基于無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的會(huì)議電子閱文系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)

高強(qiáng)

【摘要】 會(huì)議電子閱文系統(tǒng)依托無(wú)線網(wǎng)絡(luò)及移動(dòng)通信等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化文件的分發(fā)、更新、瀏覽、批閱、審議等功能。本文從系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)層面就會(huì)議電子閱文系統(tǒng)進(jìn)行深入研究和闡述。

【關(guān)鍵詞】 計(jì)算機(jī) 無(wú)線網(wǎng)絡(luò) 會(huì)議 電子閱文

計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，越來(lái)越多的傳統(tǒng)生產(chǎn)生活方式被改變著，多年前被認(rèn)為是“概念”的方式在信息化時(shí)代的大潮下逐步成為現(xiàn)實(shí)。會(huì)議電子閱文系統(tǒng)作為一種新型技術(shù)，依托無(wú)線網(wǎng)絡(luò)及移動(dòng)通信等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化文件的分發(fā)、更新、瀏覽、批閱、審議等功能，從而節(jié)約紙張資源開(kāi)銷(xiāo)以及相關(guān)聯(lián)的印刷、裝訂、分發(fā)等環(huán)節(jié)的人力物力及時(shí)間開(kāi)銷(xiāo)，會(huì)議文件和參閱材料得到及時(shí)推送的同時(shí)，降低了工作人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率。本文從系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)層面就會(huì)議電子閱文系統(tǒng)進(jìn)行深入研究和闡述。

一、會(huì)議電子閱文系統(tǒng)的基本要求

會(huì)議之前，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子版的會(huì)議文件材料推送給與會(huì)人員提前審閱，會(huì)議期間發(fā)送會(huì)議文件供與會(huì)人員瀏覽閱讀、在線批注、意見(jiàn)建議在線提交。系統(tǒng)同時(shí)支持通信運(yùn)營(yíng)商4G網(wǎng)絡(luò)和會(huì)議場(chǎng)所WLAN網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無(wú)法覆蓋時(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)緩存和同步更新技術(shù)，暫時(shí)將信息儲(chǔ)存于移動(dòng)終端設(shè)備上，待重新連接上網(wǎng)絡(luò)時(shí)，可自動(dòng)或輔助手動(dòng)完成數(shù)據(jù)同步及斷點(diǎn)續(xù)傳。

無(wú)線網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)傳輸要保證數(shù)據(jù)的完整性，文件操作的不可抵賴(lài)性，保障數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全性，利用先進(jìn)的加密技術(shù)、用戶(hù)驗(yàn)證、存取控制等安全機(jī)制，使用戶(hù)只能看到和自己有關(guān)的文件。若終端設(shè)備意外丟失，安裝和保存在終端設(shè)備上的系統(tǒng)軟件、相關(guān)文件等數(shù)據(jù)可接收遠(yuǎn)程控制進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。

二、會(huì)議電子閱文系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

會(huì)議電子閱文系統(tǒng)從功能上應(yīng)至少包括會(huì)議基礎(chǔ)信息管理、與會(huì)人員管理、會(huì)議文件管理、終端軟件管理、文檔安全管理五大部分。下面就各模塊功能進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)和闡述。

2.1會(huì)議基礎(chǔ)信息管理

會(huì)議基礎(chǔ)信息管理為會(huì)議電子閱文系統(tǒng)的各項(xiàng)應(yīng)用功能提供基礎(chǔ)支撐，并對(duì)會(huì)議的基礎(chǔ)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理。

1.會(huì)議基本信息管理。對(duì)會(huì)議類(lèi)型進(jìn)行設(shè)置和管理，可以自定義會(huì)議類(lèi)型。對(duì)不同會(huì)議類(lèi)型下的具體會(huì)議信息進(jìn)行管理，包括會(huì)議標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)等，支持會(huì)議的樹(shù)狀層級(jí)結(jié)構(gòu)管理。

2. 會(huì)議分組信息管理。對(duì)會(huì)議的分組信息進(jìn)行管理，分組信息包括所屬會(huì)議、分組編號(hào)、分組名稱(chēng)、分組會(huì)議地點(diǎn)等。與會(huì)人員的分組信息在與會(huì)人員管理中設(shè)定。

