淺析機關單位檔案信息化管理

邢丹丹

摘 要：機關單位肩負著國家公共事務、社會活動的相關任務與服務工作，在工作過程中會產生大量的檔案資料，且很多資料屬于機密性檔案資料，強化檔案管理工作變得異常重要。信息技術的出現，為機關單位檔案的信息化管理工作提供了重要條件，實現了檔案管理的高效性與實效性，能大大提高檔案資料管理效率的不斷提高。為此，本文就機關單位檔案信息化管理進行了分析與探究。

關鍵詞：機關單位；檔案；信息化管理

機關單位作為國家行政機構的重要組成部分，其負責著社會活動中的民生、文化、教育、醫療等多項問題，在涉及各個領域的過程中會產生大量的檔案資料，這些檔案資料是機關單位行使相關職能的表現與重要載體，這些信息記錄的都是重要的社會發展信息，對國家來說意義重大。為了提高檔案資料的管理水平，應借助現代信息技術的重要作用與優勢，以實現檔案的信息化管理。

1 機關單位檔案信息化管理的重要性

機關單位是國家政府機構的重要分支，其主要負責一系列的社會活動，旨在為社會的發展提供公共性服務，涉及到文化、教育、民生、醫療等多項內容，在開展一系列的公共服務類項目時，會產生大量的檔案資料，都與社會公共項目相關的資料與信息。檔案是機關單位實施工作的重要憑證與載體，是單位管理工作的核心內容之一，主要是借助機關的檔案室作為重要載體，以強化對各類檔案資料的規范性管理。檔案資料具有重要的應用與開發價值，其可為后續的一系列生產、科研工作提供重要的借鑒與知識支撐[1]。機關單位檔案管理工作主要會形成一定的文件、資料、積累、立卷與歸檔工作，強化對一系列文件生成過程的科學化管理與監督，可大大提高機關檔案管理水平。新時期，信息技術已經成為一種時尚與趨勢，利用現代化的信息技術、計算機平臺等實現檔案的規范性管理，能較短的時間內即可實現對檔案的收集、整理與歸檔工作，相較于傳統人開展手工管理的方式有了明顯的進步，檔案管理工作節約了大量的人力、物力與時間，將傳統的紙質檔案轉化為電子版本，能實現對檔案信息的全面管理，可大大提高檔案管理質量。機關檔案是一項原則性、保密性很強的工作，特別是在一些涉及到國家機密的單位更是如此[2]。因此，為了達到更為高質量的檔案管理水平，應強化檔案管理的信息化建設，以提高檔案管理效率。

2 機關單位檔案管理現狀分析

2.1 檔案管理信息化建設不足

就目前機關單位檔案管理現狀的有效分析，部分機關單位由于對檔案認知度與重視度不夠，將單位工作的重心放在項目實施過程中，忽視了檔案管理的重要性，使得檔案管理工作始終相對落后，信息化建設不足問題相對突出，無法滿足現代社會對檔案管理的要求。在部分機關單位，由于檔案管理信息化認知不足，缺乏足夠的信息化管理設備，無法對檔案的信息化管理給予足夠的支持，成為當前檔案管理信息化建設中所存在的一個現實性的問題。

2.2 檔案管理人員專業性不夠

在機關單位檔案管理方面，為了減少人員開支，往往會選擇非專業性或兼職類的人員來擔任檔案管理工作的要職[3]，檔案管理人員的專業受限，無法在接下來的檔案管理工作獲得理想的管理效果。此外，新時期，信息技術被廣泛應用到各個領域，當然，在檔案管理方面也不例外。檔案管理的信息化建設，還會需要足夠的人員支撐，很多檔案管理人員僅僅具備檔案管理的專業知識，但是缺乏專業性的計算機操作技術，使得檔案的信息化管理受到限制。

2.3 缺乏嚴格的檔案管理制度

機關單位的檔案資料價值很高，很多具有高度的機密性，關乎著一系列公共項目的實施效果，為了保證公共項目的高效開展，強化單位的檔案管理工作具有必要性。當前，若想增強檔案管理的規范性與合理性，檔案管理制度是必不可少的[4]。然而，當前的檔案管理制度還存在著諸多的缺陷與不完善，檔案管理缺乏嚴格的規章制度約束，使得檔案管理工作始終處于松懈的狀態，嚴重制約著檔案管理工作的開展質量。

