無(wú)紙化辦公給檔案管理帶來(lái)的利與弊

陳曼婷

摘 要：現(xiàn)在科技信息化的不斷發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于相關(guān)的辦公模式已經(jīng)不再局限于過(guò)去的發(fā)展水平，而是在原有的基礎(chǔ)上有了更好的發(fā)展。對(duì)于現(xiàn)在辦公室辦公的無(wú)紙化來(lái)說(shuō)就是一個(gè)明顯的科技信息化的例子，這種無(wú)紙化對(duì)于相關(guān)的辦公提供了一定的便利，在一定程度上來(lái)說(shuō)，這種無(wú)紙化的出現(xiàn)大大的縮短了對(duì)相關(guān)資料的查詢時(shí)間，從而使得相關(guān)的資料和文件能夠得到及時(shí)的運(yùn)用。但是盡管如此無(wú)紙化對(duì)于一些信息檔案的管理在一的程度上還存在相應(yīng)的弊端，因此本文主要針對(duì)對(duì)相關(guān)無(wú)紙化辦公對(duì)檔案管理的影響做出了更加深入的分析。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公；檔案管理；利弊

對(duì)于現(xiàn)在社會(huì)的不斷發(fā)展，很多事物的發(fā)展已經(jīng)不再局限在過(guò)去傳統(tǒng)的模式下，而是在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中開(kāi)始向更加符合社會(huì)信息化的領(lǐng)域發(fā)展。在一定程度上來(lái)說(shuō)，對(duì)于相關(guān)無(wú)紙化的出現(xiàn)使得相關(guān)的檔案管理更加接近于社會(huì)發(fā)展的需求。但是盡管如此在進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的觀察分析發(fā)現(xiàn)相關(guān)的無(wú)紙化檔案還存在一定的弊端，這種弊端在一定程度上對(duì)檔案管理的發(fā)展提供了一些阻礙。以下主要針對(duì)于相關(guān)無(wú)紙化辦公對(duì)相關(guān)檔案管理的利弊進(jìn)行細(xì)致的論述。

1 無(wú)紙化辦公的優(yōu)點(diǎn)

1.1 有效地提高了工作效率

對(duì)于相關(guān)的無(wú)紙化辦公在一定程度上會(huì)為相關(guān)的檔案管理提供一定的便利，這種便利的具體表現(xiàn)形式在于對(duì)相關(guān)的檔案的查詢不需要通過(guò)大量的資料進(jìn)行查詢，而是只要通過(guò)相關(guān)的索引就可以對(duì)檔案有全面的獲得，在一定的程度上來(lái)說(shuō)這種情況為檔案的相關(guān)使用人員提供了較為便利的查詢。另外對(duì)于使用相關(guān)的無(wú)紙化辦公在一定程度上可以實(shí)現(xiàn)是信息共享，從而很大程度提高相關(guān)的辦公效率。這種辦公效率提高的同事還會(huì)使得相關(guān)的時(shí)間和人力的投入有一定的減少，進(jìn)一步對(duì)相關(guān)公司的經(jīng)濟(jì)效益核對(duì)相關(guān)的工作效率都有進(jìn)一步的提升。

1.2 更好的體現(xiàn)了綠色環(huán)保

眾所周知，紙張是通過(guò)相應(yīng)的木材制作而成的。在我過(guò)現(xiàn)在對(duì)自然環(huán)境的保護(hù)過(guò)程中，對(duì)于過(guò)度的使用之扎根來(lái)說(shuō)無(wú)疑是對(duì)相關(guān)的自然環(huán)境進(jìn)行破壞。這對(duì)于我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是非常不利的。而是用相關(guān)的無(wú)紙化辦公在很大的程度上減少了對(duì)紙張的使用，進(jìn)一步保護(hù)了我國(guó)現(xiàn)有的生態(tài)環(huán)境。這對(duì)我國(guó)現(xiàn)在提倡的綠色環(huán)保起到了一定的促進(jìn)作用。無(wú)紙化辦公的進(jìn)行除了在很大程度上減少相關(guān)紙張的使用，還對(duì)于相關(guān)的筆墨印刷，甚至在裝訂過(guò)程中使用的金屬針狀辦公用品的使用也有了一定的減少。對(duì)于這種無(wú)紙化辦公的應(yīng)用來(lái)說(shuō)，對(duì)其前景的發(fā)展在現(xiàn)在可以進(jìn)行相關(guān)的預(yù)測(cè)，在一定程度上無(wú)紙化辦公在社會(huì)的發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)逐漸出現(xiàn)代替相關(guān)紙張辦公的情況。

