企業(yè)檔案信息化建設實踐與探討

王瑞芳

伴隨著企業(yè)的快速發(fā)展和信息化時代的到來，企業(yè)所產(chǎn)生的檔案的數(shù)量、內(nèi)容、存在形態(tài)和運行方式等都在發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案作為重要的信息資源，如何通過運用信息化手段，提供快速、準確、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務，滿足企業(yè)不斷發(fā)展的需求，成為檔案部門急需解決的問題。本文結(jié)合本單位開展檔案信息化工作實際，就企業(yè)開展檔案信息化建設工作進行探討。

一、檔案信息化建設實施背景

中車石家莊車輛有限公司始建于1905年，是一個擁有百余年歷史的企業(yè)。隨著社會的發(fā)展，公司步入了市場經(jīng)濟的大潮中。為提升市場競爭力，公司助力改革，轉(zhuǎn)型升級，逐步由單一的鐵路貨車修理向多元化發(fā)展，隨之產(chǎn)生檔案信息的數(shù)量、內(nèi)容、傳輸渠道、載體形式的變化，以及公司發(fā)展對檔案信息更高更為迫切的需求等，都給檔案管理工作帶來了新問題。

1.產(chǎn)品多元化使檔案信息數(shù)量及內(nèi)容驟增

過去，公司只是單一鐵路貨修業(yè)務，技術含量較低，產(chǎn)生檔案資料單一且數(shù)量少。隨著市場的激烈競爭，公司不斷拓展新業(yè)務，產(chǎn)品涉及了貨車修理、制造、鐵路空調(diào)、城軌、新能源汽車等多領域，公司產(chǎn)品發(fā)展的多元化，使產(chǎn)生的檔案信息呈多樣性且數(shù)量大，內(nèi)容繁多。

2.檔案的產(chǎn)生及管理方式出現(xiàn)了很大變化

過去，文件傳遞、排序、編號、編目等，都靠手工完成，檔案的提供利用也僅靠查詢檢索卡片完成。隨著公司發(fā)展和信息技術發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，且都在計算機、網(wǎng)絡中完成，較傳統(tǒng)檔案管理，檔案的收集、整理、歸檔、利用等各項業(yè)務活動都發(fā)生了新變化，對檔案工作提出了新要求。

3.公司快速發(fā)展對信息的需求量愈來愈多，要求亦愈來愈高

在計劃經(jīng)濟時期，企業(yè)只需按照下達的計劃指標完成生產(chǎn)任務即可。隨著市場經(jīng)濟的到來，公司自負盈虧，為在市場競爭中獲勝，需要數(shù)量更多、內(nèi)容更為豐富的檔案信息，作為領導決策、市場分析、產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量提升等參考依據(jù)，檔案信息利用需求激增。

顯然，依靠過去傳統(tǒng)的檔案管理方法和手工查詢方式等，已遠遠不能適應公司快速發(fā)展的節(jié)奏，無法滿足公司對信息更多更高的需求。開展檔案信息化建設，利用高效的信息化管理手段，提升檔案管理水平和服務效率，為公司快速發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的信息化服務，迫在眉睫。

二、檔案信息化建設開展情況

為改變檔案工作對公司發(fā)展的制約，滿足公司日益增長的信息需求，公司引入了《清華紫光綜合檔案管理系統(tǒng)》，購置了大型工程復印機、掃描儀、刻錄機等信息化設備，運用先進的管理系統(tǒng)和現(xiàn)代化技術，對各類檔案開展高效的信息化管理。

1.完成系統(tǒng)前端設置，保證電子信息完整和準確

建立檔案管理用戶14個；建立文書、科技等檔案類別庫18個；建立檔案信息數(shù)據(jù)庫123 個，統(tǒng)一各類別庫、檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構，統(tǒng)一各檔案字段設置，確保檔案信息數(shù)據(jù)傳輸渠道暢通，保證電子信息完整和準確。

2. 完成與“OA”對接，推進電子檔案管理

以OA辦公自動化系統(tǒng)為切入點，編寫接口軟件，與檔案管理軟件進行有效對接，完成了文書電子文件的收集、整編、控制和傳遞，實現(xiàn)了文書檔案信息的網(wǎng)上瀏覽和檢索，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法得到變革。

3. 開展傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作

⑴通過館藏檔案內(nèi)容信息采集、編輯和處理，建立科技、文書、會計、照片、實物等館藏檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫，建立電子信息18萬余條。

⑵應用計算機、掃描、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代技術，按照數(shù)字化不同要求，對重要的館藏紙質(zhì)文檔進行全文掃描，形成電子文件，通過批量掛接，導入管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案全文瀏覽與檢索。

⑶利用word、excel、dbf等格式電子文件，通過數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，批量導入管理系統(tǒng)，建立電子目錄信息3萬余條。

4.搭建平臺，開展檔案信息共享

（1）整合檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息，開展電子信息的二次加工，建立專題檔案目錄庫，如，“重大建設項目檔案庫”，實現(xiàn)檔案利用效率最大化。

