與檔案管理水平有著密切的關系，而檔案管理水平的提高有賴于檔案管理人員素質的提高。檔案管理信息化的發展對檔案管理人員的素質提出了新的要求。信息時代的檔案管理人員既要具備新的專業知識，又要具備一定的信息網絡化知識，同時還應具備創新意識。科研機構應重視檔案管理隊伍建設，及時為檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化管理人員年齡結構和知識結構，加強對檔案編研人員的安排。同時，加強對現有檔案管理隊伍的培訓，包括業務培訓和創新、服務意識的培訓，提高他們的業務水平和服務意識。

總之，檔案資源是科研機構的重要的歷史財富，在實際的檔案管理工作中，應當重視檔案資源隱藏的價值，充分認識目前工作中存在的問題，采取措施提高檔案管理水平和檔案利用率，真正實現檔案資源尤其是科技檔案資源的價值，為科研工作服務。

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