檔案的物質結構與檔案整理

張海波

摘 要：傳統檔案在進行整理的過程中，就是要將文件與歷史相互聯系，以凸顯出其中所蘊含的社會價值，這是檔案在進行整理的過程中最主要的原則之一。但是隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已經不能與時代的發展相適應，我們需要進行新一輪的創新與改革才能達到預期的發展要求。在這一基礎上，逐漸產生了檔案物質結構這一概念。檔案物質結構是將單一的聯系轉化為雙重的聯系，從而促進檔案管理事業的發展。本文重點論述了檔案物質結構與檔案整理之間的管理，使人們對檔案學的發展具有更加深刻的認識。

關鍵詞：檔案；物質結構；檔案整理

檔案是先于檔案物質結構提出的一個概念。在時代發展的過程中，檔案物質結構可以闡釋傳統檔案整理不同于現代檔案整理的原因，并且具有相應的理論基礎。本文中，將具體解釋這二者之間所具有的共性以及不同之處，通過對傳統與現代檔案整理的對比，有助于今后對檔案的發展與管理。

1 傳統與現代檔案整理的共性

檔案的物質結構取決于其自身的性質，因為檔案具有物質的屬性。并且這種物質屬性的來源是自檔案出現后就具有的。我們分析檔案屬性的過程中是不能忽視的。我們在進行檔案整理的過程中，要充分展現出這種獨特的屬性，這樣才能有效地促進檔案管理的發展。檔案在進行轉化的過程中，需要通過將物質逐漸轉化為最終的檔案。在傳統的檔案管理時期，這一性質并不是十分明顯，過去的檔案管理主要是紙質形式展現的，在現代化的社會發展中，科學技術的融入已經將紙質檔案轉化為電子檔案的形式。但是檔案在整理的過程中，無論是何種形式的檔案都需要按照自身所具有的物質結構進行整理，這樣才能有效地改善檔案管理中出現的問題，提高檔案整理的效率。在傳統的檔案整理中以及在現代化的檔案管理中都需要遵守相應的準則，這就是檔案的物質結構。一切事物的發展都是一個循序漸進的過程，雖然時代在發展變化著，但是這一共性是不會發生變化的。

2 檔案的物質結構與傳統檔案整理

在對傳統檔案進行整理的過程中，檔案的物質結構并沒有明顯的展現出來，因為人們對于檔案物質結構這一概念并沒有完整的認識，甚至是存在一定的抵觸情緒，這是因為在進行檔案管理時，人們沒有厘清文件、檔案以及檔案構成要素之間的關系。在這種情況下，如果能夠將這些關系得到系統性的整理，就會使檔案整理變得更加簡便，同時加強人們潛意識中對檔案物質結構的認識，一定能夠達到相應的效果。在進行傳統檔案的整理過程中，其實質就是將文件按照一定的形式進行排列，而文件在傳輸的過程中需要一定的媒介進行傳輸，文件集合是其中唯一的傳輸媒介，也是物質結構的體現。傳統的檔案整理與檔案物質結構之間唯一的、必然的聯系就在于自身所具有的；歷史聯系，因為檔案是物質性的，像我們現代化辦公中應用的U盤一樣，能夠存儲記錄，而傳統檔案也是記載記錄的最佳方式，對傳統的檔案進行整理就需要按照其中內在的規律進行，這樣才能確保整理的規律性，無論檔案發展到何種階段，這都是無法違背的現象，如果我們不能根據檔案的物質結構進行整理，就會在工作中增加一定的負擔，因此，傳統的檔案整理要遵循單一物質結構這一性質，最大化的將檔案傳承下去，同時也不能抹去檔案與歷史之間的必然聯系。在檔案學的學習中，我們已經認識到文件與歷史之間的聯系，而文件是構成檔案的重要組成部分，這也就間接的說明了檔案與歷史之間的必然聯系，所以在檔案整理的過程中應該以這一現象為前提，在盡量不影響檔案所具有的歷史價值的前提下，進行檔案整理。

在傳統的檔案整理中，一般具有三種原則，其一是來源原則，其二是年代原則，其三是事由原則，這三點原則的實質也就是說明文件之間的歷史必然聯系，由此也就構成了檔案的整理原則。這是我們認識檔案整理與檔案物質結構之間關系的理論基礎，歷史是具有多維性的，所以在對檔案進行整理的過程中，也存在多維性的特征，因為檔案整理就是對文件進行整理，文件與歷史又存在聯系，通過傳遞性的規律，就將歷史的多維性傳遞給檔案，只有認識到這一點，才能堅持檔案的整理原則，將我國的檔案事業發展得越來越好，促進檔案整理的進一步發展，這是我們今后發展道路上的一種創新，具有積極的意義。

3 檔案的物質結構與現代檔案整理

當代檔案物質結構的認識，已經從“單一物質結構”演化為了“雙重物質結構”。而檔案雙重物質結構認識的最根本作用，就是能發現當代檔案整理所具有的規律，真正實現中國檔案學者的科學夢。某學者給出了檔案雙重物質結構的模型：檔案=文件集合+歷史聯系的記錄。在“檔案雙重物質結構”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質，“文件之間的歷史聯系”也依然存在，而它與檔案的單一物質結構所不同的是，在檔案物質雙重結構中出現了另一種物質--“歷史聯系的記錄”。通俗地說，檔案物質雙重結構中，不僅文件集合是一種物質，而且“歷史聯系的記錄”也是一種物質，所以它才被稱為“雙重物質”。千萬不要低估了檔案物質結構的這一變化，正是因為這一變化，形成了現代檔案整理的特點與規律。

“歷史聯系的記錄”的出現表明，現代檔案整理不再認為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系是檔案整理的唯一方法，而是認為利用“歷史聯系的記錄”來記錄文件之間歷史聯系是一種更為科學和實用的方法。所以在現代檔案整理中，“歷史聯系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯系的物質。由此檔案中的文件之間歷史聯系關系信息的承載者，已從單一檔案物質結構中的“文件集合”，轉移到了檔案雙重物質構成中的“歷史聯系記錄”。能多維地記錄和保持歷史聯系，就成為現代檔案整理所具有的一個特征和規律。由于計算機技術的發展，現代檔案整理實現了多維記錄歷史聯系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發生變化。檔案整理將不再堅持傳統的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質結構的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個最根本的基礎。而檔案物質結構的這種演進，也就成為了檔案進化的一個規律。

結束語

由于檔案物質結構是檔案內在的、基本的存在形式，因而它決定著檔案的屬性、功能、價值和本質?！皺n案物質雙重結構”是一個創新性的觀點，有學者在此基礎上又提出了“文件雙重結構”，這些理論，對檔案學理論的研究和實踐都具有重要的意義。

參考文獻

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