3. 會(huì)議日程與議程管理。各類(lèi)會(huì)議日程議程安排，議程必須屬于且唯一屬于某一項(xiàng)日程，一項(xiàng)日程中可包含多項(xiàng)議程。

2.2與會(huì)人員管理

按與會(huì)人員的不同身份來(lái)定義不同角色，不同角色又對(duì)應(yīng)不同的操作權(quán)限。例如，可將用戶(hù)劃分為參會(huì)人員、列席人員、會(huì)務(wù)服務(wù)人員等，根據(jù)不同的身份來(lái)定義用戶(hù)角色及操作權(quán)限。系統(tǒng)可支持默認(rèn)為上次會(huì)議與會(huì)人員，支持與會(huì)人員增減及微調(diào)。建立與會(huì)人員名單總表，增減與會(huì)人員時(shí)可從與會(huì)人員總表中挑選。支持人員復(fù)用功能，即對(duì)于同類(lèi)會(huì)議，能直接復(fù)用上次會(huì)議的參會(huì)人員作為本次會(huì)議的參會(huì)人員。對(duì)于出席前后兩次會(huì)議人員差異部分，支持通過(guò)手工增減微調(diào)。與會(huì)人員請(qǐng)假、臨時(shí)變動(dòng)等情況應(yīng)反映到系統(tǒng)中。系統(tǒng)支持與會(huì)人員信息批量導(dǎo)入功能。數(shù)據(jù)覆蓋前需提示。

2.3會(huì)議文件管理

會(huì)議文件必須與會(huì)議議程、會(huì)議日程、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等進(jìn)行對(duì)應(yīng)和關(guān)聯(lián)。會(huì)議文件管理的核心是建立一套文件操作機(jī)制，包括文件的制作、分發(fā)、下載、閱讀、批注、歸檔等；支持文件打包批量導(dǎo)入；支持文件批量刪除；支持議題拖拽排序；支持根據(jù)議題進(jìn)行文件關(guān)聯(lián)。對(duì)不同時(shí)期形成的每一個(gè)會(huì)議文件都應(yīng)以不同的版本進(jìn)行歸檔，并詳細(xì)記錄版本號(hào)、歸檔時(shí)間、歸檔人等信息，系統(tǒng)管理者或其他用戶(hù)可以隨時(shí)調(diào)閱，方便進(jìn)行文件歷史的回溯。

2.4終端軟件管理

為了方便會(huì)議與會(huì)人員使用電子閱文系統(tǒng)，需開(kāi)發(fā)與本系統(tǒng)配套的終端軟件，通過(guò)簡(jiǎn)潔的操作界面、良好的人機(jī)接口、方便的操作方式為與會(huì)人員審閱文件、提出審議意見(jiàn)提供便利，最大限度的發(fā)揮系統(tǒng)效益，提升會(huì)議質(zhì)量和效率。會(huì)議終端軟件主要功能如下：

1.會(huì)議文件展示

支持按照本次會(huì)議或歷史會(huì)議等不同分類(lèi)展示；支持類(lèi)似文件夾式的展示方式；支持會(huì)議文件綁定會(huì)議議程和日程功能；支持參閱材料關(guān)聯(lián)會(huì)議文件功能。

2.文件閱讀和批注

文件閱讀和批注是電子閱文系統(tǒng)的基本功能，也是與會(huì)人員使用頻率最高的功能，直接關(guān)系到與會(huì)人員閱讀文件的效率，需盡可能接近紙質(zhì)文件的瀏覽方式供與會(huì)人員閱讀和批注，基本功能如下：

