試論加強檔案管理的方法和注意事項

葉文鋒

【摘要】文章首先分析了檔案管理工作任務開展的現狀，總結管理制度中不完善的內容，以及管理方法中存在的落后現象。在此基礎上重點介紹檔案管理的有效方法，并對信息化技術落實期間需要注意的相關事項進行總結，為工作任務開展提供保障。

【關鍵詞】檔案管理；管理方法；注意事項

一、檔案管理的現狀

單位運營期間會產生大量的資料信息，其中一些有用的原始信息會被保存在檔案中。因此檔案管理得到了足夠的重視。但在管理方式上卻存在一些落后現象，并不能滿足使用需求，并且存在制度落實程度不足的問題，基層檔案工作人員仍然按照傳統的方法來進行歸檔管理，雖然經驗十分豐富，但先進技術方法并沒有體現在其中，因此管理效率較低，檔案的安全性得不到保障，更不能在單位運營發展中發揮作用。現階段的檔案工作注重管理，輕視工作服務性質的發揮，在任務開展過程中，更是缺乏管理方式的創新研究，工作質量達不到預期的目標。明確了現階段檔案管理存在問題后，需要探討解決方案，保障檔案管理期間安全性的同時，也要使檔案真正發揮使用作用。

二、檔案管理的方法

1、更新管理人員的素質

針對檔案管理人員水平較低的問題，可以組織集體培訓，定期對在崗人員專業技能進行考核，沒能通過考試需要繼續學習。在檔案管理工作崗位中，還要形成流動性，使工作人員明白檔案管理的重要意義，并在崗位中不斷學習先進的管理知識，人員基本素質得到保障后，科學管理體系也能得到全面落實，傳統管理模式中存在的問題，都能夠得到解決。部分單位的檔案管理工作是由臨退休員工來完成的，可以通過公開招聘來選擇人才，使真正有能力完成任務的人員得到錄用，在工作崗位中會不斷探討高效方法，提升任務完成質量。檔案管理人員的觀念需要隨時代更新，意識到檔案管理的重要地位，企業可以對管理人員進行思想教育，提高他們的工作積極性。另外，管理人員的專業素質非常重要。單位在選擇檔案的管理人員時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。單位在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化培訓。培訓內容主要包括檔案管理工作內容、管理方法、管理工作出現漏洞應采取的應急措施等，只有提高管理人員的專業素質，檔案管理工作才有可能做得更好。

2、利用法律手段

單位的檔案中，很多是員工的個人檔案，一旦丟失或者泄漏將會造成嚴重后果。因此檔案管理需要得到基層工作人員的重視，必要時可以采取法律措施對違規操作人員進行處罰，確保工作流程的嚴謹性，避免類似問題再次發生。機密文件的保護措施中，要將相關法律法規落實，并帶領基層工作人員學習，這樣才能夠提升工作任務的完成質量，避免違法違規問題發生。檔案管理工作涉及到企業的商業機密，也涉及到員工的私人信息，對于公司與員工來說都非常重要，因此，當事人一定要懂得利用法律手段來維權。只有將法律手段運用到檔案管理中來才能提高檔案管理的嚴密性，檔案一旦泄露，企業就要根據法律的規定對相關人員追究法律責任，維護檔案的所有權，這樣一來，相關人員對檔案管理的責任意識也就建立起來了。

3、將檔案管理與信息化接軌

傳統檔案管理方法中，雖然工作人員已經擁有足夠的經驗，但所用技術落后，先進管理方法并不能體現在其中。想要提升檔案管理效率與安全性，需要在工作階段引入信息化技術，借助計算機設備高效完成任務，將紙質檔案通過掃描錄入保存在計算機系統中，使用期間可以直接搜索，這樣能夠節省大量檔案查找的時間，同時也更安全可靠。通過對檔案的備份處理，如果計算機系統受到病毒攻擊，檔案也不會完全丟失，以此來提升檔案的安全性。信息化技術需要工作人員掌握基礎的計算機操作技能，在日常辦公中也會接觸到計算機設備，為信息化管理理念落實提供了可行性。現在是信息化時代，檔案的管理工作必須與信息化接軌，檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對檔案進行信息化管理，檔案管理的信息化可以極大提高檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。檔案管理的信息化進程需要大量的計算機設備以及專業的技術人才，單位檔案管理的信息化建設需要投入很多資金，要注意的問題也非常多，相關人員應該引起高度重視。

4、建立完善的檔案管理制度

針對現有制度中存在的漏洞與弊端進行修改完善，并保障制度的落實程度，領導干部更要加強與基層工作人員之間的交流溝通，明確管理制度落實中遇到的阻礙問題。這樣在對制度進行優化時，落實層度才能夠得到保障，為單位運營提供穩定的制度保障，檔案也能在其中發揮積極有效的作用。

5、獎勵科學合理的獎懲制度

對于檔案管理人員的內部控制，也要形成獎罰體系。對違規操作現象能夠起到制約作用，在崗位中表現突出的員工也能夠得到獎勵，為其他員工樹立工作榜樣，在工作任務開展期間，制度落實也能因此得到保障，促進檔案管理效率不斷提升，基層員工工作積極性也得到了保障。在獎懲制度中，要保障落實期間的公平性，這樣才能促進工作人員辦公積極性不斷提升，工作任務完成質量也會有明顯的進步。

三、檔案管理的注意事項

檔案管理在引入信息化管理技術時，要考慮工作人員的適應能力，可以對在崗員工進行培訓，熟練操作計算機設備，這樣才能使信息化技術真正發揮功能。網絡信息系統的中心機房選址非常重要，工作人員要對多方面的環境進行仔細勘察，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方。防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重的威脅，因此，單位的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，確保整個網絡系統的安全穩定運行。對計算機網絡系統定期進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。

在保存紙質檔案時要注意的問題也有三個，首先相關工作人員一定要對檔案進行精確分類，在分類時應該先對檔案進行基本分類，再進行細化分類。不管檔案使用電腦存檔還是收藏在單位專用的檔案室。其次，在檔案管理的收藏方面，單位一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕。單位一定要注重檔案的使用，充分發揮檔案的作用。

四、小結

隨著我國經濟體制的不斷改革與社會的不斷發展，我們必須對檔案管理手段進行全面改革，及時轉變檔案管理理念與技術，將先進的信息技術融入其中，提高管理工作的效率，建立相對完善的檔案管理體制，做好相關的統籌安排，提升風險防范意識，開展相關培訓活動加強對檔案管理人員素質水平的培養，為我國檔案管理工作的改革奠定基礎。

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