淺談行政秘書崗位的文書檔案管理工作

周佩鑫

【摘要】文書檔案工作是行政秘書崗位日常工作的重要組成部分。本文試圖從行政秘書崗位角度，結合日常工作經驗，探討文書檔案的管理工作。

【關鍵詞】行政秘書；文書檔案；管理；辦公室

一、日常文書管理

今天的公文就是明天的檔案。檔案的來源主要靠各級行政機關使用過的公文，公文的內容、格式、字跡等處理得規范與否，會直接影響到檔案的質量。而行政秘書崗位日常的文書管理工作可以簡單概括為公文的收發，這也要求我們在日常工作中的公文處理必須嚴格規范、認真謹慎。首先，發文處理是指發文機關依法履行職責，表達自身意志和愿望，創造、加工和記錄、傳遞有用信息的過程。在筆者的實際工作中，發文的過程管理主要通過《發文登記薄》來記錄和實施，包括擬稿、校對、核稿、簽發、繕印、分發、處置辦畢公文等步驟，這一程序具有很強的確定性和不可逆轉性，環環相扣，層層把關，從而維護公文的嚴肅性與權威性。其次，收文處理的程序包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。其中收文登記是公文進入收文處理過程的重要環節，收文處理的過程細節需要記錄在《收文登記簿》中。在進行登記簿的登記時，要隨到隨登，準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，對沒有標題的來文可根據內容自擬標題等不規范的登記方式，以保證登記簿的內容翔實、準確。

二、文書檔案歸檔

行政秘書的崗位職責，除了日常的公文收發外，還需要將文書進行分類、歸檔、立卷，形成系統的文書檔案管理。在這個系統的文書歸類管理過程中，要做到以下四點：

（一）準確地進行文件分類。進行文件分類是文書整理工作中的關鍵內容。將文件進行準確的歸類處理，對于日后的利用以及文件信息的開發都具有重要意義，也關系到文書工作的長期性和延續性。必須要建立有針對性的文件分類編目實施計劃，在具體工作中嚴格執行。科學合理地進行文件檔案的分類工作，要對單位各項活動產生的各種文件、檔案進行歸檔處理，要有一套明確、清晰的實施細則作為依據，讓文件分類歸檔工作變得簡單、順暢， 以便于日后其他文書工作的開展。

（二）保證歸檔文件的完整。文書檔案信息材料的內容可以劃分為外來文件與本單位各項活動中形成的文件兩種類型。本單位各項活動所產生的文件無疑是文件歸檔工作處理的重點內容，要尤其注重抓好這一部分的控制，確保歸檔文件的完整性。隨著辦公室工作的改革和文書檔案管理工作創新，辦公室自動化程度越來越高，一些信息化的文件材料和檔案信息必須要文書人員進行統一的登記歸檔處理，因此文書工作人員必須要熟練運用計算機技術和網絡信息技術確保各種傳真、郵件等形式的文件材料能夠完整地歸檔立卷，防止文件丟失，避免出現文件混亂的情況，最大限度地保證所有文件材料都能夠進行立卷歸檔。

（三）科學地進行立卷工作。立卷歸檔指得是從已辦結的公文中，將有保存價值的部分挑選出來，按照有關規定進行加工處理，組成案卷，供日后查考和利用。這里包含很多工作環節，從收集、整理、檢索、保護等環節。這些環節既有先后順序，又有制約關系，無論哪個環節的工作， 都是為了更好地利用而服務。由于機關事業單位的文件材料和檔案信息并不是同時形成的，它具有一個產生的過程，因此行政秘書人員不僅要做好文件材料的積累工作，還要在這個基礎上對日后形成的各種文件材料加以分析整理，并根據不同的特征條件進行歸類立卷，在年終時再統一進行正式組卷處理。

（四）合理地進行檔案管理。文書檔案管理除嚴格執行保密制度外，檔案借閱還應建立相關制度，采取有效措施，借調與查閱應有嚴格的審批和登記手續， 并限期歸還，歸還時如發現案卷存在被拆、短缺、增刪、污損等現象，應立即追查并追究相關人員責任。檔案查閱應出具正式查卷函件，經檔案室主管領導批準后辦理查閱手續。外單位或個人一般不得借調和查閱檔案。在實際工作中，要根據檔案管理辦法的程序進行妥善處理，避免出現問題和漏洞。對已過保管期限沒有保存價值的檔案要按照程序及時進行銷毀，對需要長期或永久保存的檔案要經常檢查， 保證檔案完好無損。要堅決杜絕擅自損毀和銷毀檔案的的現象發生。

三、結語

在新形勢下， 隨著信息社會的深入發展，對文書工作的要求越來越高， 文書檔案管理的重要性也更加凸顯。文書工作與文書檔案管理工作兩者之間既有區別，又密不可分，在行政秘書的崗位的具體工作中往往合二為一。為此，要不斷提高行政秘書的修養，努力做好文書檔案管理工作，使文書檔案發揮應有作用。

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