高職院校教師檔案管理系統(tǒng)研究

曹方玲

摘 要：在多數(shù)高職院校中，對(duì)于信息的需求量與日俱增，構(gòu)建優(yōu)化高校教師的檔案管理系統(tǒng)，有助于信息化的實(shí)現(xiàn)，也可以提高人員管理的工作效率。此文從設(shè)計(jì)、功能與安全性三個(gè)方面詳細(xì)分析了高校教師檔案管理系統(tǒng)的理想方案，從而實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)的優(yōu)化工作。

關(guān)鍵詞：高校教師；檔案；動(dòng)態(tài)管理；設(shè)計(jì)

由于過(guò)去的科技落后，高職院校教師的檔案多是以紙質(zhì)的形式存在，紙質(zhì)的檔案無(wú)論是在空間的儲(chǔ)存還是在分類管理等方面都存在很大的資源浪費(fèi)傾向。隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，要依托現(xiàn)代信息技術(shù)的管理水平，構(gòu)建高校教師完善有序的電子信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)制。

1 教師檔案管理系統(tǒng)的市場(chǎng)需求

高效能的教師檔案管理系統(tǒng)可以將人事部門與檔案館銜接起來(lái)，使得人事部門管理系統(tǒng)中信息的變化盡快更新到檔案館中。而普通的教師檔案管理系統(tǒng)軟件只具備簡(jiǎn)單的功能，針對(duì)性、安全性以及技術(shù)性都不強(qiáng)，不能將檔案信息之間的聯(lián)系有效銜接起來(lái)。所以，進(jìn)一步提高教育機(jī)構(gòu)整體的教師檔案管理與服務(wù)水平，就需要研發(fā)功能更加全面、技術(shù)更加優(yōu)秀的管理系統(tǒng)。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本目標(biāo)

1、實(shí)現(xiàn)集中化、電子化的處理教師的檔案資料；

2、使管理教師檔案的工作更加的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度化；

3、能夠建立一個(gè)有詳細(xì)的教師檔案數(shù)據(jù)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)；

4、能夠完整地實(shí)現(xiàn)教師檔案資料的其他管理功能。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)的管理模塊

此系統(tǒng)基本上由教師的基本檔案、教學(xué)科研檔案、學(xué)習(xí)檔案、社會(huì)活動(dòng)檔案、評(píng)價(jià)檔案、反思檔案與健康檔案等七個(gè)管理模塊構(gòu)成，這七個(gè)模塊之間既互相獨(dú)立又緊密相連。

1.基本檔案模塊

在登錄基本檔案的模塊后，普通教師的基本檔案管理需要受到一定的權(quán)限，那就是教師僅能查看本人的檔案，而沒(méi)有權(quán)限查看或者更改其他人員的檔案資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門則可以瀏覽其權(quán)限內(nèi)的所有教師的檔案，并且基本檔案管理模塊要能夠變動(dòng)教師的基本檔案資料，確保教師的檔案資料能夠進(jìn)行有效更新。此模塊中的基本檔案數(shù)據(jù)包括教師的履歷、職稱、職務(wù)、學(xué)歷、工資等基本資料。

2.科研管理模塊

本模塊實(shí)現(xiàn)功能是由管理員更新最新科研信息，教師可以進(jìn)入科研模塊，進(jìn)行相關(guān)信息管理。此模塊的數(shù)據(jù)內(nèi)容包括教師的教學(xué)情況以及其科研情況的管理和檢查工作，主要是指教師完成教學(xué)任務(wù)的情況、完成科研活動(dòng)的情況以及教師的相關(guān)教學(xué)成果資料。所需要具備的功能有查詢功能、增加功能、統(tǒng)計(jì)功能等。

3.學(xué)習(xí)檔案模塊

本模塊主要是實(shí)現(xiàn)教師在進(jìn)修培訓(xùn)過(guò)程中的學(xué)習(xí)情況管理的模塊，其中容包括教師對(duì)進(jìn)修非本學(xué)歷的申請(qǐng)計(jì)劃、成績(jī)、成果等資料進(jìn)行上報(bào)，人事部門對(duì)其資料進(jìn)行審核管理，教師的教學(xué)技能培訓(xùn)等功能。

4.社會(huì)活動(dòng)檔案模塊

本模塊可以錄入、查看教師所參與的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料檔案。教師進(jìn)行媒介性質(zhì)為社會(huì)的扶貧等公益活動(dòng)有助于提升教師自身的修養(yǎng)素質(zhì)，教師可以將其參與的社會(huì)活動(dòng)的活動(dòng)形式、申報(bào)審批表、總結(jié)等錄入此檔案模塊，教師參加這樣一種調(diào)查走訪的活動(dòng)更是豐富了自己的檔案資料與人生閱歷。

5.評(píng)價(jià)檔案模塊

本模塊主要是對(duì)教師的各類教學(xué)及科研完成情況進(jìn)行評(píng)價(jià)的管理模塊。其內(nèi)容包括教師對(duì)學(xué)生的評(píng)教水平、日常教學(xué)評(píng)估、各類的科研調(diào)查進(jìn)行情況、與其他教師進(jìn)行的學(xué)術(shù)交流情況、各類優(yōu)秀人員的申報(bào)表等各種有關(guān)教師在教學(xué)方面工作的。上級(jí)部門還可以根據(jù)教師的具體情況，對(duì)教師進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，并定期考核教師在職業(yè)生涯規(guī)劃方面的工作完成情況。

