基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建

[摘 要]隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展及人力資源管理信息化平臺的建立，加快人力檔案信息化、數(shù)字化，逐漸成為企業(yè)的重要工作之一。人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，可以提高人力資源的利用率，積極吸收人才，讓其為社會和企業(yè)服務。本文以人力資源管理信息化平臺為切入點，討論如何實現(xiàn)人事檔案信息化管理。

[關鍵詞]人力資源；人事檔案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.115

[中圖分類號]F272.92；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-01

各企業(yè)通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，可以有效提高人力資源的管理水平，建立電子檔案，實時更新。因此，企業(yè)要建立完善的人事資源管理制度，規(guī)范管理流程，進而推動企業(yè)快速發(fā)展。但各個企業(yè)在信息化平臺構建人事檔案時，會受多種因素影響，存在很多不足之處。

1 基于人力資源管理信息化平臺實現(xiàn)人事檔案管理信息化的原因

1.1 加強集團企業(yè)人事管理的需要

很多集團企業(yè)都是由多個小企業(yè)組成，其中包括多個機構和管理層，每個管理層和部門都擁有自己的人事管理模式，為集團企業(yè)的人事管理增加了難度，集團管理的跨度較大，不易調節(jié)各管理層與機構的關系。這一特點，造成企業(yè)信息溝通較少，管理政策不統(tǒng)一等問題。因此，建立信息化的人事檔案，是規(guī)范集團企業(yè)人事管理的有效方式。

1.2 人事檔案管理和人力資源管理緊密相關

企業(yè)建立人事檔案的管理機制，可以實時讀取人力資源的信息，運用管理、開發(fā)及激勵等方式，形成人事檔案材料，及時更新。并且人事檔案管理也可以體現(xiàn)出人力資源信息，企業(yè)管理者通過檔案，了解員工入職前后的基本情況，及入職后職務的變化和獎懲情況，如果有職務罷免的情況，也應記錄在檔。

人事檔案除了可以體現(xiàn)員工的日常信息外，還可以提高企業(yè)的人力資管管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。為此，企業(yè)要根據(jù)人力資源管理信息化平臺，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

2 基于人力資源管理信息化平臺制定人事檔案管理信息化的目標和設計方案

2.1 制定人事檔案管理信息化的目標

企業(yè)在人力資源管理信息化平臺上，建立內部的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，讓人力檔案與資源管理相統(tǒng)一，使其變成一個供企業(yè)各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規(guī)范化、數(shù)字化。這樣可以為企業(yè)發(fā)展提供支持，發(fā)揮其應有的作用。

2.2 制訂人事檔案管理信息化的設計方案

企業(yè)要根據(jù)自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入企業(yè)各部門的業(yè)務，填寫部門業(yè)務信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質或數(shù)字的形式保管，并在信息化的系統(tǒng)中增設檔案利用的服務，轉遞檔案、統(tǒng)計信息。同時，還要根據(jù)業(yè)務，在系統(tǒng)中設計數(shù)個模塊，為企業(yè)提供服務。

2.2.1 檔案信息管理

收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應的檔案內容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在企業(yè)中設立的檔案標號，擔任的職務及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據(jù)員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。

2.2.2 收集材料歸檔

檔案管理部門要在系統(tǒng)中加入數(shù)個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現(xiàn)的錯誤，還要設立一個材料送交還原功能。

2.2.3 檔案轉遞

由于企業(yè)人事調動或是員工職務發(fā)生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉移到另一個管理機構，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉遞業(yè)務，實現(xiàn)檔案的轉移。

但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據(jù)不同的轉遞情況給出不同的業(yè)務。如新員工加入公司或企業(yè)內部的人事調動、崗位調整等情況，可以設置檔案轉出、辦理轉遞兩個子菜單，把檔案變成轉入檔案，歸到轉入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調檔申請、轉遞、查詢。

2.2.4 查借閱

查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設置查閱與借閱的子菜單，為社會和企業(yè)提供數(shù)據(jù)服務。因為大部分檔案已經做了數(shù)字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業(yè)務。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。

2.2.5 查詢統(tǒng)計

檔案管理人員在查詢統(tǒng)計的模塊，對各項檔案業(yè)務進行統(tǒng)計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。

3 結 語

人事檔案向數(shù)字化轉變，并通過信息化的方式管理，是企業(yè)人力資源管理的創(chuàng)新。讓檔案信息與人力資源緊密結合，使集團企業(yè)的各個管理層互相配合，促進人力檔案信息的管理更加規(guī)范，企業(yè)降低了風險，提高了檔案管理水平。

主要參考文獻

[1]盧艷.基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（29）.