《企業檔案工作規范》解讀

3.2企業檔案工作，是指企業履行檔案管理職責的行為和活動。

需要明確的是，按照管理活動的原則，有些涉及面很廣的管理，其管理的有效性往往不是僅限于具體從事這項工作的崗位和人員。企業要保證產品質量、贏得市場競爭、符合法規要求，這不僅是質量管理人員的事，也是企業全體職工特別是領導的責任。由于企業檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規要求其真實性，因而“企業檔案工作”不僅是指檔案人員的具體業務環節的工作，而且從廣義上必須包括文件形成者和領導的責任。所以，《企業檔案工作規范》中，“企業檔案工作”突出說明和強調的是企業依照《中華人民共和國檔案法》及國家有關檔案工作的一系列法規、規章應履行的職責和活動，即，包括企業領導應負責檔案工作的組織建設、制度建設，以及企業各項活動中的對文件形成、積累、整理和歸檔責任，以及滿足歸檔文件的完整、準確、系統要求的全員責任。如果沒有企業各項活動中全員形成的真實記錄，企業檔案和檔案館工作就會成為無源之水、無本之木。

3.3 電子檔案，是指具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、背景信息和支持軟件。

隨著信息技術的廣泛應用，國際國內電子文件大量形成。而電子文件的歸檔管理也是電子檔案及其管理越來越普遍。在我國目前對電子檔案的概念尚存在不少爭議。標準的表述上也不盡相同，如國家標準GB/T 17678《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中將電子文件界定為“能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤、或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列”，同時將電子檔案表述為“具有保存價值、已歸檔的電子文件及相應的支持軟件和軟、硬件說明”。國家標準GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規范》則不直接表述電子檔案，而是采用“歸檔電子文件”的概念：“指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件”。實際上這“歸檔電子文件”就應當是電子檔案，否則檔案部門為什么要管理？為什么還要“作為檔案保存”？

此外，由于我國對records的翻譯理解不同，也造成對電子檔案的認識不一。現在很多人將electronic records稱為電子文件，實際上是不了解國外document（文件）與records（檔案）的區別和使用。在國際上，不論機關還是企業，“文件”一般是用documcnt表示，而如果我們將records譯成文件，那么document就不好翻譯和理解。在國際標準ISO9001《質量管理體系要求》中，文件document與檔案記錄record兩者都涉及，統稱為文獻documentation。但在IS0 9001中對文件document與檔案記錄records兩者的要求是不一致的，而且是分別表述和要求的。documents的要求是要針對質量管理程序制定有關的方針、計劃以及系統管理的程序文件；而records的要求則是針對質量管理程序實施后的結果的記錄，要求其妥善維護和保存。顯然這一“記錄”及其維護管理在我國的企業管理實踐中一般就是指檔案及其管理。因此，《企業檔案工作規范》將電子形成的文件歸檔管理后稱為電子檔案（electronic records），以區別于正在形成和使用的咆子文件及數據庫文件（electronic documents）。

隨著人們對電子文件、電子檔案形成管理、長期保存的認識的不斷深化，“電子檔案”的解釋中將十年前的國家標準GB/T 17678《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》“支持軟件和軟、硬件說明”，進一步明確界定為應當包括“相應元數據、背景信息和支持軟件”。因此《企業檔案工作規范》所稱的“電子檔案”，就是指由企業檔案部門作為檔案管理的具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、背景信息和支持軟件。