關于科技檔案管理措施及利用服務探討

吳曉菲

摘 要：科技檔案是科學技術成果的載體，它直接記述、反映科技活動的歷史記錄，為了適應社會發展需求，科技檔案管理也進入了新的發展階段，隨著計算機網絡技術的不斷創新發展，科技檔案管理與利用越來越受到重視，進行現代化管理能更好的發揮其在科研與管理中的作用，實現信息資源共享，提高服務利用。為探究科技檔案管理方式與有效利用，本文將以科技檔案管理方式為研究點，對管理措施和利用服務進行探討。

關鍵詞：科技檔案；管理和利用；規范化

科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。

1 科技檔案的特點與重要性

科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。

2 科技檔案規范化管理的內容分析

根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。

1.建檔管理規范化

科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理。

2.科技檔案信息資源的應用

不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。

3.管理崗位與制度規范化

科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。

3 科技檔案的管理方式及利用服務

規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。

1.加強業務建設

科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。

2.提升管理人員的素質

科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。

3.創新服務方式

科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。

4.擴大服務領域

隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。

4 結束語

科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。

參考文獻

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