基于電子計算機編目檢索的政府檔案資料管理研究

[摘 要]政府檔案管理工作屬于政府工作中不可缺少的環節，政府檔案資料數量眾多，任務繁瑣，這給檔案資料管理工作帶來了不便。而隨著信息技術的發展和應用，我國的檔案資料管理已經普遍采用電子管理方式，大大減輕了檔案資料管理人員的工作負擔。本文基于電子管理中的電子計算機編目檢索基礎，對檔案資料管理進行了分析。

[關鍵詞]電子計算機；編目檢索；政府；檔案；資料；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.106

[中圖分類號]D630.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-02

0 引 言

政府檔案管理工作已經由傳統的人工檔案登記方式轉變為數字化的電子管理方式，政府檔案資料匯集了各方面的業務和資料內容，對政府各項工作都有著影響，因此在完善政府檔案資料管理的過程中一定要堅持做好各項工作，準確地落實每個檔案資料的管理。我國在電子檔案管理工作中，使用了電子計算機編目檢索的技術手段，這種技術手段為檔案資料管理工作人員尋找具體檔案資料提供了便利，因此政府部門應該推廣電子檔案的管理和使用。

1 檔案電子化管理概述

電子檔案主要是利用計算機技術將傳統的紙質版檔案資料轉變為電子文檔進行儲存，這是隨著時代的發展必然轉變的趨勢。電子管理的主要內容有資料收集、整理、錄入、上傳和檢索，利用計算機進行檔案的電子化管理為社會各行各業的檔案管理工作開創了新局面，實現了檔案管理工作與現代化技術的相結合。尤其是對于政府而言，檔案資料的儲存和查詢工作得到了進一步的發展，給政府檔案資料管理工作者帶來了方便。政府系統內部的檔案資料分類復雜，數量繁多，每天都會有新的檔案資料需要進行存檔，此外還會有各種政府工作需要獲取以往的檔案資料。在傳統的人工登記檔案資料方式中，政府檔案管理工作人員需要付出大量的精力和時間對檔案資料進行熟悉和查找，這使檔案工作工作人員的工作負擔較大。

與傳統借助紙質媒介進行檔案資料的登記相比，利用計算機技術的電子化管理方式具有明顯的優勢。電子化管理使珍貴的檔案資料原件可以免受損害，如果需要利用這些珍貴的檔案資料，只需從計算機中調出電子檔進行打印即可。電子化的檔案資料管理方式極大地提高了檔案資料管理工作人員的工作效率。在政府部門中，檔案資料管理工作者每接到一份檔案資料，就需要將其完整的信息進行記錄和整理，在利用計算機系統的電子化管理方式后，使工作人員只要在電子系統上輸入檔案資料，然后再掃描內容，即可完成檔案資料的管理工作。此外，對于政府部門而言，使用電子化的檔案資料管理方式還有一個重要的作用是幫助檔案資料管理工作者快速地查詢需要的檔案資料，促進了查詢工作效率的提升。這種電子化管理系統中有計算機編目檢索功能，可以通過輸入檔案資料內容獲得具體的信息，減輕了工作人員查詢工作的負擔。

2 檔案電子化管理現狀

2.1 檔案管理人員對檔案電子化管理認識不足

信息技術的發展和經濟水平的提升，促進了檔案管理工作的創新，利用計算機技術優化檔案資料管理工作已經獲得了各行各業的普遍認可，但是由于傳統的習慣和認知，一些檔案管理人員對檔案電子化管理的認識不足。這些人將電子化管理單純地歸納為利用計算機進行數據存儲，或者是將紙質媒介的檔案資料羅列到計算機中，有需要時再打印出來就可以。還有的人并不認同檔案資料電子化管理，因為電子文檔會受各種原因的影響損失其中的內容，這種電子化的管理方式并不可靠。

2.2 檔案保密工作方面存在問題

檔案資料是企事業單位和各個專門存放檔案的部門中的重要資料，這些檔案資料涉及個人隱私或者國家機密問題，因此檔案的保密工作屬于檔案管理工作中的一個重點。在實現檔案資料電子化管理工作方式后，檔案資料的存儲、查詢工作效率得到了提高，但同時也給保密工作帶來了負擔，計算機系統的安全性能對檔案資料保密工作來說十分重要。當前我國已經實行檔案電子化管理的工作部門中，招收的檔案資料管理人員多數是檔案管理專業或者中文專業的人才，很少會招收計算機專業的人才。這種情況下工作人員并不能保證計算機的安全性能，一旦遇到黑客攻擊或者病毒攻擊就會給檔案管理工作造成嚴重的影響。

