如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作

孫希芳

摘 要：伴隨著經(jīng)濟(jì)管理體制的改革，機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的工作體制和管理模式也在不斷的發(fā)展，在眾多的管理中，檔案管理顯得尤為的重要，它對于單位制度的改革和完善方面起著至關(guān)重要的作用。但是它也面臨著一些挑戰(zhàn)，比如檔案員素質(zhì)低下、檔案信息化程度較低、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的不重視等等問題。因此，本文主要對機(jī)關(guān)單位檔案管理出現(xiàn)的問題以及改進(jìn)的措施等方面做了一個簡單的分析，提出了新時期機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的思考和發(fā)展的方向。

關(guān)鍵字：機(jī)關(guān)單位 檔案管理 措施

1、引言

機(jī)關(guān)單位屬于國家機(jī)關(guān)的范疇，是國家為行使職能而設(shè)立的各種機(jī)構(gòu)。檔案是記錄機(jī)關(guān)單位工作履行情況的重要載體，在保證機(jī)關(guān)單位高效、有序的運(yùn)行中起到了至關(guān)重要的作用，為機(jī)關(guān)單位信息記錄方面做出了貢獻(xiàn)。但是，檔案管理工作中，仍然存在很很多的缺陷，這就引起了有關(guān)部門甚至國家的重視，如何加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量成為了社會的焦點(diǎn)。我們必須清楚的認(rèn)識到問題的來源，并采取措施去解決問題，從而實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理工作。

2、機(jī)關(guān)檔案管理的作用作用

2.1檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)

檔案材料如果不經(jīng)過嚴(yán)密的管理，可能會導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機(jī)制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)重要的機(jī)密和知識產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動，具有一定的保存和參考價值。機(jī)關(guān)單位的檔案更為重要，記錄著機(jī)密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，可以有效的避免因信息流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

2.2檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的保證

完善的檔案可以展現(xiàn)出機(jī)關(guān)單位重要的科技成果、管理水平等內(nèi)容。隨著社會信用體制的建設(shè)，檔案也隨之加入了社會信用系統(tǒng)，如有他人有違規(guī)操作，檔案就會記錄這一行為，使不良記錄者付出慘痛的代價。可見，信用檔案建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理工作中不可缺少的一部分。

3、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理出現(xiàn)的問題

3.1部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視

各單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的工作不夠重視，他們把精力大多人事管理和財(cái)務(wù)管理方面，忽略了檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要環(huán)節(jié)，忽視了檔案資料的重要性。雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式，對于檔案管理人員的安排也很隨意，大多數(shù)是由兼職人員來管理。加之檔案室的位置往往處在樓層的角落內(nèi)，工作本身比較封閉，導(dǎo)致管理人員覺得自身的崗位比不上那些坐在辦公室的人，覺得檔案部門就是一個沒有前途的部門，缺乏自信心，從而產(chǎn)生自卑的心理，對于檔案管理工作也不上心。

3.2缺乏完善的檔案管理制度

目前，擁有一套完整的制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的前提。但是，還有少數(shù)的機(jī)關(guān)單位的檔案分散在各個部門去保管，缺乏統(tǒng)一的管理制度。檔案管理做不到科學(xué)化、專業(yè)化的管理，還停留在傳統(tǒng)的管理模式，比如“信袋式”的管理。而且還不能及時、完整的收集、歸檔和整理各個科室的資料。在信息的提取方面還存在困難，往往會浪費(fèi)一定的時間和人力去查找資料，影響檔案的使用效率。

3.3缺乏專業(yè)的人才

目前，很多的機(jī)關(guān)單位缺乏專門的檔案管理人員。即便是有，但是他們的專業(yè)素質(zhì)普遍不高，檔案管理工作都是由一些內(nèi)部人員代為管理的，設(shè)專職人員的單位很少。這與檔案管理工作的需求是相互矛盾的。面對相對枯燥的工作，無法滿足他們?nèi)粘５墓ぷ餍枰又畽n案部門在他們眼中就是一個“冷部門”，通過勤懇的工作很難升職，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。還有就是檔案人員缺乏培訓(xùn)，檔案管理部門經(jīng)費(fèi)向來緊缺，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。加上工作比較很定和安逸，使許多工作人員在心理上產(chǎn)生了一種惰性，失去了學(xué)習(xí)的動力，也更加不愿意去外面學(xué)習(xí)。

3.4檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)、辦公自動化等新事物相繼出現(xiàn)。目前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)是手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求。查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因?yàn)槿狈Ρ４娴臈l件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

4、提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的措施

4.1提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理意識

首先，機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)要提升自身的意識，對檔案管理工作加大資金的投入，為其創(chuàng)造一個良好的條件。其次就是要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的管理意識，重新認(rèn)識到檔管理工作的重要性，在開會的時候要時刻強(qiáng)調(diào)檔案部門的重要地位。在日常的學(xué)習(xí)和生活中，要多學(xué)習(xí)一些關(guān)于檔案部門管理的知識，借鑒一些國外檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，正確認(rèn)識檔案管理的重要意義。最后，要提升檔案管理員的管理意識，使他們清楚的認(rèn)識到自己工作的重要性，不斷提高自身的管理水平。

4.2加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案管理人員使檔案管理工作的主體，他們的自身專業(yè)素質(zhì)直接影響檔案工作的效率。所以，機(jī)關(guān)單位要聘請專業(yè)的檔案管理專家，對檔案員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)水平。除此之外，各大高校要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，加大科研經(jīng)費(fèi)的投入，增設(shè)相關(guān)專業(yè)的研究生、博士點(diǎn)，為我國的檔案管理事業(yè)提供源源不斷的人才。

4.3建立科學(xué)合理的檔案管理體系

檔案管理比較繁瑣，所以必須要建立科學(xué)合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進(jìn)行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。首先，檔案員要按嚴(yán)格的程序和規(guī)范對資料進(jìn)行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級別，對于重要的文件要加強(qiáng)管理的級別，嚴(yán)格按照規(guī)章制度和流程辦事，明確制度依據(jù)，保證檔案管理工作順利的進(jìn)行。

4.4提高檔案管理信息化水平

加強(qiáng)對軟硬件設(shè)施的投入，對已有的檔案資料及時的整理、更新，并利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)手段對資料進(jìn)行保存，同時檔案管理人員還要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識和信息處理能力，不斷的提高機(jī)關(guān)檔案的服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

5、結(jié)語

綜上所述，面對機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的種種問題，我們需要充分的認(rèn)識到檔案管理的重要性，必須正視問題的存在，制定相應(yīng)的解決辦法。比如革新傳統(tǒng)的觀念，制定相應(yīng)的管理制度，提高信息化建設(shè)的水平，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)等方法，以此來提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的水平。

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