2 檔案管理面臨的新課題

2.1 檔案部門(mén)參與歸檔工作面臨新的課題

對(duì)于現(xiàn)在社會(huì)上的無(wú)紙化辦公在很大程度上對(duì)檔案管理產(chǎn)生很重要的影響，前文也說(shuō)了這種無(wú)紙化辦公會(huì)為檔案管理帶來(lái)很大的便利，在一定實(shí)踐過(guò)程來(lái)講相關(guān)的無(wú)紙化辦公在查詢或者尋找相關(guān)檔案的同事會(huì)做到比較省時(shí)的情況。但是對(duì)于傳統(tǒng)的紙張來(lái)說(shuō)，也并不能說(shuō)現(xiàn)在進(jìn)行的無(wú)紙化辦公就一定能使得傳統(tǒng)的辦公方式淡出市場(chǎng)。這是因?yàn)椴还苁莻鹘y(tǒng)的辦公模式哈愛(ài)是現(xiàn)在社會(huì)中進(jìn)行的無(wú)紙化辦公，在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中都存在相應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)與弊端。因此檔案管理部門(mén)在進(jìn)行對(duì)檔案的相關(guān)管理時(shí)還需要對(duì)相關(guān)的無(wú)紙化辦公和傳統(tǒng)的辦公模式進(jìn)行一個(gè)有機(jī)的融合，取兩者之間的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)的檔案管理。從而使得檔案管理的實(shí)施能夠得到更好的發(fā)展。

2.2 電子文件歸檔法律效應(yīng)面臨新的課題

電子文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門(mén)對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門(mén)在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。

2.3 電子文件檔案利用面臨新的課題

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對(duì)開(kāi)放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請(qǐng)查閱，提交的查閱申請(qǐng)能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批。檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門(mén)提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

2.4 電子文件保管面臨新的課題

電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門(mén)帶來(lái)新的管理規(guī)范。

3 無(wú)紙化辦公存在的不足之處

3.1 對(duì)于在現(xiàn)在常見(jiàn)的各種電子設(shè)備來(lái)說(shuō)，在很大的程度上都會(huì)在長(zhǎng)時(shí)間的使用過(guò)程中，收到相關(guān)化學(xué)和物理因素的影響，這種影響就會(huì)導(dǎo)致先關(guān)的無(wú)紙化辦公受到連帶的影響。從一定程度上來(lái)說(shuō)相關(guān)的無(wú)紙化辦公通常是通過(guò)相關(guān)的文字對(duì)辦公信息進(jìn)行表述，如果收到相關(guān)的影響就會(huì)冬至這些記載文字的文件法還是能無(wú)法打開(kāi)的現(xiàn)象。

3.2 從電腦儲(chǔ)存技術(shù)和形式極度快速更新的情況看，任何現(xiàn)有的保險(xiǎn)系數(shù)非常大的新的存儲(chǔ)介質(zhì)，都有可能被迅速地淘汰，往往無(wú)法被新的格式所支持，從而難以讀出現(xiàn)有的文檔。電子文檔的安全性，更是倍受關(guān)注。一個(gè)人辛勤付出勞動(dòng)成果，而別人只要用一個(gè)U盤(pán)，加一個(gè)命令就可以輕而易舉斬獲。在無(wú)紙化運(yùn)作的過(guò)程，別有用心者只要一個(gè)電子郵件或者一個(gè)小小的U盤(pán)就可以將本系統(tǒng)內(nèi)的有關(guān)重要檔案以及政策性不允許公開(kāi)的內(nèi)部檔案文件與信息檔案資料或者人事檔案機(jī)密，泄漏出去；甚至有的檔案管理部門(mén)出現(xiàn)個(gè)別管理人員離職時(shí)將辦公電腦中文檔全部刪除而導(dǎo)致重要資料、管理資料流失的情況。

3.3 電子檔案文稿無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案文件，許多上傳下達(dá)的請(qǐng)示、批復(fù)、通知等公文檔案都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來(lái)，蓋上公章、領(lǐng)導(dǎo)簽字然后才能生效。用以證明其文的真實(shí)性，有效性。而電子檔案文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢(mèng)提供美妙的溫床。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于現(xiàn)在社會(huì)上正在進(jìn)行的無(wú)紙化辦公來(lái)說(shuō)，與傳統(tǒng)的辦公模式進(jìn)行比較發(fā)現(xiàn)這兩者之間其實(shí)各有優(yōu)劣。折舊膽汁了在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理的過(guò)程中，如果只進(jìn)行相關(guān)的無(wú)紙化辦公，對(duì)于相關(guān)的檔案查詢是能夠提供一定的便利，但是對(duì)于其他方面似乎并沒(méi)有太多的優(yōu)點(diǎn)。因此對(duì)于現(xiàn)代的無(wú)紙化辦公和傳統(tǒng)的辦公模式進(jìn)行一個(gè)結(jié)合才能使得相關(guān)的檔案管理能夠得到更好的發(fā)展，進(jìn)而為我國(guó)大相關(guān)檔案使用者在使用的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)真正的便利。

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