2.3 檔案電子化管理需要加強技術研究

檔案電子化管理的本質就是依賴計算機技術，提高檔案資料管理工作的效率。當前的檔案電子化管理軟件系統能夠為各個行業的檔案管理提供必需的管理工作內容，但是也會存在問題，例如：在檔案查詢工作中，計算機編目檢索功能還有待完善，為檔案資料管理工作人員提供更加方便的檢索辦法。

3 政府檔案管理中計算機編目檢索的發展

政府檔案資料的數量十分龐大，盡管利用電子管理的方式錄入了這些檔案資料，但在查找時也存在困難，因此要推動政府檔案管理工作中的計算機編目檢索功能的發展，簡化政府檔案資料的管理工作。

3.1 政府檔案編目檢索系統智能化

政府檔案資料的內容復雜性使其在使用計算機編目檢索系統時也存在問題，如果忘記具體的檔案名稱和年份會造成查找困難的問題，因此，實現計算機編目檢索系統智能化十分重要。計算機編目的最大作用是將所有的錄入檔案數據羅列出來，方便人們查找，但是有時候龐大的數據量會讓人們無從下手，使用起來非常的不便，甚至檔案資料管理工作人員不能夠及時地查找出需要的檔案資料，這就給政府工作造成了負面影響。當前的計算機編目檢索使用方式是需要輸入查找資料的具體名稱或者關鍵詞。如果工作人員在輸入過程中輸入錯誤或者輸入的題目與想要查詢的題目有所出入就會影響查詢結果。有時候檔案資料管理工作人員需要查詢的檔案資料內容多，但是在查詢過程中卻不能順利獲得想要的工作內容，就會影響工作效率。由此，未來的計算機編目檢索系統研究需要向著更加細化和智能化的方向發展，給政府檔案資料管理工作提供更加便捷的工作方式，提高工作人員的工作效率，保證檔案資料管理工作的妥善完成。

計算機編目檢索系統智能化要求將檢索方式變得更為靈活，使檔案資料管理工作者可以通過輸入關鍵字、相似內容和相關詞語就可以獲得具體的檔案資料。這種檢索方式被稱之為聯想檢索，聯想檢索可以根據政府檔案資料管理工作者想要查詢的關聯詞語或者是關聯的時間點，來對系統內部的各項檔案資料進行分析和篩選，最終為工作人員提供準確的檔案資料。

3.2 規范語言和自然語言的連接檢索

當前的計算機編目檢索系統中，多數是由規范性語言作為檢索語言，這種規范性的語言表達準確，可以精準地定位檢索目標，但是規范性語言的應用也給人們檢索工作帶來了不便。這種不便在于規范性語言無法形成詞語與關聯詞句之間的順利轉換，在檢索過程中會錯失想要檢索到的資料。政府檔案資料雖然大部分具備規范性語言的特點，但是由于檔案資料數目龐大，很多檔案資料存在細微的差別，如果使用規范性語言檢索的方式，會浪費檔案資料管理工作人員的大量時間。與規范性語言相比，自然語言囊括范圍更加廣泛，這種語言在計算機編目檢索中的使用可以提高檢索效率，例如：在政府檔案資料中檢索“互聯網+”工作報告，如果工作人員沒有具體的報告文件名稱，就可以簡單輸入互聯網三個字，而不用將報告全稱輸入進去。

要想提升政府檔案資料管理檢索效率，就要改進計算機編目檢索的使用語言，將規范語言和自然語言進行鏈接，將計算機編目檢索范圍擴大，使政府檔案資料管理工作人員可以利用自然語言輕松獲得檔案資料檢索項目。

4 結 語

隨著時代的發展，檔案管理電子化已成為必然趨勢，現階段我國的政府檔案資料電子化管理系統還有待完善，尤其是計算機編目檢索系統，政府技術人員應該加強對計算機編目檢索系統的開發和研究，促進政府檔案資料管理工作的順利進行。

主要參考文獻

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