淺談高校基金會的精細(xì)化管理

摘 要：近年來，非政府組織飛速發(fā)展，在社會管理中發(fā)揮了越來越重要的作用，作為非政府組織的重要成員——基金會的管理受到越來越多的挑戰(zhàn)，管理水平成為一家基金會打造自身形象、提升公信力的重要表現(xiàn)。文章從精細(xì)化管理的視角，將基金會的精細(xì)化管理歸納為“四化”，即標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、人性化和品牌化，并結(jié)合作者的工作實(shí)踐，對“四化”進(jìn)行了梳理和解析。

關(guān)鍵詞：高校；基金會；精細(xì)化管理；信息化

精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理理念和組織文化。20世紀(jì)90年代，精細(xì)化管理第一次從企業(yè)走進(jìn)教育。近些年來，各高校緊緊圍繞以人為本的管理理念，以精心的態(tài)度，在教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理、后勤服務(wù)等各方面積極落實(shí)精細(xì)化管理，辦學(xué)水平得到很大程度的提升。作為高校辦學(xué)資金募集的重要部門——基金會，實(shí)施精細(xì)化管理不僅僅是教育形勢的需要，更成為推動基金會規(guī)范、長遠(yuǎn)發(fā)展的重要內(nèi)容。

對于高校基金會來說，實(shí)施精細(xì)化管理，就是要將管理方式由傳統(tǒng)的粗放型轉(zhuǎn)為科學(xué)型，管理理念由傳統(tǒng)的被動型轉(zhuǎn)為主動型，管理手段由傳統(tǒng)的文本化轉(zhuǎn)為信息化，創(chuàng)新工作的方式方法，助推學(xué)校的發(fā)展。做好基金會的精細(xì)化管理，主要做到以下“四化”，即管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)資訊的信息化、服務(wù)提供的人性化和實(shí)施項(xiàng)目的品牌化。

1 標(biāo)準(zhǔn)化：建章立冊，規(guī)范管理，提供精準(zhǔn)服務(wù)

不以規(guī)矩，不能成方圓。大到一個國家、小到一個部門，都離不開“規(guī)矩”二字，有了“規(guī)矩”，一切才有法可依、有章可循。建立科學(xué)、嚴(yán)格、規(guī)范的內(nèi)部治理機(jī)制，是基金會生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是提升基金會公信力的保障。作為獨(dú)立法人，基金會往往涉及到項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理、重大事項(xiàng)決策、資助幫扶育人等方方面面工作，這就要求基金會在符合國家《基金會管理?xiàng)l例》和其他相關(guān)法律規(guī)定的前提下，制定出符合自身發(fā)展需要的規(guī)章制度，使之成為工作運(yùn)行的基本準(zhǔn)則，建立如《基金會章程》《理事會議事規(guī)則》《財(cái)務(wù)管理辦法》《捐贈項(xiàng)目管理辦法》等多個規(guī)章規(guī)范，為管好用好基金、發(fā)揮公益性、提升公信力提供堅(jiān)強(qiáng)的制度保障。

工作手冊將是推動精細(xì)化管理的有效手段。幾乎所有人都有這樣的經(jīng)歷：到政府機(jī)關(guān)部門辦理業(yè)務(wù)，或因缺少材料、或因蓋章流程不對而折騰多次；到銀行和企業(yè)辦事卻很方便快捷。究其原因，可能是辦事的人沒有及時(shí)全面的了解政府機(jī)關(guān)部門的要求，更有可能是政府機(jī)關(guān)部門沒有將業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程固化下來。和國內(nèi)高校管理崗位動輒數(shù)千人相比，美國高校的管理人員往往只有寥寥數(shù)百人，卻將眾多高校管理成為世界一流大學(xué)。以美國密歇根大學(xué)為例，該校制定了涵蓋校董會、校長、教務(wù)長、投資公司CEO、國家實(shí)驗(yàn)室主任等各個管理級別的規(guī)章制度，對每一項(xiàng)工作，都可以在這些制度手冊中找到遵循。對基金會而言，就是要將日常的所有業(yè)務(wù)寫成手冊，以多種方式提供給服務(wù)對象，讓他們提前熟知內(nèi)容，為服務(wù)對象提供精準(zhǔn)化、一站式的服務(wù)，減少折騰。

2 信息化：公開信息，統(tǒng)籌管理，提升競爭力

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)和信息安全技術(shù)等飛速發(fā)展，現(xiàn)代基金會面臨著前所未有的沖擊和挑戰(zhàn)，能否抓住信息化這個手段開展工作，對基金會工作人員將是一次難得的發(fā)展機(jī)遇。

信息化是實(shí)現(xiàn)基金會精細(xì)化管理的重要手段。借助信息化，可以將募集資金、項(xiàng)目管理等復(fù)雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化，這樣可以突破傳統(tǒng)管理方式的壁壘，提高信息的傳遞速度和影響范圍，節(jié)約了時(shí)間成本和人工成本，大大提高管理效率，提升基金會的競爭力。

