新形勢下對檔案管理信息化建設的思考

薛君妍

摘 要：隨著我國社會經濟與科學技術的不斷發展，各個事業單位檔案的需求與數量都呈現為不斷增長的趨勢，再加上信息化技術在各行各業的不斷普及，檔案管理信息化建設已經成為檔案事業的必然發展趨勢，檔案管理信息化發展程度已經成為衡量檔案管理質量的重要標準。鑒于此，本文主要針對檔案管理信息化建設的重要進行了詳盡的探討，在此基礎上提出幾點檔案管理信息化建設的措施，旨在為促進檔案管理事業的發展貢獻自己的綿薄之力。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；措施

當前這個時代是一個信息化技術快速普及與發展的時代，信息技術已經逐漸成為知識經濟時代最為重要的資源，各行各業信息化的發展程度逐漸發展成衡量一個行業、一個地區、乃至于一個國家社會發展程度與經濟發展水平的重要指標[1]。檔案管理信息化建設，能夠進一步提升相關工作的效率與質量，真正實現檔案資料共建共享的目標。所以，為進一步滿足社會現代化發展的相關需求，檔案管理信息化建設就成為必然的發展趨勢。

1 檔案管理信息化建設的重要作用

我國各個事業單位是社會和諧發展、社會經濟建設的中流砥柱，而事業單位檔案則是公共服務的重要提供載體，事業單位檔案管理信息化建設能夠有效提升檔案管理工作的效率與質量，進一步促進社會事業穩定、快速的發展，有效滿足廣大人民群眾不斷增長的物質文化需求。事業單位檔案管理屬于社會進步的記錄者，其客觀、真實的記錄了相關的歷史資料，其是有效維護社會健康、有序發展的重要工具，信息化時代推動事業單位檔案管理信息化建設，使得檔案管理工作能夠與各項工作進行有效的整合，能夠有效促進社會事業的大繁榮、大發展[2]。檔案管理信息化可以進一步保障檔案原件的真實性與完整性，能夠更為深入的進行檔案資料開發利用。與此同時，檔案管理信息化建設能夠有效改革傳統檔案管理中繁重的工作，使得檔案收集、分類以及整理等相關流程更為便捷、簡單，同時也能夠進一步提升檔案管理工作的規范性。

2 檔案管理信息化建設的措施與建議

（一）加大各項基礎的建設力度

1、檔案管理局域網建設

事業單位應當主動爭取上級部門的支持，通過綜合籌資，加強檔案管理局域網建設，積極將檔案管理系統與上級機關、一線部門進行有效的對接。與此同時，事業單位還應當主動與電信機構進行更為深入的交流合作，針對互聯網寬帶數據實施技術改造，不斷提升網絡傳輸的質量與速度，使得檔案管理網絡能夠逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網點多的網絡，能夠為檔案管理工作共建共享提供堅實的網絡基礎。

2、檔案管理硬件系統建設

各個事業單位應當主動為檔案部門配置打印機、復印機、掃描以及高性能計算機等硬件設施，針對部分涉及到國計民生的事業單位還應當配置專門應用于檔案收集、整理的電腦，以便于檔案資料的網絡化傳遞，充分發揮硬盤儲存便捷、容量大以及檢索便捷等優勢。

3、檔案管理數據庫建設

事業單位應當積極選擇先進的開發工具，進一步加大檔案管理數據庫建設力度，通過建立統一、標準的數據庫標準，有效解決傳統檔案管理中各個事業單位自行收集、各自為政的局面。與此同時，還應當將之前分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質量。

（二）建立健全檔案管理制度與監督制度

處在我國基本國情狀況下，事業單位本身的性質較為特殊，在傳統的管理理念下，事業單位檔案管理部門完全處于邊緣化的部門。要想改變上述局面，事業單位在進行檔案信息化建設的過程中，必須要嚴格根據國家與地方主管機構推薦的相應標準，綜合參考自身的實際情況，建立健全檔案管理制度。主管機構應當將檔案管理信息化建設納入到檔案管理工作的業績考核指標，在進一步提升事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度的同時，以此來激發廣大工作人員的能動性，使其能夠更為積極主動的投入到檔案管理信息化建設工作中。

