談檔案數字化

王正國 李蕓 田鎮瑋

【摘要】在當代，檔案的信息化建設已初具規模，我們必須在現有的檔案管理數字化、自動化的基礎上，建立具有時代特點數字化信息服務體系。

【關鍵詞】檔案；數字化；服務體系

檔案在信息技術廣泛運用的今天已經由傳統的封閉型的信息存儲場所轉變成開發型的虛擬化的信息資源管理和傳播中介，這其中便是檔案數字化信息建設的重要性。在當代，檔案的信息化建設已初具規模，為順應時代發展的潮流，在社會文化信息系統中確立并穩固檔案應有的地位，發揮檔案在社會發展中的積極作用，我們必須在現有的檔案管理數字化、自動化的基礎上，建立具有時代特點數字化信息服務體系。

一、檔案管理數字化技術

檔案數字化是在現代計算機技術、網絡技術、信息技術環境下出現的一種新型技術，數字化必須依附于關鍵的數字化技術，因此為了完成數字化檔案建設的重大任務，有必要從源頭上研究這些關鍵技術。館藏檔案的數字化是利用當今先進的數字化技術將傳統館藏檔案轉化為數字化信息，并儲存在計算機存儲設備里，以便提供檔案檢索和檔案信息服務。我國的檔案接收電子檔案是近些年的事，現存的檔案都還是傳統意義上的檔案，這些檔案要應對現代信息社會的利用需求，只有通過館藏檔案的數字化技術，將現存檔案轉化成數字化檔案才行，因此館藏檔案的數字化技術是一項基礎性的技術。

二、檔案數字化信息服務的個性化

隨著數字時代的來臨，檔案的建設手段也逐漸完善，在數字化信息利用方面，越來越多的檔案用戶習慣于依靠網絡進行信息檢索與瀏覽，習慣于接受檔案推送的個性化信息。服務方式的個性化是指數字檔案能根據用戶的個人習慣采用不同的方式為用戶提供所需的信息。服務內容的個性化是指數字檔案為用戶所提供的服務不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，針對每個用戶的興趣愛好為用戶推薦相應的信息資源。目前檔案數字化信息服務的研究仍有許多問題亟需解決，但這并不影響我們對于未來檔案數字化信息服務個性化、人性化的探討：

1.層次化分類。信息分類定制是指檔案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系統功能和服務形式中，自己設定信息的資源類型、表現形式、系統服務功能等。在檔案數字化信息服務的過程中，針對不同層次的讀者系統可以提供不同的服務，例如：館藏專業性很強的資料或者較為前沿性的資料將主要服務于某一領域的專業研究人員或是大學教師等高級知識分子；而針對一些大、中學校的學生則首先提供一些普及性質的文獻。根據需要提供必要的信息服務會使檔案數字化服務更加人性化，同時也減少了信息檢索的雜亂無章的局面。

2.數字檔案信息的推送服務。數字檔案信息推送服務是運用推送技術來實現個性化服務的一種方式。它是數字檔案建設的一個熱點，也是走向主動服務的一個重要標志。它是在網絡上通過特定的標準和協議，按照用戶的需求，定期主動傳送用戶需求信息的一項計算機技術。信息推送分為兩大類：一類是由智能軟件完成的全自動化的信息推送服務；另一類是借助于電子郵箱，并依賴于人工參與的信息推送服務。

三、檔案數字化信息個性化服務的具體措施

1.正確處理用戶隱私問題。數字檔案應該認真對待用戶的隱私問題，積極尋找有效的隱私保護措施。一方面，從管理上保障用戶信息的安全，包括下列幾點：另一方面，從技術上保障用戶的信息安全，數字檔案館必須建立有效的用戶隱私保護機制，使用戶的隱私權不被惡意侵犯。隱私問題的解決，還要依賴于良好的用戶信譽的形成，因此數字檔案要努力提高個性化信息服務的質量，處處為用戶著想，讓用戶體會到個性化信息服務給他們帶來的切身的方便和實惠，抵消個性化信息服務中用戶提供個人信息的顧慮。

2.著力解決信息安全問題。著力解決整個個性化信息服務系統的信息安全問題主要應從兩方面入手。一方面，技術上，開發新的信息安全保護技術，使系統在技術上具有安全性、可靠性和高效的運行性能，使硬件、軟件、數據得到更好的保護；另一方面可通過法律手段，以避免系統中的信息受到惡意的破壞、更改、泄露。

3.改進服務效果。一是要盡可能為用戶提供價值量大的信息；二是要注意簡化用戶界面，逐漸實行智能化服務來取代部分的用戶定制行為；三是加強對用戶信息的獲取和分析；四是積極從管理、人員素質等方面入手，切實提高個性化服務水平，使檔案館工作人員真正站在用戶的角度為用戶著想，使用戶得到滿意加驚喜的服務效果。

4.提高工作人員綜合素質。數字檔案信息服務要求工作人員，具備較高的政治素養、工作責任心、檔案業務水平、廣博的文化基礎知識及學科背景、熟練的計算機應用能力，善于與用戶溝通。這就要求檔案員不斷充實自己，更新知識，提高自身的素質。同時應建立起一個學習環境，使其適應技術環境的變化，學習新的工作技能，注意培養和引進人才，集中高素質人才向信息服務一線轉移。

5.深化個性化服務內容。在個性化服務中，我們可以利用數據挖掘，知識發現等技術，對有用的信息內容再進行深層次的分析和挖掘，向用戶提供能夠用于科學研究、解決問題的規則和模式的內容。例如利用網絡的優勢，借助多媒體等信息技術對各種類型的檔案進行編纂加工成相關內容的檔案編研成果。

檔案信息數字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數字化技術的同時，將數字化的檔案與傳統的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業更好地服務于社會。