首先，信息化能夠提高基金會公信力。加強(qiáng)信息公開、接受監(jiān)督，是塑造基金會公益形象、提升基金會公信力的切實(shí)方法。通過校園網(wǎng)、自有網(wǎng)站和社會媒體等媒介，基金會及時(shí)公布信息和活動，可以大大地提高工作透明度。

其次，信息化能夠提升基金會的核心競爭力。一般而言，高校基金會的宗旨是為社會公益事業(yè)服務(wù)，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展籌集資金，推動學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展。借助信息化手段，基金會可以建立起龐大的校友信息庫，通過資訊平臺、社交網(wǎng)絡(luò)等，凝聚校友、引導(dǎo)校友，激發(fā)他們?yōu)閷W(xué)校發(fā)展奉獻(xiàn)愛心。我們可以算一筆賬，以一所擁有20萬畢業(yè)生的高校為例，如果每年每名校友平均捐贈母校1000元，就能為母校增加2億元辦學(xué)經(jīng)費(fèi)，做好信息化的工作，校友捐贈將是非常可觀的一個數(shù)字。

3 人性化：貼心服務(wù)，用心管理，樹立良好形象

感人心者，莫先乎情。我們都有過這樣的經(jīng)歷：去一個部門辦事，如果工作人員很熱心、有耐心，即便事情沒有辦成，我們也不會有什么情緒和想法；如果工作人員水平很高，卻不熱心，也沒耐心，縱使他幫著我們解決了實(shí)際問題，我們也會覺得事情辦得很累很艱難。人們常說，顧客是上帝，“上帝”更需要真真切切的感覺，而這感覺就來自我們管理者提供的實(shí)實(shí)在在服務(wù)。一句親切問候，一次周到的服務(wù)，也許就能贏得服務(wù)對象對我們的信任和支持。

基金會肩負(fù)著資金募集和項(xiàng)目管理的雙重任務(wù)，與捐贈方和受助人都有著緊密聯(lián)系，工作人員的素質(zhì)和表現(xiàn)是基金會形象的一面鏡子。良好形象的需要貫穿于整個基金管理過程之中。在捐贈方捐贈之前，基金會工作人員的形象就是一把鑰匙，只有捐贈方認(rèn)可了接納了這個形象，才會將捐贈的大門敞開。很多基金會都會舉辦捐贈儀式，出席領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)格、會場環(huán)境的布置、會序日程的安排，都是展現(xiàn)基金會精神風(fēng)貌的要素，能夠給捐贈方最大的敬重、最深的感觸。在捐贈到賬之后，項(xiàng)目管理就開始了。項(xiàng)目的實(shí)施，離不開服務(wù)對象，能否在管理項(xiàng)目的過程中給予受助者最大的尊重、給辦理業(yè)務(wù)的師生最周到貼心的服務(wù)，這些都是樹立基金會良好形象的重要課題。基金會有很多項(xiàng)目是資助類的，這些項(xiàng)目的實(shí)施，主要目的就是資助有需要的老師和學(xué)生，幫助他們順利渡過難關(guān)，在這個過程中，要充分尊重他們，讓他們感受到春風(fēng)沐雨般的關(guān)愛，而不是施舍和同情。

4 品牌化：培育愛心，傳承經(jīng)典，提高關(guān)注度

品牌化是基金會實(shí)施精細(xì)化管理、做大做強(qiáng)基金盤子的必然出路。基金會是學(xué)校募集辦學(xué)資金、吸引社會力量辦學(xué)的重要平臺。項(xiàng)目是基金會開展工作的有效載體，幫扶特殊群體，培育愛心、傳承經(jīng)典，提高基金會品牌，積極爭取社會公眾的關(guān)注，是基金會工作的重點(diǎn)和亮點(diǎn)。比如，清華大學(xué)教育基金會推出“清泉”助學(xué)基金，意為“今日第清泉，明天片桃李”；上海交通大學(xué)教育發(fā)展基金會開展“思源基金”，引領(lǐng)廣大校友要飲水思源、不忘感恩；哈爾濱工業(yè)大學(xué)教育發(fā)展基金會設(shè)立“春暉創(chuàng)新成果獎勵基金”，引領(lǐng)學(xué)子創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，設(shè)立“畢業(yè)生愛心傳遞基金”，將愛的種子種植到每一屆畢業(yè)生的心中……

通過建設(shè)這樣一個個品牌項(xiàng)目，基金會凝練了項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)和運(yùn)作上的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢，創(chuàng)新了服務(wù)理念，深化了項(xiàng)目的內(nèi)涵，為高校營造了良好的育人環(huán)境，也得到了社會各界的廣泛認(rèn)可和支持。未來，高校基金會的品牌建設(shè)還有很大的發(fā)展空間，如何進(jìn)一步深化以師生為本、以學(xué)校中心工作為目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮捐贈資金的效用，將精細(xì)化管理落實(shí)做好，將是一個長久的課題。

作者簡介：魏小坤（1983-），江蘇徐州人，博士在讀，現(xiàn)工作于哈爾濱工業(yè)大學(xué)土木工程學(xué)院。