淺談檔案管理現(xiàn)代化

鄭盛楠

【摘要】檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)， 本文主要從檔案管理現(xiàn)代化的含義、必要性、實(shí)現(xiàn)有效途徑三方面進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化

一、檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化是相對(duì)于傳統(tǒng)手工管理而言的，是指通過(guò)現(xiàn)代管理科學(xué)的指導(dǎo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理方式和模式，積極采用更先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)施，充分調(diào)動(dòng)員工檔案管理的積極性、知識(shí)性、技能性和科學(xué)性，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式和實(shí)踐進(jìn)行改革，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化的動(dòng)態(tài)發(fā)展，最終為實(shí)現(xiàn)社會(huì)現(xiàn)代化服務(wù)。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，主要涉及三方面：一是最大限度地保證檔案的保存時(shí)間。二是通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，使檔案信息資源為社會(huì)所用，盡可能發(fā)揮檔案的作用。三是通過(guò)對(duì)檔案從收到管到用的過(guò)程的現(xiàn)代化演變，形成豐富的電子檔案館藏。這三者是相輔相成的關(guān)系，缺一不可。

二、檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案工作現(xiàn)代化是檔案工作進(jìn)一步發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。新中國(guó)檔案工作經(jīng)過(guò)了多年來(lái)的發(fā)展歷史，從整體上看已經(jīng)建立了比較完善的檔案事業(yè)體制，在一定程度上具備了滿足社會(huì)需要的能力，并且正在逐步通過(guò)采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和科學(xué)管理方法提高服務(wù)能力。

第一，檔案工作發(fā)展需要而出現(xiàn)的自身矛盾問(wèn)題和具體管理問(wèn)題將得到有效解決。社會(huì)不斷發(fā)展必然延及檔案管理工作，通過(guò)檔案資料來(lái)了解國(guó)內(nèi)外的發(fā)展動(dòng)態(tài)也是社會(huì)主義現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要內(nèi)容。社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展導(dǎo)致檔案數(shù)量急劇增加，而亟待接收進(jìn)館的檔案數(shù)量也很大，傳統(tǒng)的檔案保管手段已不能適應(yīng)這種高強(qiáng)度的工作任務(wù)。而將現(xiàn)代科技手段運(yùn)用到檔案的收集、整理、保管等一系列過(guò)程中，檔案的存儲(chǔ)載體也由單一的紙質(zhì)檔案向多元化發(fā)展，大大縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。

第二，檔案工作現(xiàn)代化更便于人們查閱、檢索和使用，使得檔案的利用率大幅提升。21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段，相關(guān)配套軟件種類眾多，相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理而言，系統(tǒng)性更強(qiáng)、效率更高、保存時(shí)間長(zhǎng)、資源共享范圍更廣、更加便于檢索和利用。通過(guò)采用現(xiàn)代化的檢索服務(wù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使其適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)。

第三，通過(guò)檔管理信息化建設(shè)，將快速推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。利用信息技術(shù)手段的實(shí)施，從而實(shí)現(xiàn)合理配置和有效利用檔案資源。通過(guò)檔案管理創(chuàng)新，使檔案館成為保存和利用檔案信息資源、社會(huì)信息資源的共享中心。

第四，檔案管理現(xiàn)代化通過(guò)不斷改革和創(chuàng)新以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程。檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)現(xiàn)代化是密不可分的。檔案工作是社會(huì)工作中必不可少的組成部分，檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)基礎(chǔ)工作的一部分，是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。為了滿足社會(huì)發(fā)展需要，檔案工作應(yīng)該有社會(huì)物質(zhì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)、管理水平相適應(yīng)的能力。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有效途徑

檔案工作現(xiàn)代化是一個(gè)從管理思想、管理方法上的轉(zhuǎn)變到運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段全面提升的進(jìn)程，在此基礎(chǔ)上還涉及提高檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)和檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，不是一蹴而就的，是需要大家共同努力穩(wěn)步提升的結(jié)果。

（一）加強(qiáng)檔案管理思想上的現(xiàn)代化。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)變檔案管理思想是關(guān)鍵，需要管理思想上的質(zhì)的飛躍。據(jù)我國(guó)檔案工作目前的情況來(lái)看，大部分單位機(jī)構(gòu)還存在著落后的觀念和管理上的缺陷，這就需要我們學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理論和思想，樹(shù)立正確先進(jìn)的觀念，積極推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

通過(guò)現(xiàn)代化管理思想的指導(dǎo)，制定科學(xué)可行的實(shí)施計(jì)劃或方案，加大現(xiàn)代化技術(shù)手段的硬件設(shè)施，才能將檔案工作現(xiàn)代化落在實(shí)處。檔案管理者首先就要在思想上樹(shù)立科學(xué)、現(xiàn)代化的管理理念，堅(jiān)持從自身實(shí)際工作出發(fā)，積極探索檔案管理現(xiàn)代化工作的新規(guī)律、新特點(diǎn)，努力創(chuàng)新檔案管理工作的方法手段，制定相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理方案，只有這樣才能使檔案管理現(xiàn)代化沿著正確方向發(fā)展

（二）注意管理方法的科學(xué)化、推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理方法的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在使管理科學(xué)化、系統(tǒng)化，即根據(jù)本地區(qū)本部門(mén)實(shí)際情況，積極采用現(xiàn)代科學(xué)的管理理論與方法，建立新型管理體系，在管理方法中把行政手段與科技手段、社會(huì)需要等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，形成縱向與橫向共同發(fā)展的檔案管理體制，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要。在科學(xué)管理原理的指導(dǎo)下，以檔案工作的客觀規(guī)律為依據(jù)，從檔案工作的實(shí)際發(fā)展需要出發(fā)，研究修訂一系列的檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)。只有在各種標(biāo)準(zhǔn)比較完善配套的情況下，才能使現(xiàn)代化的技術(shù)措施收到相應(yīng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

（三）提升檔案管理工作技術(shù)手段的現(xiàn)代化。通過(guò)加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程，比如運(yùn)用計(jì)算機(jī)及掃描儀等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)建綜合的、專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)各檔案管理機(jī)構(gòu)的具體情況，有選擇、有重點(diǎn)性地處理檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。

具體可以從幾個(gè)方面入手：1.建立早期檔案庫(kù)的檢索目錄，這樣調(diào)取早期數(shù)據(jù)時(shí)，可以使檢索的速度和準(zhǔn)確度大大提升。2.按照檔案的種類分別進(jìn)行歸檔，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得查找各類信息十分快速方便。3.將重要的照片、字畫(huà)、圖紙等用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)的方式，將這些資料轉(zhuǎn)化成多種格式的資料進(jìn)行光盤(pán)刻錄或者計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，可以延長(zhǎng)這種資料的保存時(shí)間。

此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代化能力的培養(yǎng)，通過(guò)對(duì)檔案管理員的技術(shù)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)知識(shí)和管理能力全方位的提高，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

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