醫院辦公室檔案管理工作的優化策略

王剛

摘 要：在醫院的辦公室業務中，非常重要的一項工作內容就是檔案管理，能夠展現出醫院發展的軌跡。辦公室檔案管理工作為醫院的科學發展與事業研究提供了重要的依據。辦公室檔案管理對醫院的發展與建設有著非常重要的作用，但是在目前的檔案管理中還存在著一些問題，這就需要不斷的優化辦公室檔案管理的工作。因此，本文對醫院辦公室檔案管理工作的優化策略進行了探討。

關鍵詞：醫院；辦公室；檔案管理；優化策略

隨著人們生活水平的不斷提高，越來越重視健康，這就對醫院的管理提出了更高的要求。醫院為了做好自身的工作，促進醫療事業的發展，就需要加強醫院辦公室檔案管理工作的優化。但是在目前的辦公室檔案管理工作中，還存在著一些問題，這就使得檔案管理工作不能夠得到有序的開展。因此，醫院應該結合辦公室檔案管理工作中的問題提出具體的優化策略。

1 醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題

在目前的醫院檔案管理工作中，還存在著一些問題，嚴重影響著檔案管理工作的進行。我們應立足實際，就需要對管理工作中存在的問題進行分析。首先，辦公室檔案管理人員的意識比較的薄弱，使得檔案完整性嚴重的流失。醫院的很多領導及其管理人員都比較缺少檔案管理的意識，這就造成了實際檔案管理工作中問題的不斷出現。沒有一個科學有序的檔案管理，就可能使得醫院檔案管理的完整性不斷的流失，降低了檔案管理工作的效率。其次，檔案管理設備落后。落后的檔案管理設施會嚴重的降低檔案管理的水平，加大檔案管理的難度。最后，檔案管理制度散亂，缺乏統一的管理標準。在辦公室檔案管理工作中，不健全的檔案管理制度會影響檔案的收集，使得檔案信息資源比較的缺乏，不利于辦公室檔案管理工作的進行。

2 醫院辦公室檔案管理工作的優化策略

2.1 提高領導班子檔案意識，加大硬件設施投入

在進行醫院辦公室檔案管理工作時，領導班子應該重視醫院辦公室檔案的管理提高自身的檔案管理意識，從而為檔案現代化的管理提供依據。在醫院檔案管理的轉變過程中，主要的轉變模式為由粗放型、單純經營性的管理模式向集約型、科學性的管理模式進行轉變，從而不斷的提高醫院辦公室檔案管理的水平與服務質量，增加經濟效益與社會效益。醫院辦公室這種檔案管理模式的轉變能夠使得醫院更加的具有競爭力。此外，在辦公室檔案的管理過程中，還應該對單位檔案室的建設進行不斷的加強，并且完善其設施，加大檔案管理硬件設施的投入力度。完善的檔案管理設施能夠使得管理更加的方便、科學，從而實現醫院辦公室檔案管理工作的優化。

2.2 加強檔案管理人員的學習，提高自身的業務水平

在醫院辦公室檔案管理的工作中，為了實現管理的工作的優化，解決檔案管理存在的問題，就需要定期對辦公室檔案管理人員進行培訓，加強檔案管理人員的學習，從而提高其自身的業務水平。利用檔案是醫院辦公室管理檔案的主要目的，但是由于醫院辦公室的檔案較多，并且種類千差萬別，這就加大的醫院辦公室檔案管理工作的難度，不利于檔案的有效管理。因此，醫院應該定期的組織辦公室檔案管理的人員進行培訓，讓其進行學習，掌握專業的檔案管理技能，從而使得辦公室的檔案管理能夠做好收集、整理、鑒定、保管以及統計使用的工作，保證檔案管理工作的順利進行。辦公室檔案管理人員在技能的學習過程中，還會使得自身的業務水平得到不斷的提高，從而適應社會發展的要求。隨著科學技術的快速發展，電子計算機技術也逐漸的應用到了醫院辦公室檔案的管理工作中，這就使得檔案的管理更加的自動化、電子化，也便于檔案的管理。但是這就需要檔案管理人員具有較強的計算機水平與檔案管理水平，從而真正的做到辦公室檔案管理工作的優化。

2.3 健全辦公室檔案管理制度，加強檔案集中管理

醫院辦公室的檔案管理對醫院的發展與科研工作的進行有著非常重要的作用，為了能夠實現辦公室檔案管理工作的優化，就需要對辦公室檔案管理制度進行健全，并加強檔案的集中管理。根據醫院的業務范圍與職能要求，需要將黨政管理、教學科研、醫療業務、設備設施、人員結構以及財會統計等工作的檔案進行綜合整理，這些檔案具有非常重要的保存與研究的價值，不僅影響醫院的發展，還與廣大的群眾健康有著密切的聯系。結合醫院辦公室的檔案能夠給對醫院的各項工作進行協調指導，并為醫院的決策與工作計劃提供重要的依據。因此，醫院應該制定一個比較健全完善的辦公室檔案管理制度，確保管理人員嚴格的按照相應的規章制度進行檔案的管理，做好檔案的收集、整理、提交、登記以及歸檔等工作，從而保證辦公室的檔案不會缺失，實現辦公室檔案管理工作的優化。

2.4 拓展辦公室檔案管理人員的職業視野

實現辦公室檔案管理工作的優化，還應拓展檔案管理人員的職業視野。首先，對檔案管理人員實施動員。拓展辦公室檔案管理人員的職業視野能夠使得管理工作順利的開展，通過動員來提高檔案管理人員的職業危機意識，從而使得管理人員在檔案管理工作中更加的積極主動。其次，多渠道提升職業專業視野。醫院辦公室的檔案管理是非常專業的工作，不僅需要管理人員對檔案分類學的基本知識熟練的掌握，還需要能夠對助力醫院發展與文書檔案管理之間的關系進行系統的把握，加強檔案的管理。醫院可以通過組織檔案管理人員進行外部參觀與內部業務培訓的形式來不斷的提高檔案管理人員的職業視野。最后，比較下增強職業發展視野。為了激發辦公室檔案管理人員的學習意識，就需要通過競爭比較來實現。在比較下能夠促進檔案管理人員發現自身存在的不足，并通過業務學習或者業務交流來不斷的提升自身的業務水平，從而拓展職業視野。因此，醫院辦公室在進行檔案管理工作的優化時，需要加強管理人員的素質，并不斷的拓展其職業視野。

3 總結

綜上所述，在醫院的辦公室業務中應重視檔案管理工作。為對醫院辦公室檔案管理工作進行優化，就需要解決當前工作中的不足，并且提出有效的完善策略，使得檔案管理為醫院發展及醫療服務提升做出貢獻。

參考文獻

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