科學合理的監督制度是保障事業單位檔案管理信息化建設的有序開展，通過對檔案管理信息化建設進程中進行有效的監督與制約，能夠保障相關工作始終處于法律法規允許的范圍內開展。這就需要事業單位綜合參考自身的實際情況，充分利用內部監督與外部監督，使得兩者進行互相合作、互相結合、互相補充，以此來充分調動檔案管理人員的創新性、積極性以及主動性，充分保障檔案管理信息化建設高效、穩定的開展。

（三）加強檔案管理隊伍培訓教育

人才隊伍是決定檔案信息化建設的關鍵因素之一。對檔案信息化建設工作來說，需要檔案管理人員具備良好的知識素養與先進技術能力。反觀各個事業單位的檔案管理隊伍，復合型人才的缺失是各個事業單位普遍存在的現象。與此同時，因為一些事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度不足，導致廣大檔案管理人員嚴重缺乏相應的態度與責任心，檔案管理信息化建設并不理想。針對上述情況，檔案管理部門應當做好以下幾點，進一步加強檔案管理隊伍的培訓教育工作：首先，檔案管理部門應當進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據檔案部門、檔案管理人員自身的實際情況以及信息化建設的相關要求，進一步完善檔案管理人員的知識體系。其次，檔案管理部門應當積極組織相應的專題學術、業務交流會議，積極舉辦形式豐富的專業網絡業務學習活動，通過邀請相關專家舉辦講座的模式，積極向檔案管理部門領導層與基層員工講解檔案管理的先進方法、發展趨勢以及辦信息化技術發展趨勢等，切實提升領導層與檔案管理人員的管理水平與工作能力[3]。再者，高度重視檔案管理隊伍的繼續教育，通過制定一套科學合理的人才引入制度，同時還應當制定一套符合事業單位實際情況的激勵晉升體系，積極吸引并引入檔案管理人才。最后，事業單位還必須要高度重視檔案管理隊伍的學歷教育，通過在職培訓，有效提升檔案管理隊伍的職稱水平。

（四）加大網絡安全管理力度

網絡在帶來各種優勢的同時，也帶來一些弊端。要想保障檔案管理信息化建設的安全，就必須要高度重視網絡安全管理工作。首先，檔案管理部門的路由器必須要針對全部IP地址實施屏蔽處理，然后再有選擇性的將部分IP接入到檔案網絡系統當中。其次，設置專門的防火墻，針對單位檔案管理系統的內網與外網進行有效的隔離，通過有效的認證機制來保障檔案系統的安全[4]。

3 結語

檔案管理信息化建設主要是綜合利用信息化技術與互聯網平臺的建設，針對檔案進行信息化管理，通過檔案管理信息化建設，對事業單位科研力量的加強、組織建設的增強以及工作質量的提升等都具有重要的促進作用。這就需要各個事業單位意識到檔案管理信息化建設的重要作用，通過加大各項基礎的建設力度、建立健全檔案管理制度與監督制度、加強檔案管理隊伍培訓教育以及加大網絡安全管理力度，有效保障檔案管理信息化建設的有序開展。

參考文獻

[1]林國錦.大數據時代政協委員履職檔案信息化建設路徑探析——以浙江省政協為例[J].浙江檔案，2015，03：22-25.

[2]佘潔華.基于霍爾三維模型檔案信息化建設管理探討[J].包頭職業技術學院學報，2015，02：87-90.

[3]熊玲.以破解“五個不到位”為推手 加強檔案信息化建設[J].湖北檔案，2012，11：31-32.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協論壇（下半月），2013，11：148-149.