（1）支持翻頁(yè)、頁(yè)面定位、關(guān)鍵字查詢(xún)、頁(yè)面無(wú)級(jí)縮放、手寫(xiě)圈畫(huà)、文字高亮顯示、下劃線、刪除線等功能。顯示的會(huì)議文件內(nèi)容可以類(lèi)似紙質(zhì)的流暢翻頁(yè)、拖拉、快速定位。（2）支持在文件上手寫(xiě)批注和文字批注功能，實(shí)時(shí)記錄并保存批注內(nèi)容（包括手寫(xiě)圈畫(huà)、文字等）、批注人、批注時(shí)間、修改記錄等一切操作信息。支持同一頁(yè)文件中的不同批注可有選擇性地去除，同時(shí)不影響本頁(yè)文件中其他批注。可以控制顯示或者隱藏批注。（3）支持書(shū)簽添加和管理功能。用戶(hù)可以對(duì)某頁(yè)文件插入書(shū)簽，并對(duì)書(shū)簽進(jìn)行管理，如在書(shū)簽上手寫(xiě)輸入文字。當(dāng)文件以縮略圖的形式展示時(shí)，需向用戶(hù)顯示哪些頁(yè)面被插入了書(shū)簽。點(diǎn)擊被插入的書(shū)簽圖標(biāo)時(shí)，可以顯示書(shū)簽上用戶(hù)書(shū)寫(xiě)的文字。（4）支持全文縮略圖顯示。盡可能將全文展示于整個(gè)終端設(shè)備屏幕，并對(duì)縮略后的文件文字具備一定的辨識(shí)度，方便查找。（5）支持文字的選擇、復(fù)制功能。被選擇的文字經(jīng)復(fù)制后可粘貼至備忘錄或其他新建文件中，方便用戶(hù)編輯。（6）與會(huì)人員能快捷地實(shí)現(xiàn)文件閱讀和其他應(yīng)用功能的切換。

3.會(huì)議文件同步瀏覽

實(shí)現(xiàn)所有與會(huì)人員和會(huì)議主講人同步閱讀會(huì)議文件的功能，如文件翻頁(yè)、頁(yè)面滾動(dòng)等。此功能是非強(qiáng)制性的功能，用戶(hù)可自由選擇隨時(shí)退出同步瀏覽并使用系統(tǒng)中的其他功能。允許為某一特定工作人員設(shè)定權(quán)限，授權(quán)其從另一臺(tái)終端上實(shí)現(xiàn)主講人的文件同步瀏覽功能。

4.會(huì)議文件自動(dòng)更新

用戶(hù)都可以通過(guò)WLAN或4G網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件的自動(dòng)更新，在客戶(hù)端程序運(yùn)行的情況下，系統(tǒng)就會(huì)識(shí)別并啟動(dòng)更新工作，將最新版本的會(huì)議文件自動(dòng)下載存儲(chǔ)到會(huì)議終端設(shè)備并提示用戶(hù)。保證用戶(hù)在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都能夠快捷、安全、完整地獲取會(huì)議文件。

5.會(huì)務(wù)信息推送及回執(zhí)

可以定時(shí)或即時(shí)推送會(huì)務(wù)信息，終端設(shè)備可以接收推送的會(huì)務(wù)通知，通過(guò)會(huì)議終端處理參會(huì)信息，提交會(huì)議回執(zhí)或執(zhí)行相關(guān)回復(fù)操作。

6.全文檢索

實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件的全文檢索功能。支持結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的混合檢索，可以在每次檢索前靈活定義檢索的范圍，支持中文的各種編碼。支持按字索引、按詞索引、按關(guān)鍵句索引。

2.5文檔安全管理

由于會(huì)議文件必須在限定的時(shí)間內(nèi)給限定的人群閱讀，具有較高的敏感性和實(shí)效性，為防止會(huì)議文件被非法獲取和篡改，必須應(yīng)用專(zhuān)業(yè)的文檔安全系統(tǒng)對(duì)會(huì)議文件加以管理。會(huì)議文件自進(jìn)入會(huì)議電子閱文系統(tǒng)就受到電子文檔安全管理系統(tǒng)的保護(hù)。系統(tǒng)提供保護(hù)的功能包括對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行加密保護(hù)，根據(jù)保護(hù)策略對(duì)特定用戶(hù)群或用戶(hù)賦予不同的訪問(wèn)權(quán)限，具有靈活可調(diào)的授權(quán)審批機(jī)制，可按部門(mén)、用戶(hù)組、用戶(hù)等有針對(duì)性地實(shí)現(xiàn)多種授權(quán)策略。系統(tǒng)對(duì)于文檔的下載、閱讀、修改、批注、刪除、移動(dòng)等各類(lèi)操作都能進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，并提供高效、靈活多樣的查詢(xún)功能。

會(huì)議電子閱文系統(tǒng)具有資源節(jié)約性、瀏覽便捷性、查詢(xún)快速性、安全可靠性等諸多特性，相信在不久的將來(lái)，會(huì)議電子閱文系統(tǒng)必將逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件閱覽方式成為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位會(huì)議的必備系統(tǒng)。