檔案信息資源的開發利用是檔案工作的重要環節

高立新

【摘要】建立和發展檔案事業的最終目的，就是檔案信息資源的開發利用。檔案信息資源的開發利用是社會衡量檔案部門工作好壞的標志之一；是對檔案工作各環節的促進和推動；是對檔案工作在社會上最有效的宣傳。因此，應加大檔案信息資源的開發利用，是檔案工作永恒的主題，是檔案工作不可或缺的重要環節。

【關鍵詞】檔案信息；利用； 重要環節

檔案信息資源的開發利用是檔案工作中最重要的環節，建立和發展檔案事業，保存檔案的.最終目的就是為了提供利用。檔案工作中所有收集、整理、編目等環節，也都是圍繞“開發利用”這一環節而進行的。因此，各檔案部門十分重視檔案信息資源的開發利用工作，它是檔案價值、檔案工作的社會地位和作用的具體體現；它是檔案工作的主要方向；它是檔案工作永恒的主題；更是檔案工作不可或缺的重要環節。

我們都知道：檔案信息資源開發利用，就是以利用者為服務對象，以館（室）藏檔案為服務手段，采取多種形式和方法，開發和直接提供檔案為黨和國家各項事業服務。這里需強調的是：“檔案信息資源開發利用”和“利用檔案”概念不同。“檔案信息資源開發利用”是檔案館（室）為滿足利用者的需要，向利用者提供檔案，為利用者服務；“利用檔案”是利用者為研究和解決各種問題到檔案館（室）使用檔案。檔案信息資源的開發利用工作的基本內容是：介紹和報道館（室）藏檔案的內容和成分，通過各種形式為利用者提供檔案和檔案信息。檔案信息資源的開發利用工作的開展，對檔案工作有檢驗、推動、宣傳和可持續發展的作用，是檔案工作好壞的風向標。

首先，檔案信息資源的開發利用，是社會衡量檔案部門工作好壞的主要標志之一。利用工作直接與社會發生關系，向各界提供檔案，是檔案工作聯系社會的一個窗口，能否“快、準、全”地為利用者提供所需檔案，充分發揮檔案的作用，必然影響到社會各方面對檔案工作評價的好壞；影響到檔案部門在本單位的形象；影響到檔案人員基礎工作的扎實程度。因此，這就要求我們檔案工作人員熟悉館（室）藏內容、成分和數量，以及存放的位置，熟悉檔案分類和整理狀況及其利用價值，對重點和珍貴檔案尤其要了如指掌，以提高利用的工作效率。了解需要，就是要做好利用工作的預測工作，了解不同時期、不同方面對檔案的不同需要能否“快、準、全”地向利用者提供所需要的檔案，充分發揮館（室）藏檔案的作用，這是對提供利用的檔案人員的一個基本要求。

其次，檔案信息資源的開發利用工作的開展，必然向其它業務工作提出相應的要求。需要不斷豐富館（室）藏，提高整理、鑒定、保管工作的質量，編制各種檢索工具，這必然促進各環節工作的開展。如我們在平時提供利用過程中，發現我集團公司設計院的利用者通常提供他們本單位慣用的一個順序編號，可這個編號在我們以前的檢索工具上并沒有體現出來，我們發現：如果能在常用的檢索工具中加上這一內容，就能又快又準確地提供利用。我們及時發現了工作中這一不足之處，并在進行數字化錄入這一環節上，把這一編號及時加到檢索工具“備注”一欄內，極大地縮短了向利用者提供檔案的時間，促進和推動了我們檔案的基礎工作；又如：在我們平時提供利用的工作過程中，發現檔案分類這一環節對檔案提供利用工作起著重要作用。檔案的分類必須準確，否則就會造成在提供利用時重復檢索、拖延時間的現象；再如“立小卷”對提供利用也非常必要，這種立卷方法針對性強，能大大地縮短調檔時間，這樣就避免了在眾多案卷中進行檢索的麻煩，對利用者做到了“快、準、全”地提供所需檔案。

第三，做好檔案信息資源開發利用工作，是對檔案工作最有效的宣傳。通過提供檔案發揮作用，能夠使人們進一步認識檔案的價值和檔案工作的重要性，擴大在社會上的影響。如：我單位曾立項一個科研項目《口泉溝洪災隱患》，就是利用我們檔案部門50年的地質資料（地形圖），通過換算坐標，經過深加工，提出了口泉溝存在的洪災隱患，給有關部門提出了預案和決策的依據，受到了領導表揚，使得我們檔案部門得到領導及各部門的重視和支持，給檔案工作的發展創造了良好的條件。

總之，檔案信息資源的開發利用工作，是一項系統工程，是一項功在當代、利在千秋的偉大事業。因此，做為蘭臺人，要在實踐中，勤奮學習、善于總結，使檔案工作更好地為本單位的生產、經營服務。做好檔案的開發利用工作，是對檔案部門和人員的基本要求，是檔案工作的一個重要環節。我們要加大檔案信息資源的開發利用，服務好社會。