事業單位檔案數字化管理的實現及意義論述

摘 要：目前，我國的科技發展已經進入極為迅猛的階段，計算機科學發展也隨之日益強大，人類已經認識到計算機在生產，生活，工作發揮的強大功能，在企業單位中，計算機科學已經深入檔案領域。本文作者分析現代企業事業檔案的數字化管理工作，闡述了檔案數字化管理的優勢及其特點，為事業單位檔案數字化管理的更好發展提出寶貴的建議。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理；發展

隨著科技的不斷進步，人類已經全面的進入信息化發展的時代，工作，生活都與計算機密切相關聯。有了計算機的輔佐，人類的工作效率得到了明顯的提升，工作的質量也得到了相應的保障。事業單位的檔案數字化管理就是將檔案內容從實體性的儲存方式轉化為數字化的數據庫系統。以下本文將從實際出發，對事業單位檔案數字化管理進行分析，希望事業單位管理者從中得到啟示，更好的利用計算機進行檔案數字化管理，以提高檔案的利用率，使其更好的為人民，為事業單位，為社會服務。

1 事業單位檔案數字化管理的優越性

在實地考察中，筆者總結歸納出幾點事業單位檔案數字化管理的優勢，并給予了較為詳細的解說，以便事業單位的管理人員參考借鑒。

1.1 提高了員工個人檔案的利用率

當前我們可以看到，由于換工作等外在因素的影響，人們增加了對個人檔案的使用頻率，社會進行的多種活動都與個人檔案息息相關。如果采用傳統的紙板檔案處理模式，人們在需要檔案時候就可能去不同的地方調取信息，程序繁瑣，而且也可能造成檔案的丟失。人們如果采取檔案數字化管理模式，將自己的個人信息儲存在數據庫中，需要使用時直接在網上進行查閱。因此，檔案數字化管理方便快捷的優勢在社會各界廣受歡迎。事業單位進行檔案數字化管理模式，在為群眾辦事時候不僅能為群眾提供他們所需的基本信息，也能為他們及時找到所需要的檔案以及文件，節省了大把的時間，同時也極大的提升了個人檔案的利用效率。

1.2 提高事業單位的辦公效率

傳統的個人檔案管理模式，使事業單位的工作變得繁瑣而冗長。個人檔案的搜集耗費了大量的人力，物理和財力，耗損了工作人員的精力，降低了信息的準確率。長時間下去降低了工作人員的積極性?？疾煺甙l現，自從事業單位采取檔案數字化管理模式后，群眾的個人檔案查詢工作簡單了，檔案存儲信息丟失的現象很少發生，單位管理人員的積極性提高了。所以說，檔案數字化管理模式集中快捷性、高效性、環保型為一體，使事業單位的辦公效率明顯的提升。

1.3 提高了事業單位的經濟效益

傳統紙板的個人檔案管理模式使得工作人員對信息的搜集和整理程序產生反感的心理，最終導致工作效率及其質量降低，影響事業單位的社會形象。檔案數字化管理的有效參與節省了單位物資的自出，檔案電子化的轉變縮小了檔案的占地空間，整理歸納的程序變得有序合理，提高了工作的效率和準確度，減輕了事業單位的經濟負擔，有利于事業單位的可持續發展。

2 事業單位數字化檔案管理的優化對策

雖然檔案數字化管理的模式優越性很多，這種模式取得的效果也大快人心，但是目前仍有很多事業單位沒有采用檔案數字化管理的模式，以下本文總結數字化管理的優化對策。

2.1 事業單位應完善辦公設備

只有擁有現代化的，高端的辦公設備，事業單位的檔案管理才得以向數字化管理發生轉型。事業單位應該積極深入調查，聽取群眾的心聲以及專家的建議，對經費進行合理的預算，引進高端的辦公設備，以提高辦公質量。

2.2 構建事業單位檔案數字化管理體系

以發展的眼光開袋這個社會，數字化是這個社會發展的必然走向。因而，事業單位需要積極的建立完整無暇的檔案數字化管理體系，實現信息資源共享的目標，為群眾，為社會提供最為優質的服務，最終提高個人檔案的使用率和事業單位的辦公效率。在檔案管理體系的規劃中，事業單位應該做好電子版檔案的質量等相關工作，并在實際工作中做好防火，防潮工作，將一切安全隱患消除，為檔案數字化管理工作營造良好的，優質的，放心的環境。

