淺談高等院校人事檔案管理

摘 要：人事檔案是高校檔案工作的重要組成部分，在高校人才政策制定和人才引進培養方面具有舉足輕重的作用，本文探討了高校人事檔案管理的重要性，提出了高校在人事檔案管理中存在的問題，針對這些問題提出了構建高校人事檔案管理的新路徑和改進的措施。

關鍵詞：高等院校；人事檔案；管理

檔案管理是高校管理中一項非常重要的工作，而人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。人才管理工作的好壞直接影響著學校的人才選拔和任用，影響著學校教學和科研水平的提升。因此，在各個高校實施人才強校的大環境下，如何加強高校人事檔案管理工作，是研究高校檔案工作科學管理的重要課題。

一、高校人事檔案管理的重要性

（1）教師信息的記錄和保存。人事檔案是學校人才基本信息的載體，記錄和保存教職員工的年齡、學歷學位、專業、職稱、身體健康等情況，還反映了工資、獎懲情況、科研成果、職務變動情況，這些信息為教職員工職稱評聘和行政職務的任命提供了基本信息，學校的人事部門、組織部門、教務科研部門都需要查閱人事檔案，了解和掌握全體教職工的情況，為學校在人才政策制定和人才引進培養方面提供重要依據。（2）教職工身份和素質的證明。高校招聘教師，尤其是一些高精尖的人才，當人員尚未到崗，無法確定專業素養時，可以通過檔案來進行分析和評估，因為一個人才是否具備所需的專業素養，是否有很強的事業心，僅僅通過面試和考試是很難完全確定的，但是我們就可以從他的人事檔案中的考核情況、獎懲情況、任職情況、科研成果記錄，甚至從他填寫相關材料的字跡認真程度，就可以看的出他的敬業精神和責任感程度，所以說人事檔案資料在高校人才招聘、職稱評聘、職務任職等方面發現和選拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核實和糾正。在高校管理中，高校在開展關乎教職工切身利益的事務時，有些人對自己的有些信息記憶不準確，再加上檔案的保密性，使得不少高校出現了年齡、職稱、學歷、工齡、科研成果等信息和實際不相符，甚至出現了一些虛假的信息，這些虛假的信息給學校的管理帶來了不少困難，但我們可以通過人事檔案工作，對相關信息進行核查、比較、鑒別等，為學校相關部門提供準確的信息。

二、高校人事檔案存在的問題和改進措施

（1）檔案管理不規范，歸檔材料不及時不完整。隨著近幾年來辦公自動化在各個單位公司使用，生成大量的檔案材料是使用A4紙張，按照現行檔案整理規范，現在的干部檔案資料統一用A4紙張，如果不經過處理，將紙張大小不同的檔案資料裝訂到一起，給整理和立卷的工作的人員帶來不便，增加工作量。人事部門事務繁雜，有些高校的沒有專職的人事檔案管理員，有些高校人事檔案管理人頻繁變動，導致多年收集的檔案資料不能及時歸檔，所以我們應加大人事檔案人力物力投入，加強人事檔案管理人員專業素質培訓，提高業務能力。（2）檔案管理方法待提高，信息資源難整合。目前，傳統的手工操作依然是很多高校的人事檔案管理的主要方式。大量的人事檔案還停留在紙質檔案，沒有進行人事檔案的全文掃描和錄入，沒有建立本單位的人事信息數據庫，查詢信息時還停留在人工翻閱原始檔案，這種落后的檔案管理方式容易的查閱檔案中出現差錯，也容易在翻閱過程損傷原始檔案，檔案信息資源難以整合，重復查閱工作太多，影響工作效率。隨著信息化的不斷發展，各高校都在開展數字化校園，人事檔案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各個部門調整信息資源，進行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系統，利用校園網和校內其他管理系統進行對接，最大限度的實現人事信息的收、管、用。（3）人事檔案管理隊伍建設落后，科學化管理程度較差。

目前，大部分高校從事人事檔案管理的都是以兼職為主，即便有專職人員，不論從職稱還是學歷來說都比較低，檔案管理專業畢業的更是少之更少。無論是兼職還是專職檔案人員，從事檔案管理業務培訓的人很少，缺乏檔案管理的基本理論知道，有的甚至不會操作電腦，無法使用掃描儀、復印機等設備，難以開展數字化檔案工作。嚴重阻礙高校檔案信息化建設，影響人事檔案管理的科學化、規范化。因此，應加強對人事檔案管理人員的業務培訓，尤其是計算機與信息技術的培訓，努力提高檔案管理人員的業務素質水平，同時也要積極引進一些檔案專業人才，鼓勵精通計算機、信息技術的人才從事檔案管理工作，注重加強檔案管理人員的實踐培養和鍛煉，探索檔案管理的新理論、新技術、新手段，提高人事檔案的管理水平。

人事檔案的管理應該與時俱進，加強規范化、科學化建設，安全保障體系建設，提高人事檔案管理人員的業務水平和技能水平，才能更好的適應信息時代的人才管理發展的需要。