新形勢下醫院文書檔案的管理工作探討

王多多

摘 要：全球化經濟時代的到來使得各行各業的發展更趨成熟，我國經濟水平的提升讓人們的就醫更加便利。如此一來，醫院的醫護工作的工作量迅速更加，整個醫療體系的復雜程度提高，我國醫院文書檔案的管理工作顯示出非常現實的意義。縱觀現狀，我國醫院文書管理的工作中還有很多不足，在新形勢下對其進行具體的分析是探索有效解決方案的關鍵。

關鍵詞：新形勢；醫院檔案；管理；工作

醫院是一個特殊的場合，其所存文檔對醫院的發展有著重要的意義，它是一個醫院的發展簡史，不僅存放著病人的病歷檔案，還有人事、文書、會計等綜合的資料，在整個醫院檔案的管理體系中有著不可替代的位置。隨著時代的發展，了解在新形勢下的發展趨勢并在此基礎上優化醫院文檔管理才能為醫院的綜合管理提供必要的推動力。因為良好完善的管理體系是醫院文書檔案管理工作有序進行的保障，做好這一部分工作才能為醫院在新形勢下的發展作出貢獻。本文將針對新形勢下的醫院文書檔案管理做出分析，探索解決其現存問題的有效措施，為進一步做好醫院的文書檔案管理工作提出合理化建議。

1 新形勢下醫院文書檔案管理的特點

首先醫院的文書檔案存在一定的特殊服務型，它不同與其他的服務行業。它的社會職能是為人民的健康保駕護航，所以，這些文書檔案對于醫院高層的決策有相當的參考作用，其最主要的目的是幫助醫院領導提升工作效率，做出正確的發展決策。與此同時，他也可以為患者提供十分便捷的查詢服務促進醫院和病人的信息交互。再者，醫院的醫療服務涉及到病人的隱私，所以，現在醫院的文書檔案管理必須要有比較高的保密性。保證醫院內部和患者的相關資料不外流是必須要做到位的工作。這不僅是保護患者合法權利的表現也是為了防止不法分子盜用患者信息做出不利于醫院和社會的實情。此外，醫院的機密文件和高級別公文也囊括在醫院文書檔案中，這些文書和檔案有著更加重要的地位，所以在文書的紙張、字跡管理和傳遞管理等各方面都要遵循一定的規范。因為這是構建良好文書檔案管理體系的基本前提。

2 新形勢下醫院文書檔案管理現存問題的分析

2.1 文書檔案管理的細化程度略低，管理制度不夠健全

醫院文書檔案管理包括多種類資料的管理，而現階段卻沒有完善的分類管理，尤其突出的是對病案的管理，而文書檔案的綜合管理有待細化。主要受制于醫院檔案管理的硬件和管理設施建設的投入不足，這樣就會使得檔案管理的不能有序的進行，高效的運作。現在是科技發展的信息時代，利用先進的計算機和數據庫技術已經成為不可規避的時代趨勢。使管理工作于時代接軌才能更有效的提升管理工作的質量和效率。

健全的管理制度向來是一項工作得以順暢進行的重要保證。縱觀我國新形勢下醫院文書檔案管理現狀，整個管理體系仍然存在一些問題。這些問題使得醫院形成資料由不同人員管理的局面，在管理上非常分散并且拉低了整體的管理效率。尤其在出現問題的時候會出現各部門的責任不明確從而不能明確管理職責，不利于醫院的長期發展。例如2007年1月初某鎮患者王XX因心悸等原因在當地醫院被診斷為風心病，而時候該醫院并沒有按照規章制度做好檔案的存留和管理。后又到市醫院檢查，被診斷為風濕性心臟病、二尖瓣漏（中度）合并心衰II度。2007年1月19日到被告XX醫院住院治療，被診斷為“風心病、聯合瓣膜病，心功三級”，該院于2007年2月3日上午邀北京專家實施冠脈肌橋松解術以及二尖瓣+主動脈瓣置換術。術后患者病情一直未能改善，后于2007年2月9日患者無意識死亡。家屬認為患者的死亡與當地醫院的診斷的偏差和對治療的延誤有關，便要求提供病人檔案，但是當地醫院不能滿足提供病人檔案的要求，后被上訴并付出一定的代價。由此來看一些醫院對于文本檔案管理的重視程度明顯不夠，管理制度的不完善加上管理職責的不明確就導致整個醫院管理系統的不規范。

2.2 管理人員的素質有待提升

人是管理的主體，使整個管理體系的關鍵。醫院如果不給予文本檔案管理工作更多的關注，自然也就不會想到培養更好水平的管理人才。我國醫院管理系統的現狀就是這樣，管理人才相對欠缺，管理職能就不能很好的發，醫院的全面發展就會受阻。很多醫院對文書檔案管理人員的后期培養和鍛煉都有不足，所以專業素養的提升就受到限制。舉例來說，2009年底江蘇省某醫院因檔案管理者的擅自離崗使得病人的病例檔案丟失，而后便引起不必要的醫療糾紛，給醫院的聲譽帶來影響，也造成一定的經濟損失。與此同時，工作人員的知識面也有待拓展，并且我們需要更加創新的管理方式來給我國的醫院文本檔案管理注入新的動力。

3 新形勢下提升醫院文本檔案管理水平的對策

3.1 加強文本檔案管理設施的建設，改革管理方法

醫院的管理設施是開展管理工作的基礎，所以加強文本檔案管理設施的建設有著很現實的意義。管理設施的建設要從以下幾個方面入手，首先硬件方面，在增加辦公設施的同時還要相應的配備更加先進的計算機、掃描機、打印機等等，在辦公室或者庫房中還要配備必要的監控設施以及除塵器空調等檔案保護設施。然后就是在軟件方面，我們不僅需要靈活的管理軟件，還要時常更新軟件開發信的軟件管理模式。如此一來使軟硬件相互結合輔助，就能促進實現醫院文本檔案的自動化、信息化管理，提升管理效率。

社會隨著時代的發展不斷變化，醫院也同樣要適應時代的發展，改革文本檔案管理方法是一條必經之路。通過高科技和信息技術來實現對文本檔案的管理可以成倍的提升管理效率。同時還能夠簡化文件收集和整理以及文件歸檔的流程，節省勞動力，在文檔的分類存放和備份上也會十分方便準確。病人也可以通過功能強大的搜索引擎查獲相關資料。另外一方面，文本檔案的電子化管理更利于檔案保密化的實現，并且合理的技術還能夠良好的實現防消磁和放損壞的效果。

3.2 健全管理制度，提升管理人員的專業素養

積極的建立一個安全可靠的管理體系是非常必要的。基于醫院文本檔案管理的特殊性，我們應該立足醫院管理的基本情況，有針對性的優化管理方案，確立良好的管理制度，并且提升管理部門的執行力，細分管理職責，本著誰出問題誰負責的原則，督促每一個工作人員都能盡職盡責，促進醫院的長遠發展。另外還要定期對工作人員進行專業培訓，并且可以組織講座和業務交流等活動使管理人員在實踐中提升業務水平。當然計算機培訓要必不可少，掌握新的管理技術，適應新的管理模式才能逐步的提升管理人員的整體素質，完成更好的醫院檔案管理工作。

4 結語

文中結合醫院文本檔案管理的現狀進行分析，從管理觀念、管理制度、管理人員等多個方面的多個角度進行探討，力求能為以后的醫院檔案管理提出合理化建議，促進醫院跟進時代的發展。

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