2.3 提高事業單位管理人員的綜合素質

為了使檔案數字化管理工作得以有效的進行，必須使工作人員的綜合素質有所提高。對于老員工而言，幫助他們使用現代化的機械設備，提高他們的技能水平；對于新員工而言，要培養他們為群眾服務的理念，提高服務質量，努力學習，積極探究未知的領域，掌握更多的有關檔案管理知識，是檔案數字化管理不斷優化。

2.4 健全個人檔案管理安全保密制度

無論是個人還是組織機構的檔案信息，事業單位都要做到妥善管理，保密制度。這要求工作人員保持嚴謹的工作態度，群眾需要時候才可以打開檔案，使用完畢后應及時關閉，以防止群眾信息的泄露，對其造成損害。另外，事業單位應該配備專業的技術人員對事業單位存有的檔案進行加密管理，對辦公設備進行定期的檢查和維修。除此之外，事業單位應該配備充足的保安人員，以維持單位秩序。

3 事業單位檔案管理數字化的必要性

所謂的事業單位，是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。檔案管理大體上包括三部分內容，即文書檔案，基建檔案以及人事檔案，這三種檔案是事業單位有效運作的核心，它們涵蓋的內容對事業單位的決策者和管理者都至關重要，占據著舉足輕重的地位，所以說數字化管理能夠為群眾提供充足完整的檔案信息，數字化管理它具備方便快捷的特點。在調查中我們看到，實際生活中檔案的使用范圍得以擴大在很大程度上依賴于檔案數字化管理制度的有效實施。數字化管理制度挖掘了檔案的使用價值，企業在經費上得以節儉，提高了事業單位的經濟效益，提升了事業單位的辦公效率等。這些優勢說明事業單位實行檔案數字化管理是社會發展的必然趨勢，它是新時代科技發展帶來的完美產物。

4 事業單位檔案管理數字化的發展措施

檔案相關管理人員知道，文書是檔案工作的基礎，因此管理人員對其處理的好壞，優劣直接影響著整個檔案的內在質量。數字化管理占據著快捷方便的優勢，減輕了管理人員年終整理檔案的工作壓力，縮短了繁瑣的工作流程，提高了檔案管理的質量。另外，檔案電子化建設不僅僅是一門技術，也是一項系統工程，它包含了對各種系統的管理，例如操作系統管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、單位分類管理等，建設系統工程的開展，從機制上實現了事業單位共享的目標。

5 檔案數字化管理的未來發展趨勢

從以上詳細的闡釋中，我們可以得出這樣的結論：現代社會的發展離不開檔案的有效參與，事業單位的檔案離不開數字化管理。在這種形式的驅動下，事業單位必須提高意識，積極采取科學的，合理的規劃和調整數字化檔案管理模式，以提高檔案的利用率為目標，以樹立事業單位良好的社會形象為前進動力，在穩定中求得更好的發展，在事業單位數字化管理順利的運轉中保障檔案的安全性，只有這樣，才能使事業單位得以長久的發展壯大，邁進合格的服務型單位的行列。

6 結束語

檔案數字化管理有助于事業單位對檔案信息資源的開發以及利用，與傳統紙板的檔案資料相比，檔案數字化的最大特點是它借助于互聯網這個渠道流動性強。檔案數字化管理它徹底的突破傳統的檔案管理模式，在檔案的管理，利用等方面另辟蹊徑，提高群眾對檔案的利用率，促進了事業單位的經濟效益及其事業的發展進程。展望未來，我們相信，伴隨著高科技迅猛發展，信息技術的頻繁使用，檔案數字化管理會引領時代的潮流，當然，數字化管理也會取得更好的發展前景。

參考文獻

[1]朱艷瑩.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理[J].當代經濟，2011，

[2]張巍.談事業單位檔案數字化管理[J].黑龍江檔案，2014，

作者簡介

張曼（1987-）女山西省陽泉市人，漢族，助理館員，本科，研究方向：檔案管理數字化。