3 機關單位檔案信息化管理的措施

3.1 強化檔案信息化管理團隊建設

在信息化發展的大背景下，機關單位檔案的信息化管理工作的開展，必須保證檔案管理團隊的合理化建設，提高檔案信息化管理人員的水平，既要提高檔案管理人員的專業素質，還要鍛煉與培養員工的計算機操作能力，以提升檔案管理人員的綜合素質。第一，檔案管理人員必須具備高度的專業性，提高入職門檻，要對應聘人員的專業資格證書、檔案管理專業證書等予以全面的規范，只有具備基本的職業資格需求才能準許相關人員應聘此崗位。第二，一般情況下，機關單位檔案管理人員的年齡相對較大，其在檔案管理上的能力缺乏專業性，檔案管理手段相對傳統，會使得檔案管理的相關知識點呈現老舊、封建的狀態，無法得到檔案信息知識點的全面更新。面對以上問題，應強化對老一輩檔案管理人員的職業培訓，培訓其專業的檔案管理水平，運用更為專業性的電腦知識來開展檔案管理工作，是檔案管理工作亟待完善的一項關鍵問題。

3.2 構建完善的檔案信息化系統平臺

機關檔案管理工作中所涉及到的檔案資料內容相對豐富，且檔案資料具有高度的機密性與價值性，強化檔案信息管理平臺的建設具有重要意義[5]。為適應現代社會的發展趨勢，應構建完善的檔案信息化系統平臺，以計算機技術、數字化技術等為重要載體與平臺，運用更具穩定、安全性的檔案信息處理平臺來開展管理工作。機關單位的檔案信息機密性高，為保證檔案信息的安全性，必須對檔案信息化系統進行及時的升級與更新，對系統所存在的漏洞予以及時的修復，不會出現檔案信息泄露會被窺探的情況。此外，為了保證檔案信息的安全性，應強化計算機安全技術的合理化應用，保證技術操作的專業性，將維護機關單位檔案信息管理系統安全視為重要工作。與此同時，若想實現對檔案信息資源的安全性控制，應設置單位檔案信息的安全密鑰，采用數字加密技術對整個檔案數據的安全性與完整性予以控制和規范，成為當前檔案管理工作亟待完善的重要工作。

3.3 建立更為完善檔案管理制度

為了保證機關單位檔案信息化管理的高效開展，必須建立更為完善的檔案管理制度予以支持，將檔案信息化管理的相關內容羅列到檔案管理制度之中，利用制度予以約束與規范，對檔案信息化管理中出現的擅離職守、操作不規范、徇私舞弊、信息泄露等現象都要給予相應的懲處，強化檔案管理制度合理化規范成為當前的重要工作。檔案管理制度的構建，應及時將檔案管理的各個元素予以控制，并制定相配套的獎懲機制，一旦出現檔案管理的一系列問題，應借助制度來予以約束，增強制度的束縛力與威懾力，以提高檔案管理的信息化水平。

4 結束語

現階段，我國經濟發展進入了一個嶄新的時期，經濟得到了快速的發展，國民生產總值直線上升，強化機關單位的發展與建設成為當前的重要工作。機關單位檔案的信息化管理是社會發展的重要趨勢與目標，利用先進的信息技術來支撐檔案管理工作，建立檔案信息化管理系統，提高系統的穩定性與安全性，組建更為專業化的信息化檔案管理團隊，是當前檔案管理信息化實現的重要途徑。

參考文獻

[1]謝紅. 提升事業單位檔案信息化管理建設的方法策略[J]. 中小企業管理與科技（下旬刊），2012，12：47-48.

[2]楊巍巍. 淺談機關單位檔案網絡化管理[J]. 科技資訊，2015，11：150.

[3]秦立民，相立武，楊亮. 信息化背景下機關事業單位檔案管理創新研究[J]. 中國管理信息化，2015，22：151.

[4]仲亞紅. 淺談新時期機關檔案信息化管理的創新[J]. 經營管理者，2016，01：279.

[5]蘆蕾. 淺談機關單位檔案網絡化管理[J]. 黑龍江史志，2014，07：93.