（2）通過為相關業(yè)務部門授權，發(fā)布檔案系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息，實現(xiàn)在線瀏覽，快速滿足利用需求。

（3）將系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)篩選，建成動態(tài)數(shù)據(jù)庫，及時更新提供給專門用戶共享。專為設計部門編輯的特種車圖紙庫，成為技術人員設計參考的“字典”。

（4） 依托公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，實施檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，為領導決策和使用部門提供信息服務。

5.建立電子檔案信息安全保障

⑴采取身份認證、權限控制，做好檔案系統(tǒng)安全保密；

⑵定期將電子檔案信息上傳專門服務器管理，做好電子數(shù)據(jù)備份，保證信息安全；

⑶開展電子檔案信息刻錄及光盤存儲，并定期檢測，異地保管；

⑷將檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離；做好檔案電子化的終端設備、掃描儀等安全管控和輸出管理等。

三、檔案信息化建設取得效果

1.改革傳統(tǒng)檔案整理模式 提升檔案工作效率

利用管理系統(tǒng)文檔整編功能，實現(xiàn)了歸檔文件的排序、編目和整理立卷，徹底改變過去純手工組卷繁瑣過程；利用系統(tǒng)打印功能，一次輸入，多項輸出，同時完成各類檔案目錄的打印，徹底改變過去只能通過人工錄入，單一打印一種目錄的局面。檔案整理過程的自動化，提升了檔案整理的質(zhì)量，節(jié)省了人力，縮短了工作時間，提高了檔案管理效率。

2.建立公司電子檔案信息中心

通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代技術，將館藏文書、科技、會計、照片、實物等紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成了標準的電子信息，建成了20余萬條各類檔案電子信息，實現(xiàn)了對檔案原文的識別和轉(zhuǎn)儲，實現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)上瀏覽、檢索。

3.電子檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化

以電子檔案管理制度作保證，對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理和監(jiān)控，保證管理的持續(xù)性和可追溯性，實現(xiàn)了電子文件的接收、傳遞、存儲、利用等規(guī)范化管理，保證電子檔案的真實、完整和安全，保證了電子信息有效利用。

4.實現(xiàn)檔案服務向高效的信息化服務轉(zhuǎn)變

專業(yè)的檔案系統(tǒng)管理，快速便捷的電子檢索，高效的網(wǎng)絡信息共享，開創(chuàng)了公司檔案信息化建設新局面，服務效能顯著，為公司新產(chǎn)品研制及貨車修造，為公司決策及形象建設，為維護公司利益及員工權益等提供了大量翔實準確的依據(jù)，共計60余萬條，發(fā)揮了重要的憑證和依據(jù)作用。創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟效益和社會效益，

⑴為新產(chǎn)品開發(fā)研制、搶占市場發(fā)揮作用

通過提供大量的產(chǎn)品電子檔案信息，為技術人員設計開發(fā)新品種提供技術依據(jù)，使設計人員通過共享產(chǎn)品設計所需信息，縮短設計周期，獲得最佳結(jié)構方案，在最短時間內(nèi)高質(zhì)量的完成新產(chǎn)品設計，極大節(jié)省了設計時間，為企業(yè)搶占市場發(fā)揮重要作用。

⑵為打造公司品牌形象發(fā)揮效力

在公司搬遷新址展廳建設中，通過提供照片電子信息，僅用半天時間，企化部即從提供的16000張照片中，選用了200余張數(shù)碼照片，應用于公司搬遷新址形象展廳，再現(xiàn)了工廠場景、建筑物、歷史事件、重要人物等，見證了公司的建立和成長。至今已接待領導及員工1500余人次，成為公司教育員工，展示形象，增強榮譽感，提升美譽度的重要載體。

⑶提升檔案管理水平和服務效能

通過推進檔案信息化建設，使檔案工作改變了傳統(tǒng)落后的管理模式，逐步實現(xiàn)了由繁雜的人工組卷到專業(yè)管理系統(tǒng)中的優(yōu)化，實現(xiàn)了檔案信息由分散管理到檔案信息的集成，實現(xiàn)了檔案服務由單一手工查詢到高速信息化服務轉(zhuǎn)變，提升了檔案管理水平和服務效能。

四、檔案信息化建設下一步設想

當前，社會已步入互聯(lián)網(wǎng)+時代，公司將主動適應社會信息化、網(wǎng)絡化、電子化的新趨勢，把檔案信息化建設納入公司檔案信息化建設總體規(guī)劃，全面應用現(xiàn)代信息技術，在管理系統(tǒng)與“OA”對接基礎上，逐步推進與企業(yè)資源管理系統(tǒng)“ERP”各子系統(tǒng)（財務等）對接，加大檔案數(shù)字化力度，大力推進存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，以檔案網(wǎng)絡化共享為目標，開展檔案信息的全集成、全管控、全服務和智能化，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，打造公司檔案信息資源中心，全方位地為公司發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的信息化服務，助推公司發(fā)展。

企業(yè)檔案信息化建設，是促進企業(yè)發(fā)展的有效手段，是實現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。

（作者單位：中車石家莊車輛有限公司檔案館 ）