虛擬集中辦公環境系統

王冬

一、目的

集中辦公一直以來都是大型工程設計院保證項目進度與質量水平的有效手段，但受制于成本與條件的限制，實際上很少有項目能夠采用這種辦公方式。隨著信息社會的發展，現在幾乎每個人都使用微信、微博、QQ這樣的社交軟件與相識的人分享信息，在“朋友圈”里我們可以在第一時間了解到其他人的信息和狀態，而這些信息與當事人幾乎是同步的。鑒于網絡社交的啟迪，工程設計院完全可以建立一個能夠集中辦公的“朋友圈”，也就是虛擬集中辦公環境系統。

設計院是知識型企業，輸出的產品都是專業知識的結晶。知識就像資本一樣，只有流動起來才能產生最大的價值。建立系統的目的就是為了加強知識的流動，追求信息的同步，建立信息和知識的流通網絡，消除信息盲區，填補知識洼地，從而保證產品水平，降低管理成本和人力損耗，提高企業的競爭力。

二、系統描述

虛擬集中辦公環境系統的架構由表示層、業務邏輯層、數據訪問層和數據庫組成，其主要的功能模塊有文件管理模塊、通訊與記錄模塊、監控與審批模塊和設計管理模塊。

（一）文件管理模塊

文件管理模塊的主要功能是對設計資料和設計文件進行管理和歸檔。設計資料和文件在平臺上可以實現各專業同步共享，這樣就能避免因引用資料錯誤或專業條件版本混亂所造成的各種問題。系統根據設計文件和資料的類型進行編碼和歸檔，并存儲到數據庫里，員工可以通過系統隨時調用或查看自己需要的文件。

（二）通訊與記錄模塊

通訊與記錄模塊的主要功能是為各專業提供溝通平臺，記錄整個子項的設計過程。實時通訊可以讓各專業同步接收信息，及時了解整個子項的發展變化，方便各專業接口之間溝通討論，協調團隊共同解決多個專業之間的關聯問題。設計過程中的發生的問題討論、相關方提出的設計建議、整改意見和處理結果等都通過系統記錄下來，系統對于設計過程的完整記錄可以增強文件的可追述性。

（三）監控與審批模塊

監控與審批模塊的主要功能是監控子項的進度與質量情況，設計經理和各專業的審檢審定完成對設計文件的審批行為。設計經理可以通過系統對各專業的工作進度和質量進行實時監控，及時了解并處理設計過程中的各種問題。利用審批模塊，相關方對專業條件及成果文件進行審查并批準，審查過程中的整改意見和處理情況由系統記錄，并將審查中發現的問題分類統計以作為質量改進的依據。

（四）設計管理模塊

設計管理模塊的主要功能是人員安排、工時分配、進度制定與調整以及相關設計管理職能。

三、系統解決的問題

對于工程設計院，隨著規模逐漸擴大，承接的項目越來越多，日見增多的進度與質量問題成了擺在設計管理程序面前的一道難題，設計是工程設計院的立足之本，不解決這道難題，設計院向前發展的基礎就不會牢固，甚至最終會功虧一簣。

由于影響進度的因素與影響質量的因素錯綜復雜且互相糾纏，很難從正面理清頭緒，找出主因。但是如果換一個角度想，為什么在實際工作中采用集中辦公方式就可以有效地保證項目的進度與質量水平，而不采用集中辦公方式的項目就或多或少會產生進度與質量問題，這種情況是否能夠說明集中辦公所解決的問題正是造成進度與質量問題的主要原因呢？集中辦公所解決的問題其實就是信息和知識近乎同步地分享與流動，產生協調效應，從而使整個團隊的運轉變得順暢高效。

（一）進度問題

客觀上，設計進度取決于設計流程的執行情況，它本身存在一定剛性，不能任意壓縮。如果拋開進度計劃制定的合理性問題，那么一個項目最優的進度應該是完成這個項目的最短時間，要想達到最優進度要滿足兩個條件：一是優化設計流程；二是減少無效用的時間損耗。

目前對各項目進度的監控都是節點性的，是一種間斷式的監控，往往都是臨近一個節點時，進度工程師或設計經理才會了解到各專業的進度情況，當發現某個專業有問題時，已沒有多少剩余時間可以補救，從而造成進度拖期。

虛擬集中辦公系統可以實現對進度情況進行線性的，也就是實時、連續的監控，設計經理可以每天隨時查看各個專業的開展或完成情況，可以及時發現各專業存在的問題，并實時根據各專業的情況調整優化進度計劃，最大程度保證設計流程的順暢執行，減少無效用的進度損失。

（二）質量問題

從近幾年客戶反饋的信息可以了解到，設計院產品主要的質量問題是因為設計人員思考不周或缺乏經驗造成的，其他諸如進度、資料等因素對質量有一定影響，但不是主要影響因素，產生質量問題的原因主要還是和設計人員的設計能力有關。

虛擬集中辦公系統可以提供一個共享的設計平臺。一方面，作為學習平臺，選一些質量優秀的成果文件，指出這些成果的設計亮點、設計思想、設計過程和手段方法，供大家自主反復地學習，使設計工程師了解什么樣的設計質量是優秀的以及如何達到這樣的質量；另一方面，作為監督平臺，可以組織一支水平最高的質量監督隊伍，對各項目設計過程的質量進行監督控制，及時提出設計建議，填補設計過程中缺乏質量監督的真空。同時，要求各專業的審檢、審定在對成果文件進行審查時不僅要指出問題，也要指出設計亮點或創新之處（如果有），系統定期整理并推薦一些設計亮點供大家學習。

四、意義

集中辦公系統的建立不僅可以解決目前工程設計院在設計管理上所遇到的一些問題，更重要的是系統的建立可以提高工程設計院分享知識和處理信息的能力，而這種能力才是工程設計院真正的核心競爭力。設計院的生產過程是將專業知識和項目信息相結合的過程，將知識和信息轉換為圖紙的過程越高效，產品的成本就越低，挖掘知識和處理信息的能力越強，產品的質量就越好。只要工程設計院擁有高效地分享知識和處理信息的能力，無論市場環境如何變化，設計院就仍然具有強大的競爭力和生命力。

（作者單位為中國恩菲工程技術有限公司）