6.反思檔案模塊

檔案資料指的是教師在完成教學(xué)、科研等有關(guān)專業(yè)方面的活動(dòng)或者任務(wù)后所進(jìn)行的反思與自我評(píng)估。同時(shí)，教師也可以對(duì)其他人給自己評(píng)價(jià)的相關(guān)反思進(jìn)行評(píng)價(jià)，從對(duì)自己工作的反思與他人工作的對(duì)比中，有助于教師得出更加科學(xué)的教學(xué)方法，從這些有益結(jié)論中進(jìn)行計(jì)劃和總結(jié)，從而保證教師教學(xué)工作的科學(xué)性。

7.健康檔案模塊

教師每年都需要進(jìn)行一次健康體檢，體檢的結(jié)果就將保存在此管理模塊中。健康體檢的內(nèi)容有內(nèi)科、外科、五官科等常規(guī)檢查內(nèi)容，以此確保教師不會(huì)在教學(xué)工作中將疾病傳播給其他人。資料中還有體檢醫(yī)生對(duì)教師的檢查結(jié)果提出的有關(guān)治療提議、記錄的后續(xù)特殊檢查內(nèi)容、教師住院的大概病情與治療方案，住院資料中又含有教師住院的時(shí)間、方案、病情、治療效果、出院時(shí)間等內(nèi)容。

3 系統(tǒng)的運(yùn)行

1、錄入檔案

學(xué)校的人事管理部門根據(jù)本校的機(jī)構(gòu)設(shè)置錄入各個(gè)部門與院系的信息，然后再針對(duì)不同部門與院系下的教師進(jìn)行資料信息錄入，最后提交給上級(jí)部門進(jìn)行審核，如果資料不在此檔案模塊所屬的范圍之內(nèi)，則上級(jí)將予以駁回其資料。上級(jí)在駁回非本管理模塊范圍內(nèi)的資料信息時(shí)，也會(huì)記錄下相關(guān)的駁回日志，從而確保教師的有關(guān)檔案資料不會(huì)輕易丟失，駁回資料的日志記錄更加的人性化，也算是為人事部門需要修正的不歸檔資料信息進(jìn)行備案。

2、檔案的查詢與打印

為了集中地管理教師基本的個(gè)人信息，教師的資料查詢可以只用單一條件，也可以綜合多條件進(jìn)行查詢；檔案進(jìn)行打印時(shí)需要使用的形式是標(biāo)準(zhǔn)的文檔表格，從而確保重要郵遞部門與教師檔案管理部門之間能夠順利地進(jìn)行交接工作。

3、統(tǒng)計(jì)檔案轉(zhuǎn)遞利用的次數(shù)

在數(shù)理統(tǒng)計(jì)和概率論中經(jīng)常運(yùn)用到統(tǒng)計(jì)，它可以對(duì)檔案的資料信息進(jìn)行整理與分析，從而可以得出事物內(nèi)在發(fā)展的客觀規(guī)律。統(tǒng)計(jì)檔案被轉(zhuǎn)遞與利用的次數(shù)為檔案管理的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持，它不僅是準(zhǔn)確地對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，還會(huì)自動(dòng)補(bǔ)入相關(guān)信息，因此，這樣的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)既提高了工作效率，又節(jié)省了人力與物力。

4 系統(tǒng)的安全度

學(xué)校全體教師的基本資料以及教學(xué)相關(guān)資料信息全部錄入到了教師檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)里，因此，不能隨便讓不相關(guān)人員進(jìn)入這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中查看或者更改其內(nèi)容，需要確保系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)資料的安全度。管理員需要對(duì)整個(gè)教師檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)登錄設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，這樣，就只有被授予相關(guān)權(quán)限的合法用戶才可以在自己的操作權(quán)限內(nèi)進(jìn)行資料的查看、在自己的職責(zé)內(nèi)進(jìn)行相關(guān)操作。同時(shí)，管理員需要對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份，以此保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全性。設(shè)置合法與非法用戶的優(yōu)點(diǎn)在于有邏輯地分離了用戶之間的訪問(wèn)權(quán)限，既保證了系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全性，又能使具有訪問(wèn)權(quán)限的合法用戶在進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)更加的方便。備份數(shù)據(jù)信息，主要是因?yàn)橄到y(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的重要性及全面性，其具體使用特點(diǎn)也會(huì)因?yàn)樵L問(wèn)權(quán)限而受到區(qū)分。

5 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)存放媒介選擇分類是模塊劃分之后進(jìn)行的一項(xiàng)必要性的操作環(huán)節(jié)，高校教師檔案管理系統(tǒng)需要具備一個(gè)強(qiáng)大有力的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的資料信息進(jìn)行管理與保存。連接數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，需要采用操作類的方法進(jìn)行連接，并且它還運(yùn)用于在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的所有操作。數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)會(huì)有定期的數(shù)據(jù)備份，以此保證在災(zāi)難性錯(cuò)誤發(fā)生的時(shí)候，數(shù)據(jù)庫(kù)仍然能將原本的完整數(shù)據(jù)恢復(fù)回來(lái)。

6 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)高校教師檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行的相關(guān)分析與研究，技術(shù)水平高的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)往往需具備多功能的設(shè)計(jì)、安全可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)、詳細(xì)且科學(xué)的分類管理模塊形式等板塊，這樣才可以確保實(shí)現(xiàn)教師或者說(shuō)數(shù)據(jù)檔案管理工作的高效性與安全性。

參考文獻(xiàn)

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