醫院檔案信息化建設的思考

呂瑩

摘 要：醫院作為當前社會發展過程中非常重要醫療服務性行業，在醫院的醫療活動過程中會形成大量的原始性資料，這些資料具有一定的保存價值，即醫院檔案。醫院檔案在醫院發展過程中發揮著非常重要的作用。隨著當前醫院檔案數量的不斷增加，傳統的檔案管理方式已越來越無法適應當前醫院發展的需求，所以在醫院檔案管理工作中，需要加快信息化建設，有效的利用信息化技術來提高醫院檔案管理的水平，加快推動醫院檔案的開發利用進程。

關鍵詞：醫院檔案；信息化建設；問題；策略

隨著時代的進步，醫院的各項服務模式也隨之發生了變化，檔案管理工作在醫院管理部分發揮著舉足輕重的作用，主要表現在臨床、教學、科研等方面。在信息化時代下，醫院產生的電子文檔越來越多，這就需要醫院檔案進行信息化建設，本人從事了多年醫院檔案部門工作，目睹了醫院檔案的發展歷程，感受到了信息化下檔案管理與傳統檔案管理的不同，因此，本文結合自己工作的實際情況，對醫院檔案信息化建設做出一些思考與探索。

一、傳統檔案管理的不足之處

隨著信息化的飛速發展，傳統醫院檔案管理方式已經被時代所摒棄，原因在于傳統檔案管理工作中存在著一些不足之處。第一，傳統模式下的檔案信息多由紙質檔案構成，這就需要較大的儲藏庫房，而實際情況卻是醫院硬件條件落后，檔案管理庫房小，設備陳舊，嚴重阻礙了檔案管理工作的進行。第二，收集檔案信息后，檔案的統計與歸納會由于檔案與信息的分割而造成工作量的增加。第三，檔案信息的采集會出現重復采集過程，原因在于檔案信息呈現單一化，信息顯示只能保留在某一段時間內，不能全面反映檔案信息。第四，檔案管理工作人員的責任心不強，沒有意識到檔案信息管理的重要性，對文件的遞交、歸檔沒有時間觀念，這就釀成檔案管理工作效率低、困難大的現狀，同時，重要事件的記錄與照片沒有專人負責，從而導致資料丟失造成嚴重的后果。第五，工作人員業務水平普遍偏低，紙質文件的管理多以手工為主，從而使工作人員花費大量時間去收集、整理、編制檔案目錄等，并且在查詢中又需要大量時間去翻閱，傳統醫院檔案管理工作給相關工作人員的總體感覺就是工作量大、工作繁瑣、工作效率低。因此，改變管理模式是醫院進一步發展的必由之路。

二、醫院檔案信息化建設的思考

醫院檔案信息化是指檔案進行電子信息管理，用計算機代替手工整理方便了檔案的存儲與查詢，從而提高醫院檔案管理部門的工作效率。目前。醫院檔案信息化建設已經落實到了實處，但是，本人認為應該進一步加強醫院檔案建設的措施，因此，建議從以下幾方面做起：

第一，加強醫院檔案基礎設施的建設。雖然醫院檔案有了以電子檔案形式保存于計算機內的方式，但是，部分檔案仍需要以紙質的方式進行保存，這就需要醫院為檔案保管庫房提供相應的通風、防火等基礎設施，以免紙質檔案的損毀。同時，電子檔案的管理庫房也需要完善的硬件設施，如：計算機、掃描儀、復印機以及各種防火防盜等相應設備。此外，檔案信息化管理仍需要完善檔案數據管理及查詢系統等軟件設施。電子技術更新速度是很快的，因此，醫院要及時做好設備更新的相關工作，這樣才能保證檔案信息管理工作的順利進行。

第二，檔案數字化是檔案信息化的前提。紙質檔案材料的特點是：難保存、難檢索、難利用，因此，要想實現檔案信息化就必須首先實現檔案數字化，一是需要醫院制定相關的規章制度，對新鮮出爐的檔案全面實施數字化歸檔工作。二是對原有的重要檔案進行數字化處理，處理方式多樣化，如：拍照、掃描等，從而將紙質資料有效的轉化為電子文件，實現舊檔案的數字化處理。

第三，建立科學合理的檔案檢索體系。如果僅是對檔案信息進行采集，那么檔案信息化是不健全的，檔案管理部門還應該建立科學的信息化檔案檢索體系，從而實現檔案的有效利用。首先，檢索體系應該擁有多個關鍵詞的檢索功能，從而全面實現檢索過程中的覆蓋面及結果的準確性，其次，醫院檔案信息要努力實現局域網保存，即通過互聯網將檔案信息全面布設到整個醫院的局域網內，使醫院各個部門的工作人員能夠通過網絡快速、便捷的檢索到自己需要的資料，從而實現資源的共享。

第四，提高檔案管理工作人員的信息化業務水平。大部分醫院對檔案工作的重視度不夠高，經常聘用一些兼職人員來做此項工作，因此，醫院檔案管理工作人員的業務水平普遍偏低，實施信息化檔案管理后，醫院應該加強檔案管理部門人員計算機能力方面的培訓，注重檔案管理工作人員的聘用條件，檔案管理人員的素質將直接決定醫院檔案管理工作的質量，因此，定期的向檔案管理人員開展信息化管理培訓是必要的，工作人員應該熟練掌握計算機知識及操作技術，能夠及時應對各種問題的出現，從而保障檔案管理工作的有序進行。

綜上所知，醫院檔案管理的信息化建設是實現現代化醫院管理體系的重要轉變，每一位從事檔案管理工作人員都有責任為完善醫院檔案信息化建設做努力，開拓思維，創新管理平臺，勇于提出合理化、科學化的檔案信息化建設措施，從而使檔案工作更好的服務于醫院各個部門。

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