如何提升檔案管理水平的幾點建議

孟憲杰

摘要： 檔案管理水平是檔案事業發展的生命，檔案管理質量的好壞直接影響著檔案作用的發揮，所以，從事檔案管理的工作人員必須跟上時代發展的腳步，樹立檔案管理新觀念，提高自身的使命感以及責任感，將檔案管理水平提升至新的境界。但檔案管理是一項長期且復雜的系統工程，需要從不同方面著手提升相關工作水平。本文九實施檔案管理工作的重要性、檔案管理工作中存在的問題以及幾點建議就三個方面加以簡要分析。

關鍵詞： 檔案管理；水平；建議；檔案；如何；管理

中圖分類號：G72 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2016）09-0372-01

檔案管理工作是各類企業、公司、團體發展中的重要組成部分，隨著科技的發展，檔案管理的科技含量不斷增加，提高了信息的共享程度，同時提高了檔案在人們生活中的作用、地位[1]。我國的經濟快速發展，信息技術隨之發展，各個行業的工作人員流動性增加，并且流動現象越來越普遍，在這樣的大環境下，人們需要借助于先進的技術手段達到信息共享的目的，不斷提高檔案管理的水平。但是在實際工作中，檔案管理工作仍然存在一些問題，值得我們探究。

1.實施檔案管理工作的重要性

檔案管理工作的是由檔案館或者檔案室規劃并實施的，對各類檔案的管理工作，與此同時通過各項服務項目為人們提供服務，它不僅是地方檔案事業發展的重要內容，也是國家檔案事業發展的重要組成部分。新時期，我國經濟、政治、文化的發展步伐加快，在這樣的環境下，檔案管理工作機遇與挑戰并存，必須提高檔案管理的水平，提高管理效能，這是滿足和諧社會發展要求的重要內容，也是檔案事業向前發展的必然。檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會發展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內外的發展態勢，明確我國處于何種發展境態之下，以此為基礎人們可以快速、準確的選取相關檔案，為各個行業發展提供依據。檔案館以及檔案室只有緊跟時代步伐，最大限度處理不斷發生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進檔案管理工作規范化、制度化、科學化發展，滿足國家以及檔案事業本身的發展，達到服務社會的目的。

2.檔案管理工作中存在的問題

2.1 忽視檔案管理工作的重要性，沒有形成明確的管理理念。隨著檔案事業的發展，越來越多的企業、單位建立起檔案管理機制，并且形成了一定的檔案管理意識，意識到檔案管理工作對社會發展的重要性，在不斷探索中完善檔案管理工作，使其服務于社會。但是，這只是各類行業中的一小部分企業，由于一些中小企業受到各種限制性因素的制約并沒有對檔案管理工作形成完整的認識，雖然有一定的認識，并不全面也不科學，忽視了檔案管理工作的重要性，只是簡單的將檔案管理工作劃分為人事檔案保存或者其他類型檔案的管理[3]。對于檔案管理工作缺少科學分析，沒有形成明確的管理理念，致使企業檔案工作出現雜亂、零散、散佚、混淆、孤本等問題還使其與系統的社會檔案使用相對立，達不到新時期人們對檔案價值利用的要求，非常不利于檔案管理工作發展。

2.2 檔案管理制度不健全。制度是實施一切工作的重要標準，完善的檔案管理制度可以使得檔案管理工作順利實施、有章可循，是企業檔案管理工作效率提高的重要依據，也是檔案管理工作質量提高的重要保障。但是，我國大部分企業并沒有形成系統的檔案管理制度，雖然一些企業已經初步形成了某種檔案管理制度，但是這些制度可操作性弱、達不到科學性管理、規范化管理的目的。這使得企業的檔案管理工作一直處于混亂狀態，不能形成連續性管理、系統性管理。

3.提升檔案管理水平的幾點建議

3.1 完善檔案管理制度體系。制度是管理一個企業員工最基本的法則，沒有制度的企業就如一盤散沙，出現問題時互相推卸責任。檔案管理制度體系是檔案管理工作的保障，只有完善檔案管理制度體系才能保證檔案數據的完整性和真實性。檔案管理制度需要針對細節制定，落實在每一項工作當中，并且在適時的同時加緊完善改進。其中獎懲制度需要明確規定，加大懲罰力度和提高獎勵，杜絕隨意篡改檔案信息，遺漏丟失信息，檔案管理雜亂等現象。責任追究也應當有明確的相關規定，杜絕推卸責任。檔案管理制度還需要一定的執行力，力圖不把檔案管理制度變成一紙空談，只做擺設而無用處。

3.2 加大資金投入。第一，保證檔案管理工作的經費。檔案管理部門要不斷完善自己、提高自身的服務水平，提高工作質量與效率，使得企業投入更多的資金。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案本身具有重大的經濟價值，只是人們忽略了其作用，沒有發現而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發揮更大的作用，通過檔案提升企業的競爭力。第三，提高服務質量。檔案蘊藏著巨大的價值，檔案管理部門要將其潛在價值轉化為經濟價值，更好的為人們服務，提高檔案的利用程度。

3.3 建構整合文書及檔案管理信息系統。這是檔案的前端，因此將檔案管理與管理系統結合是檔案管理作業最簡便的方式，也是系統整合的必然方向。檔案管理機構應于檔案管理信息化作業要點中定義檔案欄位轉換格式表。另外，也需大力提高檔案管理人員信息化水平和保密意識。檔案管理工作的信息化必須靠人來實施，也只有高素質的專業人才才能推動管理信息化水平的提高。要加強對在崗檔案管理人員的信息化培訓，當出現新的操作軟件時，及時開展培訓課程，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識。對于所安裝的軟件和下載的文件等要多加注意，防止病毒入侵，維護檔案系統的安全穩定。

3.4 加強培訓，提高兼職檔案員的業務能力。好的規章制度最終必須通過具體的人來落實。只有兼職檔案員具有較高的業務技能和業務素質，檔案工作規范化管理才能得以實現。因此，對兼職人員業務能力的培養是十分必要的。檔案業務培訓制度可保證每一個兼職檔案員都能明確白己的工作職責和本部門檔案工作的情況。對新上崗和換崗的兼職檔案員堅持實地指導立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊》和《制度匯編》，配以法律法規、規章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業務技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評比活動，此舉一方面增加評比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進一步熟悉業務，提高業務水平，同時也是一種特殊的業務培訓方式。

4.結束語

綜上所述，時代在發展，檔案管理工作必須緊跟時代步伐，形成先進的管理理念，制定科學的管理措施，通過合理的管理制度，不斷滿足檔案管理事業的發展要求，提高檔案管理質量與效率，為社會發展提供更多信息，推動社會政治、經濟、文化發展。

參考文獻：

[1] 李紹云.新時期檔案管理工作中的問題研究及對策思考[J].中外企業文化.

[2] 王珂.淺談基層檔案管理的現狀與建議[J].卷宗，2014，（11）：16-16.

[3] 許美村.如何搞好財務檔案管理[J].華章，2014，（27）：322-322.